Как составить письмо по делопроизводству

Оформляя письмо по делопроизводству, помните, что отношение адресата к автору письма во многом зависит от того, как оно составлено и оформлено. Для того чтобы произвести хорошее впечатление, помните, что прежде всего письмо должно быть грамотно составлено с точки зрения орфографии, пунктуации и стилистики.

Вам понадобится

• Бланк с реквизитам компании

Инструкция

1. Правильно оформите бланк. Обязательно включите в него реквизиты организации. Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:- наименование организации;- логотип организации;- код организации;- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
2. Располагайте реквизиты в углу или же продольно, растянув на всю страницу. Не забудьте указать на документе дату и его регистрационный номер.
3. Обращайтесь к адресату «Уважаемый (Петров)!» или «Уважаемый господин (Сидоров)!». Сочетайте прилагательное «уважаемый» с указанием должности или социального положения.Используйте обращение «Дорогой (дорогая)» в официальной переписке только в том случае, если если у вас с адресатом сложились доверительные отношения и только в сочетании с именем-отчеством.Корректно указывайте должность и уточняйте правильное написание фамилии, имени и отчества адресата.
4. Составляйте письмо по общепринятой схеме: начните со вступления, изложите суть в основной части и подведите итог в заключении.Во вступительной части укажите цель (причину) составления письма. Если это ответ или вы ссылаетесь на какой-то документ, то непременно укажите ссылку на него или его отдельные пункты, которые послужили основанием для написания письма. Обязательно включите в эту часть наименование вида документа, дату, его автора, регистрационный номер документа, заголовок, например: В ответ на ваше письмо/ В соответствии с вашим письмом от 19 июня 2010 г. № 554 «Об утверждении сроков согласования...».
5. В основной части изложите описание события, сложившейся ситуации, их анализ, приведите доказательства. Формулируйте основные вопросы письма четко и располагайте их в последовательности, наиболее удобной для восприятия.
6. Заканчивайте письмо выводами в виде мнений, напоминаний, просьб, предложений, отказов и т. д.
7. В конце письма укажите должность руководителя, подписавшего письмо, ФИО (инициалы ставьте впереди фамилии, например В.И. Петров). Ниже координаты исполнителя – фамилию, имя, отчество, телефон.