Совет 1: Как оформить письмо

Любому человеку и во все времена было приятно получить письмо. Еще в Древнем Египте люди писали письма и отправляли гонцов, чтобы их доставить. Писали тогда, правда, на папирусе, который туго наматывался на специальную палку. С тех пор и писать и передавать письма стало гораздо проще. Но и появились некоторые требования к тому, как оформить письмо.
Как оформить письмо



Когда человек получает письмо, то первое на что он обращает внимание, так это на его аккуратность, почерк, расположение абзацев и на другие тонкости, которые могут показать, как автор письма относится к получателю. Понятно, что когда оно с помарками, исправлениями, с очень большими полями или без них, без даты и без подписи, то отправитель не отнесся к получателю  с должным уважением. Поэтому даже когда письмо еще не прочитано, оно уже может сказать о многом. Отсюда вывод: чтобы произвести хорошее впечатление, письмо должно быть правильно оформлено. Теперь непосредственно о том, как оформить письмо.  

Построение письма должно быть таким: обращение, непосредственный текст письма, заключение, содержащее какую-либо форму вежливости, подпись и дату.


Правила оформления:


1.    Первая часть письма – обращение пишется с новой строки, содержит имя получателя, а если письмо официальное, то и фамилию. После обращения ставится либо запятая, либо точка, либо восклицательный знак.



2.    Текст письма, естественно, начинается с красной строки и с заглавной буквы. Справа и слева, сверху и снизу должны быть поля, конечно, в пределах разумного. Писать следует разборчиво и аккуратно. Части письма, которые логически закончены, нужно оформлять в абзацы. Также необходимо соблюдать расстояние между абзацами и строчками

3.    Заключительную форму вежливости следует писать в правом нижнем углу. Если письмо деловое или официальное, то подписаться можно так - “с уважением” или “с почтением”. Если же письмо родственнику или другу, то существует очень много вариантов того, как закончить письмо, например: «искренне Ваш (твой)», «Твой или Ваш», «Целую» и т.д.

4.    Также в нижнем углу справа лучше поставить и дату.

5.    Дату не нужно обозначать только цифрами, т.к., например, в Англии первая цифра обозначает число, а США – месяц. Поэтому лучше писать так: 1 марта 2010 года.

6.    Осталось оформить конверт. Адрес получателя пишется в правом нижнем углу, и начинать надо с «кому», а потом уже писать «куда». А адрес отправителя пишется соответственно в верхнем левом углу.

Совет 2 : Как сделать самим фирменный бланк в 2017 году

Даже если вы не заказывали разработку корпоративного стиля рекламному агентству, иметь форму фирменного бланка организации, как минимум, не помешает. Рассылая корреспонденцию на фирменном бланке, вы демонстрируете адресатам серьезное отношение даже к мелочам. Кроме того, часто официальные письма в государственные и муниципальные учреждения просят составлять именно на таких бланках.
Как сделать самим фирменный бланк
Инструкция
1
Чтобы грамотно сделать самим фирменный бланк, вам предстоит выдержать некоторые требования к его оформлению. Подробно ознакомиться с этими требованиями вы можете, прочитав ГОСТ Р.30-2003, который и регламентирует оформление документов подобного рода. Однако этот стандарт носит рекомендательный, а не обязательный характер. Поэтому решать, каких его требований придерживаться, а каких – нет, вы вольны самостоятельно.
2
Чтобы сделать самим фирменный бланк, положите перед собой или откройте в текстовом редакторе на компьютере чистый лист формата А4. Мысленно поделите лист на три части, а верхнюю треть дополнительно разделите пополам по вертикали. В левую верхнюю часть листа впишите следующую информацию:
• Логотип и название организации;
• Банковские реквизиты, адрес и контактные данные
• Оставьте прочерки в местах для вписывания ручкой даты и номера документа.
3
Верхняя правая часть фирменного бланка предназначена для указания адресата. Лицо-адресат прописывается вместе с названием организации, в которой он работает. При этом наименование организации указывается в именительном падеже, а получатель – в родительном.
4
Ниже идет основная текстовая часть письма. Не забудьте отформатировать текст, проверить его на ошибки, выровнять по ширине и поставить отступы с начала красной строки. После основного части проставьте подписи лиц, от чьего имени направляется письмо, с указанием их должностей и полных имен.
Источники:
  • как фирменный бланка письма

