Совет 1: Как упорядочить документы

Когда документов накопилось слишком много, и они лежат в одной стопке, бывает сложно разобраться, что к чему относится. Еще сложнее найти нужный документ. Для решения этой проблемы требуется упорядочить документы. Описанный метод подходит не только для того, чтобы упорядочить документы на бумажных носителях, он вполне применим и к документам в электронном виде, разумеется, с небольшими допущениями.
Инструкция
1
Упорядочить документы несложно, даже если их слишком много. Просмотрите все имеющиеся документы и составьте список категорий, по которым вы будете их сортировать. Определите, будут ли в этом списке подкатегории. Например, в общей категории договоров можно выделить договоры на поставку, на предоставление услуг. Среди приказов выделить общие приказы, касающиеся деятельности фирмы, и кадровые приказы.
2
Когда список категорий составлен, определите, каким образом и во что вы поместите документы. Согласуйте с руководством затраты на приобретение канцелярских товаров (папок, файлов, цветных стикеров), ведь заниматься сортировкой и распределением документов приятнее, если не приходится возиться со старыми рассыпающимися папками.
3
Рассортируйте имеющиеся документы в соответствии с составленным вами списком. Разложите их по разным стопкам. Если возникнет необходимость, надпишите их карандашом или наклейте стикер (чтобы не запутаться в процессе сортировки).
4
Оцените, поместятся ли документы одной категории (подкатегории) в папку, и подшейте их. Документы лучше разложить по дате их составления. Как правило, в повседневной работе документы подшиваются по мере их создания, самые свежие документы оказываются наверху. При передаче дел в архив порядок меняется (сверху находится самый ранний документ, снизу – самый поздний по дате создания).
5
Если вы подшиваете в одну папку документы, созданные в разные годы, визуально отделите один год от другого с помощью цветного стикера или листом большего размера. Такие закладки значительно облегчают поиск нужного документа в дальнейшем.
6
Составьте реестр всех подшитых документов с указанием значимых сведений (номером документа, датой его составления, содержанием). Поместите реестр либо перед всеми документами (сверху), либо закрепите его на обложке папки. При этом учитывайте, что папка может пополняться новыми документами, поэтому оставьте в реестре свободные графы, которые можно будет заполнить от руки при вложении очередного документа.
7
По необходимости, составьте реестр всех папок с документами с указанием содержимого каждой папки, даты ее создания и окончания ведения, места хранения и так далее. Расставьте папки так, чтобы ими было удобно пользоваться и не приходилось «пробиваться» к ним через тонну макулатуры.

Совет 2: Как упорядочить договоры о поставке товара

Документация предприятия должна содержаться в порядке. Чтобы можно было легко найти нужный договор поставки товара среди других деловых бумаг, стоит завести под них отдельную полку или папку. Но не только. Сами договоры тоже необходимо упорядочить.
Инструкция
1
Соберите все договоры, которые вы хотите привести в порядок, и оцените их. Обратите внимание на то, как часто они заключаются и с какими партнерами. Это поможет вам выбрать способ классификации документов.
2
Если партнеров много, больше подойдет способ упорядочивания договоров по дате их заключения. В том случае, когда на протяжении длительного периода договоры заключаются с одними и теми же фирмами, их можно сгруппировать в отдельную категорию (папку) по контрагентам. А в некоторых случаях достаточно просто расположить договоры в алфавитном порядке по названиям фирм-партнеров.
3
Какой бы из способов вы ни выбрали, не забывайте, что объемные папки очень неудобны в использовании. Просмотрите договоры и уберите из общей стопки те, срок действия которых истек. Заведите под них отдельную папку. К таким договорам чаще всего обращаются только от случая к случаю, в повседневной работе они не требуются.
4
Располагая договоры в хронологическом порядке, придерживайтесь общих принципов ведения и хранения документации. В тех папках, которыми часто пользуются, недавно заключенные договоры располагаются сверху. Снизу находятся документы с более ранним сроком создания. При подшивке в архив, наоборот, сверху должен находиться первый, а снизу – самый последний заключенный договор.
5
Используйте маркеры, ярлыки, закладки и прочие канцелярские товары, чтобы визуально отделить одну категорию от другой. Следите за тем, чтобы такие разделители явно выделялись в папке. Это значительно облегчит поиск нужных документов.
6
После того как все договоры поставки товаров будут разложены в папке подходящим способом, обязательно составьте реестр документов. Вынесите его на обложку или вложите в папку поверх всех договоров. Оставьте в реестре пустые строки. Вкладывая новый договор, вносите информацию о нем в реестр.

Совет 3: Как упорядочить значки

В системе Windows на Рабочем столе размещаются значки программ, которые в основном являются их ярлыками запуска. Их можно размещать различным образом, перетаскивая мышью. В папках тоже отображаются значки различных файлов. Данная инструкция поможет упорядочить значки различным образом.
Вам понадобится
  • Установленная операционная система семейства Windows
Инструкция
1
Для поддержания порядка на Рабочем столе задействуйте автоматические средства, предусмотренные интерфейсом операционной системы. Для этого вызовите контекстное меню. В любой свободной от значков области Рабочего стола кликните правой кнопкой мыши.
Контекстное меню свободной области Рабочего стола
2
В появившемся меню найдите пункт «Упорядочить значки». Наведите на него указатель мыши. Если дополнительное меню не появится, необходимо кликнуть левой кнопкой. В открывшемся меню доступны различные варианты упорядочивания значков.Пункты «Имя», «Размер», «Тип» и «Изменен» задают очерёдность сортировки. Выберете требуемый вариант сортировки – по имени, по размеру, по расширению или по дате внесённых изменений. Значки будут размещаться в один или несколько столбцов от левого края Рабочего стола. Не будут сортироваться лишь те, которые являются стандартными, такие как Мой Компьютер, Мои документы и прочие из них.
Контекстное меню
3
Выберете пункт «Автоматически». Это заставит значки выстроиться по левому краю Рабочего стола, а при их перемещении будет меняться порядок следования всё в тех же столбцах. Если вас это не устраивает, снимите галочку с пункта «Автоматически».
4
Можно задать способ сортировки, при котором значки будут занимать не любую позицию, а будут фиксированы друг от друга в периодических позициях не ближе, чем определённое фиксированное расстояние. Это напоминает размещение значков в узлах невидимой решётки. Чтобы активизировать такой режим упорядочивания, воспользуйтесь пунктом «Выровнять по сетке».
5
Можно упорядочить значки в папках. Меню «Упорядочить значки» вызывается по клику правой кнопки мыши в свободной области открытой папки. Иначе его можно вызвать из меню «Вид», которое расположено в верхней части окна папки. Этот пункт меню задаёт различные наборы правил сортировки – «Эскизы страницы», «Плитка», «Значки», «Список», «Таблица».
Контекстное меню в открытой папке
Источники:
  • Значки рабочего стола Windows XP
Источники:
  • как упорядочить свою работу
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше