Совет 1: Как оформить документ по ГОСТу

Система ГОСТов призвана не только унифицировать производство изделий и материалов, но и оформление деловой и организационно-распорядительной документации. Существует обширный список ГОСТов, в которых регламентируется все, что касается официального документа – от размещения и написания его реквизитов до списка литературы, размещаемого в конце.
Как оформить документ по ГОСТу
Вам понадобится
  • ГОСТ 2.105-95.
Инструкция
1
Узнать о том, как оформить документ по ГОСТу, основные требования, предъявляемые к текстовым деловым и научным бумагам вы можете, ознакомившись с ГОСТ 2.105-95. Это межгосударственный стандарт, в котором очень подробно и основательно изложено все, что касается тестовых документов. В нем даны общие положения и определение этого понятия и требования к различным видам таких документов. Требования к оформлению документов также изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.
2
Сам текст, согласно действующим ГОСТам, печатайте на одной стороне листа писчей бумаги формата А4. Верхнее и нижнее поле должно быть равно 2 см, размер левого установлен 3 см, правого 1,5 см. Текст печатайте с полуторным интервалом между строк, красная строка печатается с интервалом 1,25 см. Используйте шрифт Times New Roman Cyr размером 14 пт.
3
Нумеруйте страницы арабскими цифрами, размещая их в нижнем колонтитуле, посередине страницы. Нумерация должна быть сквозной по всему документу. Используйте шрифт 10 пт. Титульный лист учитывайте при нумерации, но номер на нем не ставьте. Рисунки и иллюстрации, выполненные на отдельных листах, также учитывайте в общей нумерации и ставьте на них номер страницы.
4
Рисунки и иллюстрации должны быть пронумерованы. Их располагайте в тексте сразу после того, как они были упомянуты первый раз. Нумерация проставляется арабскими цифрами под рисунком, после слова «Рис.» или «Рисунок», посередине, она должна быть сквозной по всему документу.
5
Таблицы нумеруйте также арабскими цифрами сквозным образом в пределах всего документа. Под каждой таблицей пишите ее наименование после слов «Табл.» или «Таблица». Каждая таблица обязательно должна быть расположена под ссылкой на нее в тексте. Заголовки граф и столбцов таблицы начинайте с прописных букв. Заменять кавычками повторяющиеся значения в таблице нельзя.
6
Все заголовки располагайте посреди строки, точка после названия не ставится. Отделяйте их от основного текста тройными интервалами сверху и снизу. Слова в заголовках переносить нельзя. В ГОСТе рекомендовано каждый новый раздел или главу начинать с новой страницы.
Источники:
  • ГОСТ 2.105-95 Общие требования к текстовым документам
  • какие должны быть поля в документах

Совет 2 : Как составить приказ в соответствие с требованиями

В отличие от многих других делопроизводственных документов, приказ составляется по строгой, четко определенной форме. Его составление регламентируется общепринятой инструкцией по делопроизводству, а также соответствующей статьей трудового кодекса под названием «Общие требования к приказам».



Определите вид деятельности!

Прежде чем правильно составить приказ, следует определить, к какому виду деятельности он будет относиться. Это связано с тем, что приказы, регулирующие деятельность сотрудников предприятия, административные или хозяйственные вопросы несколько различаются. Внутри каждого из этих видов приказов трудовым законодательством устанавливаются свои сроки регистрации и хранения, а также используемые выражения и термины. При этом смешивать несколько разных тематик в одном приказе не рекомендуется.




Чтобы составить приказ правильно, разделите его на две части


Все приказы, в независимости от их содержания, составляются на фирменном бланке предприятия. На нем указываются все его реквизиты, включая номер банковского расчетного счета. Любой приказ должен быть снабжен кратким заголовком, отражающим его суть, к примеру, «О дисциплинарном взыскании» или «О начислении зарплаты». В среднем заголовок приказа должен содержать от 3 до 7 слов. Непосредственно текст приказа необходимо разделить на две части – констатирующую и распорядительную. В первой констатирующей части приказа излагаются те причины и факты, которые и стали основанием для его издания. Вторая, распорядительная часть приказа в обязательном порядке должна начинаться со слова ПРИКАЗЫВАЮ, причем именно заглавными буквами. Далее следует употреблять слово, отражающее действие, которое следует выполнить: уволить, освободить, обязать и т.д.




Чтобы составить приказ правильно, указывайте ФИО упоминаемых в нем сотрудников


В соответствии с требованиями Трудового кодекса, все работники, упоминаемые в приказе, должны быть указаны с точным названием их должности и структурного подразделения. Чтобы составить приказ правильно, необходимо полностью указать имя, фамилию и отчество сотрудников. Напоследок стоит отметить, что если при составлении приказа секретарь или руководитель предприятия опираетесь на НПА, то из него вполне можно использовать готовые фразы и предложения.

