Совет 1: Как оформить акт о недостаче

При осуществлении финансовой деятельности руководители компаний приобретают материальные ценности у сторонних организаций. Прием товара осуществляет товаровед, кладовщик или другое ответственное лицо. Если имеются расхождение по качеству или количеству товара, составляется акт, который имеет унифицированную форму №ТОРГ-2.
Инструкция
1
В первую очередь заполните «шапку» акта. Впишите наименование компании, юридический адрес, номер телефона и название структурного подразделения. Укажите, какой документ является основанием для составления формы.
2
Заполните таблицу, которая располагается справа от вас. Сюда впишите ОКПО, ОКВЭД, порядковый номер и дату составления формы.
3
Далее перейдите к заполнению основного поля. Укажите, где была осуществлена приемка товара, например, склад. Акт о недостаче составляется после проведения проверки специально назначенной комиссией. В форме вы должны вписать дату и наименование сопроводительного документа, то есть решение комиссии.
4
При обнаружении брака или недостачи вы должны вызвать грузоотправителя, для этого отправьте в его адрес телеграмму, факс или письмо. Информация об уведомлении указывается в акте.
5
В документе укажите реквизиты грузоотправителя, производителя, поставщика и страховой компании (если товар был застрахован). Впишите номер, дату договора поставки, а также данные всех сопроводительных документов (счет-фактуры, накладной и т.д.).
6
Напишите способ доставки товара (например, с использованием железнодорожного транспорта), укажите точку отправления и прибытия, время разгрузки и погрузки товара, согласно транспортной накладной.
7
Перейдите к заполнению следующей страницы. Здесь вы должны указать информацию о поставке. В табличную часть включите такие данные, как вид упаковки, количество мест, масса груза - всю эту информацию вы должны переписать с сопроводительных документов.
8
В табличной части, которая расположена ниже, вы должны указать фактические данные, выделить расхождения. Впишите и дату вскрытия упаковки. Обязательно укажите условия хранения товара у получателя; если партия пришла железнодорожным транспортом, напишите сведения о разгрузке, состояние тары на момент приемки товара и наличие пломбы.
9
На следующей страницы вы должны зафиксировать методы определения расхождения, например, взвешивание, обмер и т.д. Опишите подробно все дефекты, возможные причины их возникновения. В конце обязательно укажите заключение комиссии, поставьте подписи всех членов, в том числе и председателя. Далее подпишите акт о недостаче у руководителя организации и главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить акт.

Совет 2: Как оформить недостачу товара

Недостача товара может выявиться при его транспортировке, хранении на складе или реализации по результатам его инвентаризации. Инвентаризация материальных ценностей проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя.
Вам понадобится
  • - инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей.
Инструкция
1
По результатам инвентаризации на основании инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей составьте сличительную ведомость. Этот документ должен быть подписан членами комиссии. Рассчитайте общую сумму недостачи. Определите естественную убыль товара по формуле Е = Т x Н / 100, где:- Т – стоимость проданного товара;- Н – норма естественной убыли, %.Нормы естественной убыли определите из справочников по каждому виду товара. Стоимость проданного товара возьмите по данным бухгалтерского учета.
2
Спишите всю сумму выявленной недостачи проводкой: - Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит счета 41 «Товары». Отнесите с кредита счета 94 в дебет счета 44 «Расходы на продажу» рассчитанную недостачу в пределах норм естественной убыли. Недостачу сверх норм естественной убыли возместите за счет виновных лиц, если они установлены, или включите в состав прочих расходов проводкой;- Дебет счета 73.2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» (91.2 «Прочие расходы»), Кредит счета 94.
3
Возьмите с виновных материально-ответственных лиц объяснительные записки по поводу обнаруженной недостачи товара. Работники должны письменно согласиться с фактом недостачи и с удержанием суммы материального ущерба из заработной платы. Составьте приказ об удержаниях из заработной платы виновных лиц в счет возмещения материального ущерба, причиненного недостачей.
4
Удерживайте ежемесячно на основании составленного приказа из заработной платы виновного лица материальный ущерб, если он равен его среднему заработку. В месяц вы можете удержать не более 20% от среднего дохода работника (статья 138 Трудового кодекса). Если сотрудник не согласен с фактом недостачи, или недостача составила сумму выше его среднего заработка, то она может быть взыскана с него только по решению суда.
Обратите внимание
С работниками, использующими или обслуживающими товарно-материальные ценности, должен быть заключен договор о материальной ответственности (индивидуальной или коллективной).
Источники:
  • Сличительная ведомость результатов инвентаризации. Форма ИНВ-19
  • некомплектность товара

