Совет 1: Что входит в понятие делопроизводство

Делопроизводство – важная часть деятельности любого предприятия, позволяющая вести учет всей распорядительной и деловой документации. Работник или целое подразделение, в задачи которого входит делопроизводство, существуют на каждом предприятии, вне зависимости от формы его собственности. Грамотно поставленное делопроизводство – гарантия слаженной работы всего предприятия и его оперативной реакции на изменение условий предпринимательской деятельности и рынка.
Что входит в понятие делопроизводство

Для чего нужно делопроизводство


Рано или поздно после начала деятельности любое предприятие сталкивается с необходимостью организовать работу с документами, которые являются базовым инструментом управления, поскольку именно с их помощью и осуществляется передача руководящих указаний, доведение управленческих решений до конкретного исполнителя. Система делопроизводства на предприятии призвана обеспечить стандартизацию и единообразие документации, организовать ее учет и хранение с целью облегчения работы с деловыми документами. В функции системы делопроизводства входят:

- грамотная организация документооборота, обеспечивающая оперативную передачу документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени, позволяющая контролировать прохождение любого документа и его исполнение в назначенные сроки;
- автоматизированная система регистрации и учета всей входящей, исходящей и внутренней документации;
- архивация документов, позволяющая систематизировать их по формальным признакам и формировать их в дела;
- создание номенклатуры дел – системы кодов по перечням заголовков дел, облегчающей их систематизацию и определяющую сроки хранения архивов, установленные законодательными или отраслевыми нормативными актами.


Если все эти функции работы с документооборотом на предприятии реализованы, можно говорить, что система делопроизводства отлажена и работает так, как требуется.

Организационно-правовые моменты


Любой документ, на котором стоят реквизиты предприятия, считается деловой бумагой и, следовательно, для него определены правовые последствия, т.е. этот документ уже может предъявляться в суде при разрешении возникших конфликтов и противоречий. Поэтому и ведение делопроизводства должно осуществляться на основании нормативных документов – специально разработанных инструкций, проверенных юридической службой и утвержденных руководителем предприятия. Эта инструкция не только руководство, но и документ, обязательный для исполнения, поэтому ознакомлены с ней должны быть все заинтересованные лица под роспись.

Бланки документов, в соответствии с которыми осуществляет свою деятельность предприятие, должны быть стандартизированы. Состав реквизитов, которые должны быть указаны на бланках, определяется по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот же стандарт устанавливает и требования к оформлению деловой и распорядительной документации.

Совет 2 : Как организовать делопроизводство

Делопроизводство – работа с документами и документационное обеспечение управления в данной конкретной организации, регламентируется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Организация делопроизводства заключается в организации регистрации, хранения и использования входящих, исходящих и внутренних документов в текущей деятельности предприятия.
Как организовать делопроизводство
Инструкция
1
Организуя делопроизводство, определитесь, имеется ли у вашего предприятия, организации, территориально удаленные подразделения или филиалы, учтите этот факт и предусмотрите механизм взаимодействия с этими подразделениями. Система делопроизводства в них должна быть идентичной с головным офисом во избежание проблем при регистрации и оформления документов.
2
Подумайте, какую из существующих форм делопроизводства вы будете использовать: централизованную, смешанную или децентрализованную. Их выбор определяет структура предприятия (имеются ли у него территориально удаленные подразделения) и техническая оснащенность службы делопроизводства. Если эта служба малочисленна и технически не обеспечена, то часть ее функций передается подразделениям. В этом случае имеет место смешанное делопроизводство. В том случае, если это служба оснащена всеми необходимыми кадровыми, техническими и программными средствами, то такая форма ведения делопроизводства будет централизованной.
3
В каждом структурном подразделении выделите специальную штатную единицу, которая будет осуществлять ведение делопроизводства. Если такой возможности нет, то назначьте иного сотрудника, который будет совмещать выполнение своих основных должностных обязанностей с функцией делопроизводителя.
4
Определите количество и номенклатуру дел, к которым будут относиться все поступающие, исходящие и внутренние документы. Если это документы из вышестоящей (головной) организации, то они поступают на рассмотрение руководителю; документы подведомственных организаций должны поступать на рассмотрение заместителю руководителя, курирующему работу с ними. Соответственно, обращения граждан – тому заместителю, на которого возложена обязанность работать с населением.
5
Выявив круг корреспондентов, создайте классификатор, по которому вы сможете сразу определять, к какой корреспондентской группе относится данный документ. Например, для органов государственной власти присвойте код 01, для писем вышестоящей организации – код 02, для поставщиков – код 03, для заказчиков – код 04 и т.д. Это поможет упорядочить движение документов внутри организации.
6
Определите, в какой форме будет вестись документооборот – в журнальной или карточной. Обе формы реализованы в специальных программах электронного документооборота. Если вы пока не можете приобрести такую программу, пользуйтесь электронными журналами регистрации документов, их можно оформить в Excel.

