Инструкция
1
Анализируйте имеющиеся у вас наработки, задачи, выполняемые действия. Затроньте весь рабочий процесс: какова частота выполнения тех или иных действий, какова необходимость их выполнения, сколько времени уходит на выполнение. Проводите постоянный мониторинг рабочего процесса, отслеживая происходящее и выискивая слабые или неэффективные места.
2
Объединяйте похожие действия в группы, выделяйте для них особое время. Определяйте оптимальность исполнения во времени некоторых действий. Например, некий менеджер, систематизируя свою работу, выявил, что обзванивать его клиентов с самого начала рабочего дня было мало эффективно, он реже заставал их на рабочих местах. Результативность повышалась, если он делал звонки в период с 10 до 12 часов утра. Анализируйте свою эффективность.
3
Выявляйте и ранжируйте по важности/приоритетности задачи, действия в работе. Для этого применяется, например, анализ приоритетов по Эйзенхауэру. Распределяйте дела во времени, ставя первоочередные задачи на время максимальной работоспособности и на первый план. Займитесь планированием: составляйте режим дня, расписание недели, календарные планы. Таким образом, вы придаете процессу труда структуру. Но одного планирования мало, обязательно реализуйте свои планы.
4
Создавайте документы, регламентирующие труд, учитывайте при этом взаимосвязи с внешней средой, между подразделениями, если вы систематизируете работу организации. Коллектив должен выполнять работу строго по инструкциям, тогда будет меньше самостоятельных толкований своей работы. Устанавливайте сроки проведения работы и укладывайтесь в них, контролируйте их, назначайте ответственных по их выполнению.
5
Используйте в труде шаблоны, схемы. Разрабатывайте их самостоятельно, сохраняйте найденные. Упорядочите документацию, создавая каталоги, позволяющие тратить меньше времени на поиски документов. Используйте все, что позволяет облегчить и оптимизировать работу: хранилища, закладки, последовательности действий, заготовки рассылок и т.п.