Совет 3: Как оформить телеграмму

Телеграмма представляет собой текстовое сообщение, пересылаемое при помощи телеграфных средств связи. Несмотря на появление электронных средств передачи информации, телеграмма продолжает использоваться при определенных обстоятельствах.
Инструкция
1
Для того чтобы телеграмма своевременно была доставлена, необходимо знать особенности ее заполнения. В составе телеграммы обязательно должны быть следующие реквизиты: - служебный заголовок;- указание категории («вне категории», «внеочередная», «срочная», «высшая правительственная» и т.д.);- отметка о виде телеграммы («с уведомлением», «на художественном детском бланке» и т.д.);- телеграфный адрес получателя;- текст;- подпись;- адрес, наименование отправителя (под чертой)- регистрационный номер телеграммы и дата ее регистрации.
2
Если вам требуется отослать телеграмму, выберите ее категорию и вид. Отметьте их в бланке, который выдаст служащий почтового отделения. Заполните поле «Адрес получателя». Пишите прописными буквами русского языка и обязательно укажите точный адрес получателя. Заполняйте графы разборчиво: так вы ускорите сроки доставки телеграммы.
3
Текст сообщения пишите на одной стороне листа печатными буквами через 2 интервала (обычно это указано на фирменных бланках телеграмм). Абзацный отступ при этом допустим только в начале текста. Между словами делайте пропуск, равный двойному пробелу. Старайтесь писать текст без предлогов, знаков препинания и союзов. Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, обозначьте их условными сокращениями: запятая — зпт, точка – тчк, — двтч, скобки – скб, кавычки – квч. Словами пишите только такие знаки, как «минус», «плюс», «восклицательный знак», «номер» и пр.
4
Как только закончите писать текст сообщения, отметьте дату его написания. Обозначьте ее арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Пробел между цифрами не ставьте. Ставить или не ставить подпись – этот вопрос остается на ваше усмотрение.
5
В нижней части телеграммы укажите свои фамилию и адрес. Вместо адреса вы можете указать номер своего телефона или поставить метку «проездом». Эти данные в состав оплачиваемой части телеграммы не входят. Если хотите, чтобы они были переданы отправителю, включите их в состав текста телеграммы.
Видео по теме

Совет 4: Как оформить акт инвентаризации

Акт инвентаризации – это документ, который составляется по установленной форме инвентаризационной комиссией, и в котором подтверждаются фактические остатки материальных ценностей, денежных средств и их соответствие записям в регистрах бухгалтерского учета. Акты инвентаризации могут иметь разную форму и содержание: акт инвентаризации кассы, акт расчетов с покупателями, акт инвентаризации материалов и товаров.
Инструкция
1
При заполнении акта инвентаризации впишите в бланк полное наименование организации и подразделения, в котором проводится проверка. Укажите номер документа и код вашего предприятия. Затем напишите наименование документа, например, "Акт инвентаризации кассы", и дату проведения проверки.
2
Укажите в акте инвентаризации присутствующих членов комиссии и их должности, а также основание для проведения проверки (приказ, распоряжение, постановление). Затем перечислите наименования проверяемых ценностей, укажите их фактическое наличие цифрами и прописью. Далее напишите количество ценностей в соответствии с записями в бухгалтерских документах. В соответствующих графах укажите величину излишков или недостач.
3
Если фактическое наличие остатков материальных ценностей не совпадает с документальным, то материально ответственному лицу необходимо на втором листе акта инвентаризации объяснить причины такой ситуации, поставить дату и подпись.
4
Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах. Подпишите его и дайте на подпись всем членам комиссии, а также лицам, ответственным за сохранность ценностей. Один экземпляр акта передайте в бухгалтерию, второй – материально ответственному лицу. Если инвентаризация проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, то акт необходимо составить в трех экземплярах. В данном случае один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй – материально ответственному лицу, сдавшему ценности, третий – лицу, получившему ценности.
5
Помните, что в акте инвентаризации никаких подчисток и помарок не допускается. Исправления возможны только с оговоркой и подписью членов комиссии и материально ответственных лиц. Учтите, что проводить инвентаризацию при неполном составе инвентаризационной комиссии нельзя.
Видео по теме
Источники:
  • акт о проведении инвентаризации