Совет 3 : Как сделать бланк

Бланком называются документы определенного формата, на которых напечатаны поля и реквизиты, которые имеют постоянную форму и наименование. Использование бланка позволяет значительно сократить время написания документов, заполняя только те поля и реквизиты, которые относятся к конкретной ситуации, физическому или юридическому лицу и пр. Для удобства заполнения от руки, бланки могут иметь разграфку и быть дополнительно снабжены какой-либо фирменной символикой. Иногда такой бланк бывает необходимо изготовить самому.
Как сделать бланк
Инструкция
1
Если вы посмотрите на любой бланк для заполнения, то, как правило, форма его достаточно регулярная. Скорее всего, его возможно представить в форме таблицы. Простейший бланк будет представлять собой просто расчерченные строки и столбцы с наименованием полей, у бланка посложнее, некоторые ячейки будут объединены по вертикали или по горизонтали. Для создания бланка вполне достаточно возможностей электронных таблиц MS Excel или текстового редактора MS Word. Убедитесь, что они установлены на вашем компьютере.
2
Сделайте эскиз своего бланка. Рассчитайте нужное количество строк и столбцов в нем, продумайте текст, который будет вынесен в его заголовок, посмотрите, какие ячейки нужно будет объединить в одно общее поля для названия. Продумайте размер бумаги, может быть, для экономии достаточно будет обойтись форматом меньшим, чем А4.
3
Если вы работаете в MS Word, нажмите на панели меню пункт Таблица и задайте ее, указав необходимое количество строк и столбцов, которые будут задействованы в вашем бланке. Укажите, что они будут иметь произвольный размер, который вы всегда сможете отрегулировать в зависимости от текстового наполнения ячеек. В MS Excel такая таблица появиться сразу по умолчанию.
4
Объедините все ячейки в первой строке и напишите в ней наименование вашего бланка, выделив его жирным шрифтом и отцентрировав по ширине.
5
Заполните шапку бланка – наименование столбцов. Если это предусмотрено содержанием бланка, проставьте наименования строк в первой колонке. В простейшем случае это может быть просто порядковая нумерация.
6
Если это необходимо, оставьте поля для подписей с наименованием должностей и статуса лиц, которые будут подписывать бланк.
Видео по теме

Совет 4 : Как оформить деловое письмо

От оформления и содержания делового письма во многом зависит судьба намеченного дела, дальнейшего сотрудничества, просьбы. Этот документ вы готовите и направляете в адрес своего потенциального или действующего инвестора, партнера. Оно играет роль верительной грамоты, по которой адресат будет судить, насколько серьезно к вам надо отнестись. Это показатель вашей компетенции, грамотности и умения кратко и убедительно излагать свои доводы. Существуют общие правила оформления деловых писем, не зависящие от их содержания.
Как оформить деловое письмо
Инструкция
1
Пишите деловые письма на стандартных листах писчей бумаги формата А4. Если вы пишете от имени организации, то используйте ее бланк, на котором указано название, юридический адрес, адреса электронной почты, номера факсов и телефонов для связи. После получения такого письма, адресат сможет связаться с вами без особенных проблем.
2
Требования к зарамочному оформлению документа, ширина полей, размеры отступов, изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно ему, ширина левого должна быть равна 3 см, правого – 1,5 см. Для написания деловых писем следует использовать стандартный шрифт Times New Roman 12 размера. Нумерация страниц проставляется в том случае, если письмо написано на нескольких страницах. Наверху первой страницы проставляется регистрационный исходящий номер письма и дата его регистрации.
3
Справа, в шапке письма, указывается наименование должности, фамилия и инициалы получателя письма, адрес организации, в которую письмо направляется. Слева в отдельном поле необходимо указать тему письма.
4
Начинать деловое письмо следует с обращения: «Уважаемый(ая) господин (госпожа)» после этого вставьте имя и отчество адресата. Первый абзац должен начинаться стандартными фразами: «Обращаем Ваше внимание», «Мы рады сообщить Вам», «В настоящее время» и т.п. Обращаясь к получателю письма, всегда пишите местоимение Вы, Вас с большой буквы. В первом абзаце изложите коротко суть вашего письменного обращения и переходите к основной части.
5
Излагайте суть письма краткими, хорошо читаемыми предложениями. Текст разбивайте на логически обособленные абзацы. Избегайте лишних подробностей, постарайтесь уложиться на один лист.
6
Последний абзац начните со слов «Исходя из вышеизложенного» или «Учитывая вышесказанное». После них излагайте свое заключение, просьбу, предложение.
7
В том случае, если к письму будут приложены дополнительные материалы, укажите список с номерами приложений и их наименованиями, количеством листов.
8
Завершите письмо наименованием своей должности, фамилией и инициалами, поставьте подпись и число. Если письмо было написано по вашему поручению, то исполнитель внизу листа должен указать свою фамилию, инициалы и телефон для связи, если адресату потребуются уточнения.
Полезный совет
Внимательно вычитайте весь документ, проверьте его на наличие орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Это показатель вашей общей грамотности как специалиста.
Как воздействовать на адресата при ведении деловой переписки
Связанная статья
Как воздействовать на адресата при ведении деловой переписки
Источники:
  • ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов

