Совет 1: Как распределить обязанности

Невозможно, будучи владельцем предприятия или руководителем отдела, исполнять самому все управленческие функции. Во-первых, у вас для этого может не хватить ни сил ни времени, а во-вторых, из-за вашего отсутствия по болезни или по какой-либо необходимости, производство не должно остановиться. Кроме того, существуют дела, с которыми специалисты могут справиться лучше, чем вы. И вообще, возложение обязанностей мобилизует человека, стимулирует его творческий потенциал и развитие. Как распределить обязанности?
Как распределить обязанности
Инструкция
1
Определите для себя список тех обязанностей, выполнение которых вы можете доверить своим сотрудникам. Продумайте, зная их способности и возможности, с какими обязанностями каждый из них справится лучше всего. Учитывайте квалификацию каждого и старайтесь не поручать человеку тех обязанностей, с которыми он точно не справится.
2
Пригласите к себе каждого, обьясните, что вы ему собираетесь поручить, что ожидаете от его участия в процессе исполнения этих обязанностей, наметьте совместно, каким образом они должны будут исполняться. Поинтересуйтесь, насколько велико желание сотрудника исполнять те или иные обязанности, стимулируйте это желание, в том числе и материально. Обьясните важность поставленной перед сотрудником задачи и те полномочия, которые предоставляются для ее выполнения. Попросите сотрудника обьяснить, каким образом он будет добиваться исполнения своих обязанностей и ответьте на все вопросы, которые у него могут возникнуть по этому поводу.
3
Не забывайте контролировать исполнение сотрудниками своих обязанностей, но не ограничивайте его творческих порывов - он должен иметь место для определенных маневров для оптимального использования выделенных ресурсов. Но вы должны быть уверены, что его деятельность осуществляется в правильном направлении, будьте готовы всегда вовремя скорректировать его.
4
Помните, что не все обязанности можно передать или разделить. Так, поощрение и наказание сотрудников – это только ваша прерогатива; все глобальные решения, вопросы заработной платы и штата должны приниматься только вами.
5
Используйте грамотно энергию, знания и таланты своих сотрудников, четко осознавайте, какого результата вы хотите добиться от каждого и умейте обьяснить это подчиненному. От вашего умения правильно распределить обязанности зависит и слаженная работа всего коллектива и успех того бизнеса, которым вы занимаетесь.
Видео по теме
Полезный совет
умение руководить, распределять обязанности

Совет 2 : Как избавиться от загруженности

Порой чувство высокой загруженности может вызвать стресс. Если вы ощущаете панику, когда в ваших делах наступает завал, научитесь справлять с задачами своевременно.
Избавьтесь от лишних дел
Инструкция
1
Правильно расставляйте приоритеты в своей работе. Решать вопросы непосредственно по мере их поступления - хороший способ. Но он работает только тогда, когда вы успеваете отработать одно дело прежде, чем получаете следующее. Если вам приходится разгребать гору заданий, которые поступают одновременно, вам необходимо присваивать баллы по срочности и важности каждому делу. В противном случае, вы можете упустить что-то существенное.
2
Делегируйте свои обязанности. Если у вас высокая загруженность, попросите других людей вам помочь. Некоторые индивиды идут на это только в крайнем случае и с большой неохотой, так как тогда им придется объяснять, что именно нужно сделать, а потом еще и контролировать результат. Но поверьте, что этот метод просто необходимо применять, чтобы успеть все сделать в срок и не сойти с ума. Постепенно вы научитесь передавать задания другим людям.
3
Повышайте собственную эффективность. Критически оцените свою работу и попробуйте найти в ней слабые места. Возможно, какие-то моменты вы могли бы отрабатывать быстрее и продуктивнее. Тогда вам необходимо повышать свою компетентность и уровень профессионализма. Не ленитесь и тяните до последнего момента. Избавьтесь от всех поглотителей вашего времени, которое вы могли бы использовать для работы. К таким вещам относятся пустые разговоры, бесцельное просиживание в интернете и шатание без дела.
4
Отдыхайте. Имейте в виду, пренебрегая перерывами в пользу, как вам кажется, работы, вы только наносите вред делу. По истечении часа ваша внимательность и работоспособность снижается. Ситуацию можно поправить, если восстановить силы. Поэтому не стоит уделять решению задач слишком много времени подряд. Порой стоит расслабиться, чтобы не снижалась ваша эффективность.
5
Не берите на себя слишком много. Может быть, есть задания, которые вы не должны выполнять. Не стоит делать чужую работу. Проведите ревизию среди своих задач и решите, что входит в вашу компетенцию, а чего вы делать не должны. Если у вас большая загруженность, не усугубляйте ситуацию, не обещайте другим индивидам помочь им в решении их проблем.
6
Некоторые дела лучше выполнять не по одиночке, а все вместе, в так называемом пакетном режиме. Это относится к мелким делам. Например, выделите час в день для отправки писем. Если вам нужно куда-то съездить, посмотрите, есть ли еще какие-то дела по маршруту вашего следования.
Видео по теме