Совет 5: Как оформить недостачу по инвентаризации

В ходе ведения учета бухгалтер может обнаружить недостачу по товарно-материальным ценностям, которая возникла в результате порчи, хищения или естественной убыли. В этом случае на предприятии организуется инвентаризация, которая призвана выявить обоснованность суммы задолженности по недостачам и определить виновное лицо.
Инструкция
1
Утвердите приказ о проведении инвентаризации, если был обнаружен факт недостачи. Укажите в данном документе дату проведения, состав комиссии и имущество, которое подлежит проверке. Предоставьте комиссии все приходные и расходные документы по данному делу. Определите остатки ценностей по данным учета. Соберите расписки у материально-ответственных лиц.
2
Определите фактическое наличие имущества, составьте инвентаризационную опись и сличительную ведомость, которая позволит выявить сумму недостачи. Если она относится к денежным средствам, то необходимо выполнить также ревизию кассы и составить соответствующий акт. Остаток наличности сверяется с данными кассовой книги предприятия.
3
Отразите сумму выявленных в ходе инвентаризации и ревизии недостач на дебете счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При этом в корреспонденции с данным счетом находится счет, который характеризует ценности, по которым обнаружен данный факт. Так может использоваться счет 50 «Касса», счет 10 «Материалы», счет 01 «Основные средства», счет 41 «Товары» и прочее.
4
Составьте акт недостачи, которая произошла по причине пересортицы, естественной убыли или технических потерь. На основании данных документов сумму недостачи необходимо отразить на кредите счета 94 в корреспонденции со счетом 20 «Основное производство», счет 44 «Расходы на продажу» и прочее. При этом для целей налогообложения данные затраты относятся к материальным расходам предприятия.
5
Потребуйте от работника письменное объяснение, если недостача произошла вследствие хищения. Если сотрудник откажется предоставлять объяснения, то составляется соответствующий акт. Размер ущерба определяется фактическими потерями на основании рыночных цен. При этом в учете суммы недостачи относятся на дебет счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба». После чего на кредите счета 98 «Доходы будущих периодов» отражается разница между взыскиваемой суммы и балансовой стоимости недостающей ценности.