Совет 3 : Что такое делопроизводство

Делопроизводство - это вид деятельности, связанный со снабжением документального обеспечения и организацией работы с разными официальными документами. Документирование - это отрасль делопроизводства, целью которого является создание документов.
Что такое делопроизводство
Инструкция
1
Деятельность, связанную с организацией хранения документов, относят к архивному делу. Документирование своей работы предприниматель начинает с регистрации предприятия. Деятельность предпринимателя в сфере управления всегда сопровождается ведением различной документации. Предприниматель отвечает за организацию делопроизводства, также он должен придерживаться определенных правил и порядка в работе с документами. Ведением делопроизводства занимаются должностные лица, на них возложена ответственность за ведение делопроизводства, учет и хранение документов.
2
Все важнейшие управленческие решения фиксируется в документации, которая является взаимосвязью между предприятиями и органами государственного управления с одной стороны, и физическими лицами с другой. По недавно принятому стандарту ГОСТ РИСО 15489-1--2007 "Управление документами. Общие требования" документом является зафиксированная на любом материальном носителе идентифицируемая информация, полученная, созданная, сохраняемая физическим лицом или организацией в качестве подтверждения различных обязательств или деловой деятельности.
Делопроизводство относится к практической деятельности лиц, управляющих документами и создающих их в ходе деятельности.
3
Документы являются очень важным фондом и элементом деловой деятельности. При правильной организации системы делопроизводства при помощи ведения документации можно осуществлять деятельность предприятия упорядоченно, эффективно и подотчетно.
Специально для организаций, которые не могут позволить себе полного отказа от обращения бумажных документов созданы программные комплексы, представляющие собой систему электронного документооборота и позволяющие использовать бумажные документы при крайней необходимости.
Видео по теме

Совет 4 : Как вести документацию на предприятии

В процессе работы руководители организаций должны вести учет. Сюда входит и кадровый, и бухгалтерский, и налоговый учет. Нетрудно понять, что это подразумевает достаточно большой объем бумаг и, соответственно, информации. Чтобы не возникала путаница в данных, необходимо грамотно спланировать ведение документации.
Как вести документацию на предприятии
Инструкция
1
Если организация крупная, целесообразно нанять работника на каждый участок. Допустим, для учета кадровых документов необходим один сотрудник, для ведения бухгалтерского учета – другой или даже несколько. В должностной инструкции четко пропишите обязанности каждого человека, работающего у вас в штате. В первую очередь сюда включите пункт о порядке ведения документации.
2
При желании сэкономить средства можете вести документацию самостоятельно. Для кадрового учета приобретите несколько папок и тетрадь. Папки нужны будут для группировки документов. Например, вы можете сделать папку под работников, которые работают в организации в настоящее время; другая папка необходима для архива. Чтобы упростить поиск информации, записывайте данные в тетрадь. Допустим, приняли сотрудника на работу. В тетрадь занесите краткую информацию о нем, также укажите ту папку, в которой можно найти более подробные данные.
3
Обязательно следите за обновлением документов. На каждого сотрудника вы должны оформить личную карточку, сюда же заносите все сведения о работе. Например, ушел работник в отпуск, впишите эту информацию в карточку. Также вы должны ежемесячно заполнять табель учета рабочего времени.
4
Бухгалтерский учет более сложен и трудоемок. Для его ведения вам понадобятся специальные знания. Обязательно следите за изменением законодательных актов. Документы должны находиться в папках («Договора», «Банк», «Кассовая книга», «Счет-фактуры выставленные», «Счет-фактуры полученные», «Авансовые отчеты» и т.д.). Все документы должны быть разложены в хронологическом порядке. Некоторые архивы вы должны будете нумеровать, прошивать и заверять печатью и подписью. К таким документам относится кассовая книга, книга продаж, покупок и другие.
Видео по теме

Совет 5 : Что входит в понятие делопроизводство

Делопроизводство – важная часть деятельности любого предприятия, позволяющая вести учет всей распорядительной и деловой документации. Работник или целое подразделение, в задачи которого входит делопроизводство, существуют на каждом предприятии, вне зависимости от формы его собственности. Грамотно поставленное делопроизводство – гарантия слаженной работы всего предприятия и его оперативной реакции на изменение условий предпринимательской деятельности и рынка.
Что входит в понятие делопроизводство

Для чего нужно делопроизводство


Рано или поздно после начала деятельности любое предприятие сталкивается с необходимостью организовать работу с документами, которые являются базовым инструментом управления, поскольку именно с их помощью и осуществляется передача руководящих указаний, доведение управленческих решений до конкретного исполнителя. Система делопроизводства на предприятии призвана обеспечить стандартизацию и единообразие документации, организовать ее учет и хранение с целью облегчения работы с деловыми документами. В функции системы делопроизводства входят:

- грамотная организация документооборота, обеспечивающая оперативную передачу документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени, позволяющая контролировать прохождение любого документа и его исполнение в назначенные сроки;
- автоматизированная система регистрации и учета всей входящей, исходящей и внутренней документации;
- архивация документов, позволяющая систематизировать их по формальным признакам и формировать их в дела;
- создание номенклатуры дел – системы кодов по перечням заголовков дел, облегчающей их систематизацию и определяющую сроки хранения архивов, установленные законодательными или отраслевыми нормативными актами.

Если все эти функции работы с документооборотом на предприятии реализованы, можно говорить, что система делопроизводства отлажена и работает так, как требуется.

Организационно-правовые моменты


Любой документ, на котором стоят реквизиты предприятия, считается деловой бумагой и, следовательно, для него определены правовые последствия, т.е. этот документ уже может предъявляться в суде при разрешении возникших конфликтов и противоречий. Поэтому и ведение делопроизводства должно осуществляться на основании нормативных документов – специально разработанных инструкций, проверенных юридической службой и утвержденных руководителем предприятия. Эта инструкция не только руководство, но и документ, обязательный для исполнения, поэтому ознакомлены с ней должны быть все заинтересованные лица под роспись.

Бланки документов, в соответствии с которыми осуществляет свою деятельность предприятие, должны быть стандартизированы. Состав реквизитов, которые должны быть указаны на бланках, определяется по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот же стандарт устанавливает и требования к оформлению деловой и распорядительной документации.
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500