Совет 5 : Как оформить фирменный бланк

Задача фирменного бланка представлена двумя основными направлениями, каждое из которых несет свою нагрузку и играет важную роль в процессе взаимодействия с бизнес-партнерами. Это, безусловно, необходимая информативная часть, позволяющая получить сведения о ваших реквизитах. Не менее значимой является и другая часть - графическая, как составляющая часть имиджа компании для новых партнеров. Поэтому очень важно оформить фирменный бланк в лучших традициях делового этикета.
Как оформить фирменный бланк
Инструкция
1
Для начала продумайте информативную часть фирменного бланка, исходя из особенностей деятельности вашего предприятия. Общих правил, диктующих содержание информативной части, не существует. Каждая компания разрабатывает собственные требования к оформлению фирменного бланка и закрепляет их описание в брендбуке. Однако обязательным является указание наименования предприятия или бренда, логотипа, адреса и контактных данных. Дополнительно можно разместить здесь регистрационные данные (ИНН, КПП, ОГРН и т.д.), банковские реквизиты (наименование банка, номера расчетного и корреспондентского счетов, БИК).
2
Подготовив текст, который будет размещен на бланке, обсудите его оформление и использование, в первую очередь, исходя из условий рынка, в котором вам приходится действовать. К примеру, для работы с иностранными партнерами предпочтительно разместить всю информацию или ее часть на иностранном языке. Поэтому вам нужно будет позаботиться о качественном переводе размещаемого текста.
3
Оформление графической части уделите особое внимание. Здесь важен дизайн, соответствующий имиджу компании и формирующий восприятие бренда у потенциальных партнеров. Поэтому разработку этой части лучше всего поручить профессиональному дизайнеру. Для этого вы должны сформулировать четкие требования и передать имеющиеся у вас материалы. Это логотип, текст, а также информация о фирменных цветах и шрифте, требования к типу бумаги, разумеется, при условии, что они были разработаны заранее.
4
Подготовив все необходимые сведения для размещения на фирменном бланке, вы можете приступить к его оформлению самостоятельно, если у вас нет времени или возможности обратиться к дизайнеру. Самый простой вариант можно создать и без знания графических программ, пользуясь только текстовым редактором Word. Здесь вам следует помнить, что логотип компании и наименование размещаются чаще всего в левой верхней части листа (но и здесь жестких правил не существует). А сразу под ними размещается остальная информация, обычно мелким шрифтом.
Видео по теме
Обратите внимание
Несмотря на отсутствие четких правил по оформлению фирменного бланка, неизменным остается одно требование - формат бумаги должен быть А4.
Источники:
  • требования к фирменному бланку

Совет 6 : Как оформить письмо по делопроизводству

Несмотря на все большее распространение электронного документооборота, общение между предприятиями посредством электронной почты, деловая переписка не утратила своей актуальности. Более 80% деловых писем печатается на бумажном носителе и отправляется по почте или путем внутриведомственной экспедиции. Как же правильно написать письмо, чтобы оно достигло своей цели, а не было отправлено адресатом в мусорное ведро?
Как оформить письмо по делопроизводству
Инструкция
1
Приступая к написанию делового письма, возьмите бланк предприятия. Как правило, его формат определен в инструкции по делопроизводству, печатается на бумаге формата А4. Если печать будет осуществляться на готовом бланке, позаботьтесь о достаточном отступе сверху (чтобы разместились реквизиты предприятия). Оставьте поле слева – 30мм, справа и снизу – 20мм (можно меньше, но не менее 15мм).
2
Выбирая бланк, определитесь с расположением реквизитов (угловое или продольное). Если ваше письмо связано с производственно-финансовой деятельностью, несет в себе информацию, предложение к сотрудничеству, адресовано частному лицу – лучше использовать угловое расположение реквизитов (в левом верхнем углу листа).
В верхней левой части письма печатаются реквизиты адресата. Для юридического лица – это наименование организации (в именительном падеже), должность лица, которому предназначено письмо (в дательном падеже). Например, ОАО «ПавловскГранит», начальнику отдела продаж Иванову И.И.
Если письмо направляется руководителю, наименование предприятия можно не указывать, т.к. оно входит в наименование должности (например, «Директору ОАО «ПавловскГранит» Сидорову Е.Е.).
3
Письмо-поздравление, письмо-приглашение лучше будет смотреться на бланке с продольным расположением реквизитов. В шапке такого письма минимальное количество реквизитов – герб или эмблема, наименование предприятия, сокращенное наименование (только в том случае, если оно закреплено в уставе или другом управляющем документе), дата и номер. Адрес, телефоны, электронный адрес организации располагаются в нижнем колонтитуле. Содержание такого письма желательно разместить на одном листе.
4
Теперь приступайте к написанию самого письма. Наименование документа (Письмо) печатать не нужно. Шрифт выберите по своему усмотрению, если это не оговорено инструкцией по делопроизводству. Чаще всего используется шрифт Times New Roman, кегль 12 – 14.
5
Если оно предназначено конкретному лицу, обращайтесь непосредственно к нему («Уважаемый Николай Иванович!») и только на «Вы». Если нет, приступайте сразу к тексту. В случае, когда письмо короткое, измените межстрочный интервал на 1,5.
Содержание должно быть ясным, четко выражать то, что вы хотите от адресата.
6
В завершение укажите должность руководителя, подписавшего письмо, ФИО (инициалы ставьте впереди фамилии, например В.И.Петров). Ниже – свои координаты как исполнителя – фамилию, имя, отчество, телефон.
Обратите внимание
Грамматические ошибки в письме недопустимы.
Полезный совет
Если письмо подписывает не начальник, а его заместитель, не ставьте никаких косых черт, слов, подписанных ручкой. Должность должна соответствовать подписи.