Совет 6: Как оприходовать списанный товар

В процессе деятельности торговых организаций необходимо своевременно выявлять и списывать товары с истекшим сроком хранения и бракованные товары во избежание конфликтов с покупателями и проверяющими организациями. При этом возникает вопрос, как учесть списанный товар в бухгалтерском учете организации.
Инструкция
1
Выявите товары, пришедшие в негодность, с истекшим сроком хранения, поврежденные товары. Для этого проведите инвентаризацию, оформив ее результаты инвентаризационной описью по форме №ИНВ-3 и сличительную ведомость результатов инвентаризации по форме №ИНВ-19. В документе должны быть отметки о товаре с истекшим сроком годности, поврежденном товаре и т.д.
2
Составьте акт о списании товаров по форме №ТОРГ-16. Перечислите в документе товары, подлежащие списанию и укажите причины списания. Если списываемые товары находятся в торговом зале, оформите акт их изъятия из торгового зала.
3
Оформите изъятие списанных товаров из продажи бухгалтерской проводкой: Дебет счета 41, субсчет «Товары с истекшим сроком годности», Кредит счета 41, субсчет «Товары на складе (в торговом зале)» - товары изъяты из продажи.
4
Спишите стоимость выбывших товаров проводкой: - Дебет счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит счета 41, субсчет«Товары с истекшим сроком годности» - учтена стоимость списанных товаров с истекшим сроком годности.
5
Затем спишите стоимость торговой наценки по выбывшим товарам: Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит счета 42 «Торговая наценка» - учтена сумма торговой наценки по товарам, выбывшим в результате недостачи или порчи.
6
Включите стоимость списанных товаров и торговой наценки по ним в состав прочих расходов организации: Дебет счета 91, субсчет «Прочие расходы», Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана стоимость товаров с истекшим сроком годности и торговой наценки по ним в прочие расходы организации.
7
Оформите возврат списанного товара поставщику, если установлено, что повреждение товара обусловлено браком производства: - Дебет счета 41 «Товары на складе (в торговом зале)», Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» - сторнирована стоимость бракованных товаров, возвращаемых поставщику;- Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям», Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками»- сторнирован НДС по возвращаемым товарам;- Дебет счета 68 субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19 «НДС по приобретенным ценностям»- сторнирован НДС, ранее принятый к вычету.
Источники:
  • Учет товаров и издержек обращения

Совет 7: Как отразить недостачу

Недостача – это растрата вверенных материальных ценностей. Ее нужно не только правильно оформить документально, но и внести в финансовую бухгалтерскую отчетность, чтобы камеральная или выездная проверка не имела к предприятию претензий, нареканий и не выписала административный штраф.
Вам понадобится
  • - бухгалтерские финансовые документы.
Инструкция
1
Для выявления недостачи проведите инвентаризацию, составьте акт, потребуйте от виновных лиц письменное объяснение. Если оно не поступило в течение двух суток, составьте еще один акт об отказе давать письменное объяснение. Вызовите специалистов из технического центра для проверки оборудования, которое использовалось при работе, составьте акт об исправности или неисправности данного оборудования. Вынесите письменное наказание виновному лицу, оформите приказ о наказании. Все эти действия относятся к оформлению выявленной недостачи. Далее вы должны все внести в финансовые документы.
2
Отразите недостачу в бухгалтерских проводках в соответствии с ПБУ №9/99. Все недостающие средства должны быть возмещены в полном объеме виновными лицами или списаны в счет расходов предприятия, если вина материально ответственных лиц не доказана или сумма недостачи несущественная.
3
Всю недостачу проведите Дебетом №94, Кредитом №50 с указанием точной суммы в соответствующей графе.
4
Все расчеты по возмещение отнесите на Дебет №73-2, Кредит №94, также внесите сумму в соответствующей графе. Если материально ответственное лицо внесло недостачу в добровольном порядке, проведите ее по Дебету №50, Кредиту №73-2.
5
Недостачу можно взыскать принудительно, проводя удержания части заработной платы. Если вы решили поступить так, ежемесячно проводите всю сумму Дебетом №70, Кредитом №73-2, цифрами указывайте сумму вычетов.
6
Если вы решили не взыскивать недостачу с материально ответственного сотрудника, вины не выявлено или сумма недостачи несущественная, отнесите ее к прочим расходам предприятия, проведите по Дебету №91-2, Кредиту №94.
7
Принудительное взыскание недостачи можно оформить на основании постановления суда, если материально ответственный сотрудник отказывается вносить ее добровольно. Проводки делайте по Дебету №76, Кредиту №94.

