Совет 1: Как проводить летучки

Летучками, в отличие от планерок, чаще всего называют общее собрание коллектива предприятия или его подразделения для подведения текущих итогов и обмена имеющимися замечаниями относительно них. В некоторых компаниях так именуют мероприятия, связанные с планированием дальнейшей работы или объединяющие и подведение итогов, и дальнейшие планы.
Как проводить летучки
Вам понадобится
  • - помещение для проведения летучки или оборудование для организации вебинара;
  • - присутствие большей части коллектива (личного или у компьютеров);
  • - дежурный докладчик (критик) или несколько таковых, в зависимости от ситуации и специфики деятельности компании.
Инструкция
1
В зависимости от специфики работы основным докладчиком на летучке может быть дежурный критик, обозревающий все результаты деятельности компании за тот или иной период. В его обязанности входит изучить результаты работы и высказать свои замечания.
В этом случае руководитель компании и подразделения предоставляет ему слово.
При смене ответственных за общий фронт работ (например, институт дежурных редакторов номера в печатных СМИ)доклад делает тот, кто нес этот груз в обозреваемый период.
2
Возможен и иной порядок проведения летучки: поочередно отчитываются все, кто отвечает за тот или иной участок работы, высказывая свои мнения о том, насколько способствовала реализации общей цели работа тех, кто отвечал за смежные участки.
3
Порядок обсуждения выступлений зависит от количества докладчиков. Если тех несколько, обычно лучше всего после каждого посвятить некоторое время обсуждению доклада.
Здесь от руководителя организации или подразделения зависит поддержание конструктивного диалога без перехода на личности. Если же разговор сворачивает не в то русло, всегда можно вмешаться и своей властью перевести дискуссию на нужные рельсы.
4
После обсуждения доклада или докладов чаще всего принято дать возможность высказаться всем, кто сочтет нужным. Нередко такие выступления позволяют акцентировать внимание на важных моментах, по той или иной причине не упомянутых в докладах и прениях или которым в ходе дискуссии уделили недостаточно внимания.
5
В завершение руководитель организации или подразделения может подвести краткий итог дискуссии, сообщить, с чем согласен, с чем нет, какие из поднятых вопросов требуют обсуждения, озвучить выводы, которые должны быть, по его мнению, сделаны уже по результатам разговора и при необходимости свои замечания относительно качества докладов, уровня ведения дискуссии и другим значимым, на его взгляд, моментам, как общим, так и частным.
Полезный совет
В наше время не всегда обязательно собирать весь коллектив в одном помещении. Альтернативой может быть, например, проведение собрания по технологии вебинара с участием голосовой и при необходимости видеосвязи.

Совет 2 : Как проводить заседания

Заседания – необходимый элемент деловой жизни. Это инструмент контроля, постановки управленческих задач и реализация обратной связи. На заседании делаются отчетные доклады и дается информация о текущем состоянии дел. Его участники имеют возможность посовещаться между собой и в итоге принять решения, необходимые для успешного выполнения поставленных задач.
Как проводить заседания
Инструкция
1
Определите цель заседания. Участники его могут собраться, например, чтобы произвести предварительный обмен мнениями, выслушать доклад о состоянии дел, подготовить рекомендации для решения каких-либо вопросов или принять эти вопросы. Тема заседания должна представлять интерес для каждого участника заседания.
2
Составьте программу заседания. В ней укажите перечень вопросов, которые необходимо заслушать и обсудить в его ходе. Обсуждать следует только те вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке. Разошлите предварительную повестку заседания всем его участникам и выслушайте их пожелания и замечания по теме и повестке заседания. Скорректируйте повестку с учетом высказанных пожеланий.
3
Определитесь с местом, временем и режимом проведения заседания. Назначьте докладчиков и ответственных по каждому вопросу, указанному в повестке. Попросите, чтобы докладчики заранее представили тезисы своих докладов. Определите регламент проведения заседания, укажите время, отведенное на обсуждение каждого вопроса. Разошлите окончательный вариант повестки заседания и программу его проведения каждому участнику.
4
При необходимости, разошлите участникам тезисы докладов, которые будут представлены на заседании, проекты предполагаемых к принятию решений, информационные справки и аналитические материалы.
5
Продумайте вопрос, как лучше рассадить участников заседания, чтобы свести возможность возникновения конфликтных ситуаций к минимуму. Психологи заметили, что чаще вступают в конфликты и споры люди, сидящие лицом друг к другу, реже – те, что сидят радом. Учтите этот фактор.
6
Определите председательствующего, который сможет провести заседание так, чтобы все вопросы были решены оптимальным образом и за минимальное время. Для этого он должен обеспечить конструктивные решения, поступающие от каждого участника заседания и придать обсуждению деловой характер.
7
Обеспечьте неукоснительный порядок выполнения программы заседания и оно пройдет вполне успешно и принятые на нем решения будут эффективными.
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500