Дату и регистрационный номер ставьте от руки, т.к. письмо регистрируется только после того, как оно подписано руководителем.
Источники:
  • HR-Portal. Деловое письмо: особенности оформления.

Совет 7 : Как оформить бланк письма

Для оформления бланков документов организаций и предприятий существуют определенные правила. К документации государственных учреждений предъявляются более строгие требования. Если же вам необходимо оформить бланк письма своего предприятия, можете не высчитывать размер полей в миллиметрах и выверять по линейке положение на странице логотипа или других элементов. Достаточно просто придерживаться общепринятого стиля деловых документов.
Как оформить бланк письма
Инструкция
1
В верхней части страницы разместите информацию о своем предприятии. Укажите организационно-правовую форму, название фирмы, идентификационный номер налогоплательщика, эмблему предприятия или товарный знак. Насколько полной будет информация, решать вам, но следите за тем, чтобы верхняя часть документа с реквизитами не занимала слишком много места на странице.
2
Неизменную часть бланка письма лучше всего оформить в верхнем колонтитуле. При вводе нового текста или редактировании уже готового документа изменения не затрагивают колонтитулы, поэтому можно не переживать за то, что строки и логотип предприятия сдвинутся или исчезнут. Чтобы перейти в режим редактирования колонтитула в документе Microsoft Office Word, кликните дважды левой кнопкой мыши в верхнем поле документа или используйте инструменты из раздела «Колонтитулы» на вкладке «Вставка».
3
Ниже реквизитов предприятия в левом углу бланка письма располагается поле для регистрационного номера и даты создания документа. Оформляется оно с сокращениями «Исх. № Х от ХХ января ХХХХ г.». Строка «на Вх. № Х от ХХ января ХХХХ г. » заполняется в тех случаях, когда вы отвечаете на чье-либо письмо, имеющее собственный регистрационный номер. Данная строка, в принципе, может отсутствовать в документе.
4
Правая часть документа под реквизитами предприятия и напротив поля с номером и датой письма предназначена для внесения информации об адресате. Укажите наименование организации, в которую отправляется письмо, должность и имя лица, которому письмо адресовано. Все необходимые данные указываются в дательном падеже (кому? руководителю предприятия).
5
Ниже по центру страницы размещается обращение к адресату (в вежливой форме и по имени и отчеству) либо указывается вид документа (коммерческое предложение, заявление, справка, запрос, заявка и так далее). Основной текст выравнивается по ширине страницы, каждый новый абзац оформляется отступом.
6
Должность лица, составившего документ, указывают после основного текста в левой части документа. Его фамилия и инициалы должны быть расположены в той же строке, но уже в правой части документа. В центре будет находиться подпись. Наличие нижнего колонтитула остается также на ваше усмотрение. В нижнем колонтитуле может содержаться информация, которая не вошла в верхний колонтитул, например, банковские реквизиты предприятия.
Видео по теме

