Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Исходящей документацией называются официальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам (поставщикам, потребителям, надзорным органам и т.д.) или иногородним коллегам. Ответственность за работу с этой корреспонденцией делят, как правило, два сотрудника: составитель и делопроизводитель. В обязанности первого входит подготовка и согласование текста. Второй регистрирует письмо, отправляет оригинал по назначению и хранит служебную копию.
Вам понадобится
  • - бланк организации;
  • - компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
  • - журнал регистрации исходящей документации.
Инструкция
1
Если вы – составитель

Подготовьте проект документа. Исходящие письма могут быть инициативными и ответными. В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу. Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу.
2
Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации. Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки». Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма.
3
В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица. Порядок указания сведений должен быть именно таким, например:
«Генеральному директору ООО «Волна»
И.И.Сидорову
Рабочая ул., д. 37, оф. 14,
Саратов, 109235».
4
Справа, под реквизитами вашей организации, расположите заголовок письма. Он должен быть коротким, четко отражающим содержание текста. Например: «О проведении плановой проверки санитарного состояния здания» или «О предоставлении сведений о домах, нуждающихся в капитальном ремонте».
5
Начните основной текст с обращения к адресату и указания повода, по которому ему направляется данное письмо. Например: «Уважаемый Иван Иванович! Сообщаем Вам о проведении 14 января 2011 года плановой проверки санитарного состояния арендуемого здания».
6
Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их после основного текста, например: «Приложение на 3 л. в 1 экз.». В самом низу последней страницы текста должен быть указан составитель документа. Как правило, автор письма печатает свою фамилию, инициалы и рабочий телефон мельче основного шрифта.
7
Согласуйте письмо с должностными лицами, принимающими в вашей организации решения по какому-либо направлению. Например, документы, предполагающие расход денежных средств, визирует бухгалтер, а ответы на запрос налоговой инспекции – юрист. Сотрудники организации, одобряющие письмо, ставят личные подписи с расшифровкой на втором экземпляре в конце текста, ниже места для визы руководителя. После получения необходимых согласований исходящий документ подписывает руководитель организации.
8
Передайте делопроизводителю согласованный и подписанный документ. Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер.
9
Если вы – делопроизводитель

Примите исходящее письмо у составителя. Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя. Обратите внимание на наличие приложений к письму.
10
Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных. Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет. Однако на практике чаще всего используется таблица со следующими графами:
- дата;
- номер исходящего документа;
- адресат;
- краткое содержание (заголовок);
- составитель документа;
- примечание.
11
Исходящий номер формируется следующим образом. Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма. У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа.
12
Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано. Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

