Для того чтобы провести презентацию, нужен определенный повод, например, открытие чего-либо, вывод нового продукта на рынок, запуск нового оборудования и другое. В последнее время поводом для презентаций является предоставление новой услуги или такие события, когда новая торговая марка выходит на рынок.
Итак, определившись с поводом презентации, следует остановить внимание на следующих моментах.
- Место проведения презентации каждой компанией определяется индивидуально, как правило, выбор того или много места зависит от целей мероприятия и рода деятельности компании. Довольно часто в качестве мест проведения презентации выбираются площади заказчиков. Такой выбор вполне оправдан, если речь идет об открытии комбината или завода, когда цель презентации - знакомство с принципами работы предприятия и непосредственно с ним.
- От целевой аудитории (состава приглашенных лиц) во многом зависит достижение поставленных целей. Поэтому необходимо четко распланировать, кого стоит, а кого не стоит приглашать на предстоящую презентацию.
- Высказывание «Краткость – сестра таланта» действует и применительно к презентациям. Ее торжественная часть должна быть именно краткой и деловой. Наиболее оптимальным вариантом считается, когда количество выступающих в торжественной части презентации не превышает трех человек, поскольку задача презентации состоит в том, чтобы создать благоприятное впечатление у присутствующих на ней персон, а не утомить бесконечно долгими размышлениями. Для улучшения восприятия речи оратор может использовать видеоматериал, сопровождающий его повествование.
- Презентация должна заканчиваться неформальным общением гостей и сопровождаться фуршетом.
- Неотъемлемой частью презентации являются памятные подарки.
Таким образом, для того чтобы грамотно провести презентацию, следует продумать каждый этап ее организации до самых мелочей, учесть максимальное количество обстоятельств, которые могут иметь ключевое значение в создании соответствующего впечатления о планируемом мероприятии.