Совет 3 : Как научиться распределять рабочую нагрузку

Умение распределять рабочие задачи поможет вовремя справиться со всеми делами. Важно научиться расставлять приоритеты и управлять своим временем. Проанализируйте список своих задач и проведите его корректировку.
Учитесь распределять нагрузку
Вам понадобится
  • - ручка;
  • - блокнот
Инструкция
1
Чтобы понять, какая у вас нагрузка в настоящий момент, необходимо видеть все задания по работе. Составьте список дел на текущий день. Без перечня вам будет сложно ориентироваться в том, что и когда лучше сделать. Можно выписать все задачи без всякой системы. Позже вы будете работать с данным списком, упорядочивать его и оптимизировать.
2
Просмотрите свой список, останавливаясь подробно на каждом пункте. Вам необходимо понять, так ли важно сделать то или иное дело или его можно вычеркнуть. Определите, какие задания вы можете передать другим людям. Необязательно все брать на себя и обеспечивать себе максимальную нагрузку. Учитесь делегировать дела.
3
Составьте рейтинг оставшихся дел. Вам необходимо присвоить каждому заданию балл в зависимости от степени его срочности и важности. Понятно, что первым делом вам нужно будет выполнить наиболее актуальные задачи. Учтите также специфику своей работы. Бывает, что дело само по себе является незначительным, но из-за его невыполнения через какое-то время могут пострадать другие ваши проекты.
4
Учитывайте свой персональный биоритм. Если по утрам вам сложно сосредоточиться, посвятите это время рабочего дня несложным заданиям, а вечером займитесь чем-то более серьезным. Также нужно иметь в виду, что непосредственно после отпуска и длительных выходных ваша работоспособность может быть снижена. Поэтому не стоит возлагать на эти трудовые будни слишком большие надежды.
5
Чередуйте задания в зависимости от их типа. Смена деятельности даст вам возможность встряхнуться, перестроиться и отдохнуть от какой-то работы. Например, после сложного и нудного отчета можно уделить время какому-то творческому заданию. Составьте презентацию или отправляйтесь на встречу с партнерами. Так вы избавитесь от ощущения рутины и почувствуете, насколько разнообразна ваша профессиональная деятельность.
6
Занимайтесь планированием своей деятельности. Делать это нужно не только на день, но и на неделю, месяц и год. Чтобы грамотно распределить рабочую нагрузку, необходимо видеть общую картину. Если вы проведете анализ и определите, в какое время у вас накапливается больше всего дел, например, в зависимости от сезонности, вы сможете запланировать проекты, которые могут подождать, на не самые горячие периоды.
7
Если у вас есть подчиненные, вам необходимо справедливо распределить нагрузку между ними. Сопоставляйте между собой рабочие задания по степени сложности и трудозатратности, чтобы нижестоящие коллеги трудились в равном объеме. Для пользы общего дела можно перекидывать задания от одного работника к другому в зависимости от того, у кого что лучше получается делать. Но здесь опять же все должно быть справедливо.
Видео по теме
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500