Видео по теме

Совет 3 : Титульный лист: как оформить его по стандарту

Титульный лист – первая страница вашей письменной научной работы. Оформление титульного листа требует соблюдения определенных правил, даже если это простой школьный реферат.
Титульный лист: как оформить его по стандарту
Инструкция
1
Уже достаточно давно принято сдавать письменные учебные работы в напечатанном виде. Если ваша школа, техникум или вуз принимает работы, написанные от руки, требования к оформлению вашего труда все равно одинаковы для всех. Не указывайте на титульном листе лишней информации. Если вы пишете от руки, не используйте ярких разноцветных чернил и приукрашенный стиль почерка. И форма, и содержание должны быть строгими и четкими. Не используйте иллюстрации и фотографии, если это серьезная работа (иллюстрации допустимы на детских творческих работах, но не на рефератах, курсовых и дипломных проектах).
2
Если вы печатаете вашу работу на компьютере, установите необходимые поля, а также размер и стиль шрифта, стандартные для всей работы. Верхнее и нижнее поля установите по 20 мм, левое – 30 мм, правое – 10 мм. Общепринятый размер шрифта – 14 пунктов, стиль - Times New Roman. Название темы выделяйте не изменением стиля или размера шрифта, а регистром букв. Печатайте все данные, не отступая с красной строки.
3
Установите центральное выравнивание строк для всех сведений, указываемых на титульном листе, кроме данных о вас как об исполнителе работы и вашем руководителе, который будет проверять работу – эти сведения выравниваются по правому краю.
4
В самом верху листа укажите полное название вашего учебного заведения, ниже – название кафедры (если это не школа или гимназия).
5
В центре наберите название темы вашей работы прописными (заглавными) буквами. Не ставьте слово «Тема» перед названием, а также не используйте знака кавычек.
6
Под названием темы укажите, какой вид работы вы выполнили (реферат, доклад, курсовая работа и прочее) и дисциплину, в рамках которой вы освещали данную тему (например, реферат по естествознанию).
7
Установите выравнивание по правому краю листа и укажите вашу фамилию и инициалы, а также класс или курс. Ниже, тоже справа, укажите данные того, кто является вашим руководителем (преподавателем) по предмету: его фамилию и инициалы, должность, ученую степень.
8
Над нижней границей по центру укажите место (название населенного пункта) и время написания работы (год).
9
В конце строки точки на титульном листе не ставьте.
10
Титульный лист считайте как первую страницу в вашей работе, однако не ставьте на нем номер страницы. Нумерацию начинайте со следующей страницы, где вы поместите содержание (оглавление).
Источники:
  • Как оформить реферат по ГОСТу
  • стандарты титульных листов

Совет 4 : Как оформить текст в соответствие со стандартом

В различных учреждениях разработаны свои требования к оформлению текста, но существуют основные правила, общие для всех. Они используются в учебных заведениях при написании дипломных и других работ, а также при составлении официальных документов.
Существует несколько правил оформления текста, которых придерживаются все учреждения

В официальных документах лучше использовать стандартный тип и размер шрифта (Times New Roman либо Arial, размер – 14).

Пробелы кажутся неважными, но, если они поставлены в нужных местах, текст смотрится красивее, и смысл более понятен. Перед точками, запятыми и другими знаками препинания пробелы не ставятся. Зато обязательно ставятся после них.

Пробелом нужно разделить цифру от любой единицы измерения, будь это тонна, сантиметр, знак процента (%) или знак градуса.

Часто путают тире и дефис. Так вот, дефис (короткий знак, минус) ставится между двумя цифрами (например, 2-3), а также при разделении частей слова (из-за, какой-либо). Пробелы между знаком и дефисом никогда не ставятся.

Тире (длинное) ставится между словами в предложении, например, перед словом «это» или вместо него. Тире от слов отделяется пробелами.

Существуют общепринятые сокращения слов, такие, как см, км, кг и т.д. Точки после них ставить не нужно, конечно, если это не конец предложения.

Поля с левой стороны любых документов должны быть больше, чем остальных, потому что именно слева документы подшиваются в папку.

Оформление отступа красной строки и расстановка переносов не всегда требуются, но с ними текст будет смотреться более красивым и аккуратным, в нем легче ориентироваться.

Заголовки лучше выделить полужирным начертанием или заглавными буквами, это тоже придаст документу привлекательность.

Видео по теме
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500