Инструкция
1
В первую очередь заполните «шапку» акта. Впишите наименование компании, юридический адрес, номер телефона и название структурного подразделения. Укажите, какой документ является основанием для составления формы.
2
Заполните таблицу, которая располагается справа от вас. Сюда впишите ОКПО, ОКВЭД, порядковый номер и дату составления формы.
3
Далее перейдите к заполнению основного поля. Укажите, где была осуществлена приемка товара, например, склад. Акт о недостаче составляется после проведения проверки специально назначенной комиссией. В форме вы должны вписать дату и наименование сопроводительного документа, то есть решение комиссии.
4
При обнаружении брака или недостачи вы должны вызвать грузоотправителя, для этого отправьте в его адрес телеграмму, факс или письмо. Информация об уведомлении указывается в акте.
5
В документе укажите реквизиты грузоотправителя, производителя, поставщика и страховой компании (если товар был застрахован). Впишите номер, дату договора поставки, а также данные всех сопроводительных документов (счет-фактуры, накладной и т.д.).
6
Напишите способ доставки товара (например, с использованием железнодорожного транспорта), укажите точку отправления и прибытия, время разгрузки и погрузки товара, согласно транспортной накладной.
7
Перейдите к заполнению следующей страницы. Здесь вы должны указать информацию о поставке. В табличную часть включите такие данные, как вид упаковки, количество мест, масса груза - всю эту информацию вы должны переписать с сопроводительных документов.
8
В табличной части, которая расположена ниже, вы должны указать фактические данные, выделить расхождения. Впишите и дату вскрытия упаковки. Обязательно укажите условия хранения товара у получателя; если партия пришла железнодорожным транспортом, напишите сведения о разгрузке, состояние тары на момент приемки товара и наличие пломбы.
9
На следующей страницы вы должны зафиксировать методы определения расхождения, например, взвешивание, обмер и т.д. Опишите подробно все дефекты, возможные причины их возникновения. В конце обязательно укажите заключение комиссии, поставьте подписи всех членов, в том числе и председателя. Далее подпишите акт о недостаче у руководителя организации и главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить акт.