Совет 8 : Как составить письмо по делопроизводству

Оформляя письмо по делопроизводству, помните, что отношение адресата к автору письма во многом зависит от того, как оно составлено и оформлено. Для того чтобы произвести хорошее впечатление, помните, что прежде всего письмо должно быть грамотно составлено с точки зрения орфографии, пунктуации и стилистики.
Как составить письмо по делопроизводству
Вам понадобится
  • Бланк с реквизитам компании
Инструкция
1
Правильно оформите бланк. Обязательно включите в него реквизиты организации. Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:- наименование организации;- логотип организации;- код организации;- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
2
Располагайте реквизиты в углу или же продольно, растянув на всю страницу. Не забудьте указать на документе дату и его регистрационный номер.
3
Обращайтесь к адресату «Уважаемый (Петров)!» или «Уважаемый господин (Сидоров)!». Сочетайте прилагательное «уважаемый» с указанием должности или социального положения.Используйте обращение «Дорогой (дорогая)» в официальной переписке только в том случае, если если у вас с адресатом сложились доверительные отношения и только в сочетании с именем-отчеством.Корректно указывайте должность и уточняйте правильное написание фамилии, имени и отчества адресата.
4
Составляйте письмо по общепринятой схеме: начните со вступления, изложите суть в основной части и подведите итог в заключении.Во вступительной части укажите цель (причину) составления письма. Если это ответ или вы ссылаетесь на какой-то документ, то непременно укажите ссылку на него или его отдельные пункты, которые послужили основанием для написания письма. Обязательно включите в эту часть наименование вида документа, дату, его автора, регистрационный номер документа, заголовок, например: В ответ на ваше письмо/ В соответствии с вашим письмом от 19 июня 2010 г. № 554 «Об утверждении сроков согласования...».
5
В основной части изложите описание события, сложившейся ситуации, их анализ, приведите доказательства. Формулируйте основные вопросы письма четко и располагайте их в последовательности, наиболее удобной для восприятия.
6
Заканчивайте письмо выводами в виде мнений, напоминаний, просьб, предложений, отказов и т. д.
7
В конце письма укажите должность руководителя, подписавшего письмо, ФИО (инициалы ставьте впереди фамилии, например В.И. Петров). Ниже координаты исполнителя – фамилию, имя, отчество, телефон.
Обратите внимание
Этикет требует, чтобы ответ на письмо подписывало должностное лицо равного ранга.
Полезный совет
В заключительной фразе письма выражайте надежду на плодотворное сотрудничество.
Источники:
  • Структура текста делового письма

Совет 9 : Правила оформления фирменного бланка

Фирменный бланк является неотъемлемым атрибутом деятельности любой современной компании. Правила оформления такого бланка формировались в течение продолжительного времени на основе базовых принципов делового документооборота.
Правила оформления фирменного бланка
Оформление фирменного бланка – одна из первоочередных задач для руководителя компании на стадии ее создания. Отсутствие такого бланка не повлечет негативных юридических последствий, однако плохо отразится на взаимодействии с контрагентами, которые не будут серьезно относиться к такой организации.

Бланк является атрибутом фирменного стиля, его используют для внутренней документации компании, внешней переписки, договоров, отчетов, прочих документов. Чаще всего при оформлении фирменного бланка стараются придерживаться принятого корпоративного стиля, поэтому цвета, шрифты и прочие особенности этого атрибута совпадают с аналогичными параметрами визиток, конвертов, папок.

Что включается в фирменный бланк?



Фирменный бланк включает в себя определенный перечень обязательных и дополнительных элементов. Так, одной из наиболее значимых структурных частей фирменного бланка является логотип компании или иная фирменная символика. Кроме того, в фирменном бланке должен присутствовать блок реквизитов организации, в котором указываются ее контактные данные.

По желанию в блок реквизитов также включается информация о банковском счете, однако это является дополнительным элементом фирменного бланка. Кроме того, отдельные позиции на фирменном бланке выделяются для даты, регистрационного номера документа, его наименования и текстового блока. Название компании иногда указывается отдельно, но чаще всего его включают в логотип или другую фирменную эмблему компании.

Принципы расположения элементов на фирменном бланке



Особенности расположения отдельных элементов на фирменном бланке определяются руководителем компании, часто зависят от корпоративного стиля и личных предпочтений. Логотип обычно располагают в левой верхней части фирменного бланка, а блок реквизитов выравнивают по центру или переносят в правую часть. Строгие правила расположения элементов на фирменном бланке отсутствуют, однако упомянутая структура является более привычной, чаще прочих применяется современными компаниями.

Бланк отпечатывается на страницах формата А4, обычно его печать заказывается в типографии вместе с созданием других корпоративных атрибутов (визиток, папок, календарей). Такой подход позволяет выдержать единый стиль, создать положительное впечатление о компании у потенциальных клиентов и партнеров.
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500