Совет 2: Как удалить исходящие ссылки на DLE

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.
Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.
Инструкция
1
Во-первых, необходимо правильно установить "настройки групп пользователей".
Переходим в админ панель сайта, выбираем определённую группу, переходим в общие настройки и включаем пункт "Автоматическая замена ссылок url в тег leech". В этом случае при добавлении материалов или комментариев на сайте, ссылки будут преобразовываться во внутренние. Особенно полезна данная функция новостным и книжным сайтам.
настройка групп пользователей
2
Настраиваем "Версию для печати". Если шаблон Вашего сайта не уникальный, то в шаблоне print.tpl зачастую скрываются ссылки на другие сайты. Переходим в данный раздел шаблона, ищем строку: {category} > [full-link]{title}[/full-link], и убераем перед ней ссылку "a href="...", либо заменяем её на главную страницу Вашего сайта.
ссылки в шаблоне
3
Заходим на главную страницу сайта и смотрим исходный код, при наличии ссылок на другие сайты переходим в админ панель и открываем main.tpl. Нажимаем Ctrl + F (функция поиска) и указываем a href. Если в шаблоне есть ненужные для Вас и Вашего шаблона гиперссылки - удаляем их, однако, не удалите нужные ссылки, которые могут подключать некоторые скрипты или отвечают за картинки.
ссылки на главной странице
4
Некоторые внешние ссылки могут не только навредить сайту, но и перенапрвлять некоторых посетителей на другие порталы бех их ведома. Самый распространённый способ - это перенапраление посетителей, которые перешли на сайт с помощью мобильных телефонов.
В официальной книге управления "К" даны рекомендации пользователям при перенаправлении, а для администраторов сайта даны советы по исправлению файла .htaccess, который лежит в корне сайта.
Необходимо открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя особое внимание, таким как:
RewriteRule и RewriteRule, т.к. именно в них и ставят перенапраление.
проверка .htaccess
5
Из-за того, что многие администраторы используют скачанные шаблоны DLE, то в них почти всегда присутствуют ссылки, которые могут находится в любой категории. рекомендуются просмотреть их все, начиная от addcomments.tpl и заканчивая vote.tpl
Следует проверить и стили описания, которые находятся в этом же разделе админ панели.
комплексная проверка
6
При проверке уже опубликованных статей можно использовать стандартную функцию "Поиск и замена".
Для этого сперва проверяем сайт на внешние ссылки сайтом xseo.in/links. После этого указываем в параметрах замены найденные ссылки, и заменяем их на свои (например, на главную страницу сайта). Перед запуском функции, обязательно сделайте бэкап базы данных.
поиск и замена ссылок
Обратите внимание
Перед любыми действиями с БД, делайте бэкап.
Полезный совет
Используйте лицензионную версию DLE.
Перед установкой шаблона на сайт, проверье его на ссылки и работоспособность.
Не давайте пароли от админ панели другим лицам.
Каждое действие записывайте на блокноте, чтобы не запутаться и в случае необходимости вернуться к прежнему состоянию.

Совет 3: Как оформлять документы на предприятии

Правильное оформление документов является составляющей частью правильного делопроизводства. Современное состояние делопроизводства таково, что для полного овладения всеми тонкостями обращения с документами требуется прохождение специальных курсов, при этом, учитывая, что документы подразделяются на множество различных видов.
Инструкция
1
Делопроизводство, например, кадровой службы предприятия, может существенно отличаться от бухгалтерии и управления.
Таким образом, каждый отдел предприятия имеет свой оборот документации, и соответственно учету таких документов предъявляются специальные правила оформления и учета.
2
Система учета устроена так, что часть документов предприятия должна оформляться в соответствии с утвержденными ГОСТами, а часть, находящаяся в свободном обороте, оформляется по усмотрению руководства предприятия.
3
Все поступающие на предприятие документы регистрируются в специальном журнале входящей корреспонденции, документу присваивается определенный номер (порядковый номер), далее он адресуется руководству предприятия, которое решает дальнейшую его судьбу. Если документ содержит конкретные требования, носит какой-либо информационный характер, то он направляется с визой руководителя конкретному лицу, либо для исполнения, либо для сведения. При необходимости исполнения, руководитель, визируя документ, вправе установить срок для его исполнения, но не меньше, чем предписано самим документом. Исполнитель получает документ и расписывается в журнале входящей корреспонденции в его получении.
4
Исходящие документы также фиксируются в специальном журнале исходящей документации с присвоением порядкового номера.
5
Как правило, вся документация подразделяется на документы внутреннего обращения и документы внешнего обращения, поэтому на производстве вводятся два журнала регистрации на входящие документы и два – на исходящие.
6
Такая система учета позволяет контролировать прохождение документов, как вне предприятия, так и внутри его, а также проверять исполнение.
7
Документы, касающиеся деятельности предприятия, например приказы по кадрам, общие приказы регистрируются и учитываются отдельно. В целом на многих крупных предприятиях практикуется система отдельного учета документов, касающихся конкретных отделов и служб, особенно, когда в каждом отделе имеется соответствующий человек, занимающийся делопроизводством.

