Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Исходящей документацией называются официальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам (поставщикам, потребителям, надзорным органам и т.д.) или иногородним коллегам. Ответственность за работу с этой корреспонденцией делят, как правило, два сотрудника: составитель и делопроизводитель. В обязанности первого входит подготовка и согласование текста. Второй регистрирует письмо, отправляет оригинал по назначению и хранит служебную копию.
Как оформлять исходящую документацию
Вам понадобится
  • - бланк организации;
  • - компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
  • - журнал регистрации исходящей документации.
Инструкция
1
Если вы – составитель

Подготовьте проект документа. Исходящие письма могут быть инициативными и ответными. В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу. Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу.
2
Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации. Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки». Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма.
3
В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица. Порядок указания сведений должен быть именно таким, например:
«Генеральному директору ООО «Волна»
И.И.Сидорову
Рабочая ул., д. 37, оф. 14,
Саратов, 109235».
4
Справа, под реквизитами вашей организации, расположите заголовок письма. Он должен быть коротким, четко отражающим содержание текста. Например: «О проведении плановой проверки санитарного состояния здания» или «О предоставлении сведений о домах, нуждающихся в капитальном ремонте».
5
Начните основной текст с обращения к адресату и указания повода, по которому ему направляется данное письмо. Например: «Уважаемый Иван Иванович! Сообщаем Вам о проведении 14 января 2011 года плановой проверки санитарного состояния арендуемого здания».
6
Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их после основного текста, например: «Приложение на 3 л. в 1 экз.». В самом низу последней страницы текста должен быть указан составитель документа. Как правило, автор письма печатает свою фамилию, инициалы и рабочий телефон мельче основного шрифта.
7
Согласуйте письмо с должностными лицами, принимающими в вашей организации решения по какому-либо направлению. Например, документы, предполагающие расход денежных средств, визирует бухгалтер, а ответы на запрос налоговой инспекции – юрист. Сотрудники организации, одобряющие письмо, ставят личные подписи с расшифровкой на втором экземпляре в конце текста, ниже места для визы руководителя. После получения необходимых согласований исходящий документ подписывает руководитель организации.
8
Передайте делопроизводителю согласованный и подписанный документ. Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер.
9
Если вы – делопроизводитель

Примите исходящее письмо у составителя. Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя. Обратите внимание на наличие приложений к письму.
10
Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных. Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет. Однако на практике чаще всего используется таблица со следующими графами:
- дата;
- номер исходящего документа;
- адресат;
- краткое содержание (заголовок);
- составитель документа;
- примечание.
11
Исходящий номер формируется следующим образом. Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма. У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа.
12
Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано. Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.
Источники:
  • Жизненный цикл исходящего документа
  • как оформлять документы учреждения

Совет 2: Как удалить исходящие ссылки на DLE

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.
Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.
Как удалить исходящие ссылки на DLE
Инструкция
1
Во-первых, необходимо правильно установить "настройки групп пользователей".
Переходим в админ панель сайта, выбираем определённую группу, переходим в общие настройки и включаем пункт "Автоматическая замена ссылок url в тег leech". В этом случае при добавлении материалов или комментариев на сайте, ссылки будут преобразовываться во внутренние. Особенно полезна данная функция новостным и книжным сайтам.
настройка групп пользователей
2
Настраиваем "Версию для печати". Если шаблон Вашего сайта не уникальный, то в шаблоне print.tpl зачастую скрываются ссылки на другие сайты. Переходим в данный раздел шаблона, ищем строку: {category} > [full-link]{title}[/full-link], и убераем перед ней ссылку "a href="...", либо заменяем её на главную страницу Вашего сайта.
ссылки в шаблоне
3
Заходим на главную страницу сайта и смотрим исходный код, при наличии ссылок на другие сайты переходим в админ панель и открываем main.tpl. Нажимаем Ctrl + F (функция поиска) и указываем a href. Если в шаблоне есть ненужные для Вас и Вашего шаблона гиперссылки - удаляем их, однако, не удалите нужные ссылки, которые могут подключать некоторые скрипты или отвечают за картинки.
ссылки на главной странице
4
Некоторые внешние ссылки могут не только навредить сайту, но и перенапрвлять некоторых посетителей на другие порталы бех их ведома. Самый распространённый способ - это перенапраление посетителей, которые перешли на сайт с помощью мобильных телефонов.
В официальной книге управления "К" даны рекомендации пользователям при перенаправлении, а для администраторов сайта даны советы по исправлению файла .htaccess, который лежит в корне сайта.
Необходимо открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя особое внимание, таким как:
RewriteRule и RewriteRule, т.к. именно в них и ставят перенапраление.
проверка .htaccess
5
Из-за того, что многие администраторы используют скачанные шаблоны DLE, то в них почти всегда присутствуют ссылки, которые могут находится в любой категории. рекомендуются просмотреть их все, начиная от addcomments.tpl и заканчивая vote.tpl
Следует проверить и стили описания, которые находятся в этом же разделе админ панели.
комплексная проверка
6
При проверке уже опубликованных статей можно использовать стандартную функцию "Поиск и замена".
Для этого сперва проверяем сайт на внешние ссылки сайтом xseo.in/links. После этого указываем в параметрах замены найденные ссылки, и заменяем их на свои (например, на главную страницу сайта). Перед запуском функции, обязательно сделайте бэкап базы данных.
поиск и замена ссылок
Обратите внимание
Перед любыми действиями с БД, делайте бэкап.
Полезный совет
Используйте лицензионную версию DLE.
Перед установкой шаблона на сайт, проверье его на ссылки и работоспособность.
Не давайте пароли от админ панели другим лицам.
Каждое действие записывайте на блокноте, чтобы не запутаться и в случае необходимости вернуться к прежнему состоянию.
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500