Совет 8: Как уволить за недостачу

За недостачу можно уволить материально ответственное лицо по статье №81 ТК РФ пункт№7, как за утрату доверия. Оформить все нужно документально правильно, чтобы в случае обращения сотрудника в трудовую инспекцию или в суд не возникло проблем и работодателя не заставили восстановить уволенного на рабочем месте и выплатить компенсацию за вынужденный простой. Дополнительно при не правильно оформленном увольнении за недостачу на работодателя могут наложить большой административный штраф.
Вам понадобится
  • -акт проверки ценностей
  • -акт обнаруженной недостачи
  • -акт проверки работы приборов
  • -документ о взыскание, о выговоре, наказании
  • -объяснительная
  • -приказ об увольнении по статье № 81 ТК РФ
Инструкция
1
Увольнять за недостачу по статье за утрату доверия можно только лиц, на которых непосредственно возложена индивидуальная или общая материальная ответственность и подписаны все документы о ней.
2
После проверки материальных ценностей и денежных средств и в случае обнаружения недостачи нужно составить акт о недостаче с подробным описанием самой недостачи. Акт об обнаружение недостачи должна подписать комиссия проводившая проверку, руководитель предприятия, главный бухгалтер и материально ответственное лицо.
3
Руководитель предприятия должен составить документ, в котором будет указано взыскание и наказание, которое вынесено сотруднику за совершение недостачи, и представить его под личную подпись материально ответственного лица.
4
Материально ответственное лицо в отношении, которого установлен факт недостачи, должно написать подробное объяснение этого факта. Если в объяснение указано что недостача произошла по вине неисправно работающих приборов, с участием которых принимались и отпускались материальные ценности, например весов, то произвести дополнительную проверку. К проверке нужно привлечь представителей организации, с которой был заключен договор на техническое обслуживание данных приборов.
5
После проверки по ее результатам составляется дополнительный акт о результатах проверки и подписывается всеми представителями комиссии по проверке приборов и материально ответственным лицом.
6
Увольнять за недостачу можно только в случае доказанной вины материально ответственного лица за совершение недостачи. Если оформлена общая материальная ответственность за материальные ценности, например бригадная, то каждому члены бригады предъявляется отдельное взыскание за совершение недостачи и доказательная вина в ее совершении каждого.
7
После всех совершенных проверок, правильно оформленных документов по результатам данных проверок работодатель может в одностороннем порядке расторгнуть трудовой договор по статье №81, пункт 7 – за утрату доверия.
Источники:
  • недостача при увольнении

Совет 9: Как отразить недостачу по кассе

По правилам работы с наличными деньгами, все средства организации должны храниться в банке, при этом их изъятие (инкассация) должны производиться регулярно. При смене кассиров, а также по плановому распорядку денежные средства в кассе подлежат ревизии.
Инструкция
1
Данные, отраженные в кассовой книге, сверьте с остатком наличных денег в кассе. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Сумма денег, сданная кассиром-операционистом старшему кассиру должна совпадать с итоговым чеком ККМ.
2
Если из кассы была произведена выдача, которая не подтверждена подписью получателя в расходном кассовом ордере или другом аналогичном документе, эта сумма подлежит взысканию с кассира, если с ним был подписан договор о полной материальной ответственности.
3
Если в кассе обнаруживается излишек или недостаток денег, оформите специальный акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15), а также внесите необходимые записи в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).
4
Результатом проверки касс является выявление сумм недостачи с указанием, на чью ответственность их необходимо отнести.

Если при инвентаризации по окончании рабочего дня выявляется недостача наличных денег, инструкцией по применению плана счетов предписано отражать выявленную сумму недостачи по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса".
5
В большинстве случаев сумму недостачи необходимо удержать из заработной платы кассира, эта операция отражается следующей проводкой: кредит счета 94 и дебет счета, отражающего расчеты с работниками, субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Таким образом, недостача по кассе закрывается проводкой: дебет счета 50, кредит счета 73-2. Если же недостача произошла не по вине кассира, то сообщение об излишке денежной наличности может поступить из банка после пересчета. Например, в течение дня в банк были переданы денежные средства и сделана следующая проводка: дебет 57, кредит 50. Таким образом, сумма отраженной в кредите счета 50 недостачи зачисляется на расчетный счет компании и учитывается по дебету счета 51 в корреспонденции со счетом 50. А на счету 94 делается запись сторно на сумму излишка, который изначально числился как недостача.
Видео по теме
Источники:
  • Бланк формы акта №ТОРГ-2
  • акт недостачи товара
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500