Совет 4: Как вести документацию ИП при УСН

Многие предприниматели останавливают свой выбор именно на упрощенной системе налогообложения. Она позволяет максимально сократить перечень документации, который должен вести ИП.
Вам понадобится
  • - КУДиР;
  • - кассовая книга;
  • - первичные документы;
  • - кадровые документы.
Инструкция
1
Перечень документов, который необходим ИП для ведения деятельности на УСН, можно разделить на несколько групп. Это та, которая связана с налоговым учетом, с работой с клиентами и наемными работниками. От бухгалтерского учета ИП освобождены.
2
Основным регистром, который фиксирует поступления и расходные операции ИП, является КУДиР. В ней фиксируются все поступления в кассу и на расчетный счет ИП, которые служат основой для расчета налогооблагаемой базы. При этом ИП на УСН-6% не обязаны вести учет расходов. По новым правилам КУДИР не заверяется в налоговой, но предприниматель должен быть готов предъявить ее в любой момент по запросу.
3
Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину. При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% или УСН-15%). Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся все сведения о наличных поступлениях, расходных операциях, корреспондентских счетах, получателях платежа или лицах, которые внесли деньги в кассу. Если книга ведется в электронном варианте, каждый вечер ее необходимо распечатывать. В конце года она брошюруется.
4
При учете документов и кассовых операций ИП используют приходные (по форме КО-1) и расходные кассовые ордера (по форме КО-2). Последние применяют при всех исходящих операциях - выдаче зарплаты, выплате поставщикам, сдаче наличности и пр.
5
При осуществлении наличных расчетов ИП на УСН должны выдавать покупателям кассовые чеки. В этом их отличие от ИП на ЕНВД, которые могут обойтись товарными чеками. Некоторые категории предпринимателей могут не выдавать кассовые чеки, а заменить их бланками строгой отчетности. В их числе те, кто оказывает бытовые услуги населению.
6
Для работы с клиентами ИП должен заключать договора с клиентами, а также оформлять закрывающие документы (акты выполненных работ, товарные накладные). Документальное закрепление прав и обязанностей сторон позволяет предпринимателю обезопасить себя от неоплаты работ и услуг. При работе с юрлицами ИП необходимо выставлять счета на оплату. Счета-фактуры на УСН не выставляются, т.к. предприниматель на упрощенке не является плательщиком НДС.
7
Еще одна группа документов, которую необходимо вести ИП, связана с кадровым учетом при привлечении наемных сотрудников. В этой части для ИП не предусмотрено никаких послаблений по сравнению с компаниями. В перечень кадровых документов, которые могут заинтересовать проверяющие органы, входят трудовые договора, штатное расписание (по форме №Т-3), приказы о приеме на работу (увольнении), положения о премировании, коммерческой тайне, работе с личными данными сотрудников.
Обратите внимание
Первичные документы, которые необходимы для целей налогового учета, должны храниться четыре года.

