Как в табеле отметить отпуск без сохранения заработной платы: пример

Нередко у работников возникают ситуации, когда необходимо отлучится с рабочего места на несколько часов или дней. Обычно это связано с непредвиденными семейными обстоятельствами. В таком случае законодательство разрешает оформление отпуска без сохранения заработной платы, в народе его часто еще называют административный. Оформление такого отпуска не менее важно, как и оплачиваемого отпуска, так как от этого зависит корректность расчета заработной платы и выполнение сотрудником производственных задач. Ниже описана подробная инструкция оформления отпуска за свой счет с внесением данных в табель рабочего времени.

 

Законные основания для оформления отпуска без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения заработной платы гарантирован всем трудящимся по закону (статья 182 Трудового кодекса). Продолжительность отпуска устанавливается по договоренности между работодателем и сотрудником. В особых случаях длительность вынужденного отдыха закреплена нормами кодекса:

• в связи со смертью близкого родственника, свадьбой или рождением ребенка – до 5 календарных дней;
• работающим инвалидам – до 60 дней;
• участники ВОВ – до 35 дней;
• работающие пенсионеры по возрасту – до 14 дней в году;
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), - до 14 календарных дней в году.

Оформляется отпуск по письменному заявлению от сотрудника с обязательной отметкой в табеле рабочего времени. Взятые дни не подлежат компенсации и не входят в расчет среднего заработка.

Инструкция оформления отпуска без заработной платы

Подробная инструкция оформления отпуска описана ниже.

• Потребность работника в оформлении отпуска без сохранения заработной платы.
• Обсуждение с руководителем возможности отлучиться с работы в нужный срок.
• Составление заявления. Бланк может быть утвержден внутри организации, либо заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя организации или уполномоченного специалиста в произвольной форме. Желательно указывать точный период с первого по последний день включительно. Выходные дни и праздники входят в отпуск без сохранения заработной платы. Для избежания неточностей, лучше прописывать только рабочие дни. На практике не всегда требуется разъяснение причин для отпуска. Допустима формулировка «по семейным обстоятельствам». Это решается индивидуально в организации.
• Визирование у руководителя (если необходимо) и передача на исполнение. В зависимости от специфики организации это может быть лично директор, секретариат, отдел кадров или бухгалтерия.Заявление на отпуск составляется строго до его начала. Минимальный срок накануне. День в день возможно, только по наиболее веским причинам с согласования руководства.
• Ответственный специалист вносит данные об отсутствии работника в табель рабочего времени. Оформляется по аналогии с ежегодным отпуском в разделе «Отпуска» в рабочей программе. В поле даты отпуска отмечается период отсутствия человека, «Тип отпуска» выбирается, как отпуск без сохранения заработной платы. Данные сохраняются в системе.
• В табеле появляются строчки, обозначающие отпуск без заработной платы на указанный в заявлении срок. Обычно приняты следующие обозначения: ДО (отпуск без сохранения заработной платы по разрешению работодателя) и ОЗ (отпуск без сохранения заработной платы, предусмотренный по закону). На практике, чаще всего, достаточно обозначения «ДО», так как носит больше формальный характер. Пример заполненного табеля представлен ниже. 

• В рукописном табеле, если необходимо, также вносятся данные об отсутсвтии человека в связи с отпуском без содержании. Обозначается он по аналогии с электронным вариантом.
• Распечатывается приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме Т-6. В бланке вписывается даты отсутствия сотрудника. В строчке «Б» вписывается «Отпуск без сохранения заработной платы». Рабочий период не указывается, он важен только для ежегодных отпусков.
• Приказ визируется руководителем и передается на подпись работнику.
• На основании подписанного приказа и данных в табеле производится расчет, и начисление заработной платы с учетом фактически отработанного времени.

Соблюдая указанную процедуру, дни отсутствия работника будут считаться законными и не приравниваться к прогулу. Важно своевременно предупредить работодателя о намерении отлучится с работы, и составить необходимые документы.

В исключительных случаях можно оформить документы «задним» числом, в табеле в таком случае ставятся неявки работника. Если в дальнейшем не последует оформление отпуска без заработной платы, ставится вопрос о прогуле сотрудника с последующими санкциями вплоть до его увольнения.