Совет 5: Как настроить сервер исходящей почты

Сервер исходящих электронных сообщений – это возможность реализации множества функций уведомления по электронной почте. Благодаря этому, пользователи всегда будут в курсе изменения тех или иных сайтов. А для администраторов это возможность предупреждать владельцев сайтов автоматическими уведомлениями о возникших проблемах администрирования. Такими возможностями и функциями обладает SharePoint Server 2010.
Вам понадобится
  • Компьютер, подключение к Интернет, SharePoint Server 2010.
Инструкция
1
Установите службу SMTP. Для этого необходимо, чтобы у вас были административные права доступа. В меню «Пуск» щелкните мышкой на пункте «Администрирование» и выберите закладку «Диспетчер сервера». В этой закладке нажмите пункт «Компоненты» и в разделе «Сводка компонентов» нажмите на кнопку «Добавить компоненты».
2
На странице с компонентами выберите SMTP-сервер. В окне «Мастер добавления компонентов» нажмите на «Добавить необходимые компоненты» и следуйте «Далее». На странице, где необходимо подтверждение выбранного элемента нажмите на «Установить». После завершения установки закройте все окна.
3
Установите средства управления IIS 6.0. Также через пункт «Администрирования» в закладке «Диспетчер сервера» нажмите на «Роли» и выберите там «Добавить службы ролей». Здесь вам необходимо будет выбрать «Средства управления» и «Совместимость управления IIS 6.0». Нажмите на «Установить». После выполнения всего вышеописанного у вас появится один настроенный домен, который будет отправлять письма.
4
Добавьте еще один домен. В пункте «Администрирование» вам нужно выбрать закладку «Диспетчер служб IIS 6.0» и затем в контекстном меню элемента «Домены» нажать кнопку «Создать» далее «Домен». В окне «Мастера создания домена SMTP в пункте «Удаленный» нажмите «Далее» и укажите полное имя домена SMTP-сервера. Если используется сервер Microsoft Exchange, то доменное имя будет microsoft.com.
5
Настройте добавленный удаленный домен. Для этого в свойствах этого домена поставьте пометку «Разрешить ретрансляцию входящей почты в этот домен». Настройка маршрутизации должна соответствовать домен. Если происходит использование MX-записи почтовых служб, то пусть остается выбранным пункт «Использовать DNS для маршрутизации в этот домен», в другом случае необходимо нажать на пункт «Переадресовывать всю почту на промежуточный домен».
6
Настройте параметры авторизации на целевом SMTP-сервере. В свойствах удаленного домена выберите «Безопасность исходящих подключений» и нажмите нужный тип авторизации.
7
Настройте параметры исходящей почты SharePoint. В центре администрирования выберете сервер SharePoint.
8
Для обеспечения безопасности настройте параметры доступа к SMTP серверу на SharePoint. В контекстном меню экземпляра SMTP-сервера нажмите «Свойства». Затем выберите на вкладке «Доступ» кнопку «Подключение». Кнопкой «Добавить» в пункте «Только компьютеры из списка ниже» укажите сам сервер SharePoint, чтобы была возможность отправки исходящих сообщений.
Источники:
  • Настройка исходящей почты SharePoint на SMTP-сервере с авторизацией в 2017
  • настройка сервера почты в 2017

Совет 6: Как настроить исходящий сервер

Возможность реализации огромного количества функций – сервер исходящих сообщений. Благодаря этому, функции всегда в курсе изменения ресурсов. Такие возможности есть у программы SharePoint Server 2010.
Инструкция
1
У вас должны быть административные права для доступа, чтобы установить службу SMTP. Откройте меню «Пуск», кликните мышкой по «Администрирование», выберите «Диспетчер сервера». Найдите в этой закладке пункт «Компоненты» и нажмите на него, а в разделе под названием «Сводка компонентов» нажмите на «Добавить компоненты».
2
Выберите SMTP-сервер на странице с компонентами. Нажмите на «Добавить необходимые компоненты» в окне под названием «Мастер добавления компонентов», затем «Далее». Нажмите «Установить» на странице, где нужно необходимо подтверждение выбранного элемента.
3
Установите IIS 6.0. В закладке «Диспетчер сервера» через пункт «Администрирование» кликните мышкой по «Роли», выберите «Добавить службы ролей». Там вам нужно будет выбрать пункт «Средства управления» и еще «Совместимость управления IIS 6.0». Нажмите «Установить». После того как вы выполните все вышеописанное, у вас будет настроенный домен, отправляющий электронные письма.
4
Теперь добавьте еще один домен. Выберите закладку под названием «Диспетчер служб IIS 6.0» в пункте «Администрирование», потом в контекстном меню «Домены» кликнуть по «Создать», потом «Домен». Нажмите далее в окне под названием «Мастер создания домена SMTP» в пункте «Удаленный» кликните «Далее» и укажите имя домена сервера SMTP. Доменное имя будет называться microsoft.com, если используется сервер под названием Microsoft Exchange.
5
Настройте этот добавленный домен. Поставьте для этого рядом с «Разрешить ретрансляцию входящей почты в этот домен» пометку.
6
Теперь вам нужно настроить авторизацию на целевом сервере SMTP. Выберите в свойствах домена пункт «Безопасность исходящих подключений», далее нажмите необходимый тип авторизации. Настройте параметры почты SharePoint. Выберите в центре администрирования сервер SharePoint.
Источники:
  • Жизненный цикл исходящего документа
  • как оформлять документы учреждения
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500