Совет 1: Как оформить официальный запрос

Письмо-запрос – часть деловой переписки между организациями или между организациями и гражданами. Его главной целью является получение автором от адресата каких-либо официальных сведений или документов. При оформлении письменного запроса необходимо соблюдать определенные правила.
Вам понадобится
  • - бланк организации;
  • - бумага формата А4;
  • - компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
  • - принтер;
  • - конверт.
Инструкция
1
Подготовьте черновик письма. Если вы направляете запрос от имени организации, используйте фирменный бланк. Просьбу частного лица можно написать от руки или напечатать на обычной бумаге формата А4.
2
Составьте «шапку» письма. В нее входят реквизиты обеих сторон, заголовок, обращение. Сведения об адресате письма разместите справа, в верхнем углу листа. Перечислите должность, фамилию и инициалы официального лица, которому направлен запрос, например, «Начальнику департамента образования администрации Томской области И. И. Иванову».
3
Способ представления реквизитов автора письма зависит от его юридического статуса. Если отправитель запроса – организация, то сведения о ней приводятся на бланке в левом верхнем углу. Гражданин, самостоятельно готовящий официальное обращение, должен сразу после реквизитов адресата перечислить свои данные: фамилию, имя и отчество полностью, адрес по прописке и фактического места проживания, контактный телефон. Например:«Генеральному директору ООО «Управляющая компания»И. И. ИвановуСидорова Петра Петровича,зарегистрированного по адресу:г. Ижевск, ул. Первая, д. 1, кв. 1, проживающего по адресу:г. Ижевск, ул.Вторая, д. 2, кв. 2,телефон: 33-33-33».
4
Сформулируйте заголовок письма. Он должен кратко отражать суть запроса, например: «О предоставлении сведений о среднесписочном составе коллектива за 1 полугодие». Напечатайте заголовок слева под реквизитами вашей организации. В запросе частного лица этот элемент не используется.
5
Отступите от заголовка письма или от реквизитов сторон 2-3 строки и напечатайте обращение к адресату. В запросе организации используйте деловую форму: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемый г-н Иванов!». Частное лицо может указать в этой строке только вид обращения, не упоминая имени-отчества корреспондента, например, «запрос», или «информационный запрос», или «запрос о предоставлении сведений».
6
Напишите основную часть письма. В ней кратко расскажите о ситуации, в связи с которой вы направляете данный запрос, обоснуйте необходимость предоставления вам запрашиваемых сведений. Излагайте мысли и факты грамотно и без эмоций. При необходимости ссылайтесь на действующее законодательство, гарантирующее ваше право на получение официальной информации.
7
К письму вы можете приложить копии документов. В тексте после основной части обязательно укажите количество приложений и объем каждого из них, например: «Приложения: 1. Копия паспорта гражданина РФ на 1 л. в 1 экз.2. Копия свидетельства о браке на 1 л. в 1 экз.»
8
В конце запроса поставьте дату и личную подпись. Документ, направляемый от имени организации, подписывает руководитель. Номер и дату исходящего письма укажите в специальной строке бланка.
9
Проверьте черновой вариант запроса, исправьте ошибки. В организациях часто требуется согласовать письмо с ответственными сотрудниками. Затем напечатайте отредактированный вариант и отправьте по почте.

Совет 2: Как оформить запрос

Любая государственная или муниципальная организация обязана рассматривать поступающие обращения граждан, включая информационные запросы, и в течение месяца с момента их получения давать ответ на вопросы, входящие в ее компетенцию.Если ваш вопрос относится к компетенции иной организации, заявителю обязаны дать рекомендацию, куда именно ему надлежит обратиться.
Вам понадобится
  • - компьютер;
  • - доступ в интернет;
  • - официальный адрес сайта интересующей организации;
  • - принтер;
  • - авторучка;
  • - почтовый конверт;
  • - бланки уведомления о вручении и описи вложений (по желанию).
Инструкция
1
Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» требует, чтобы в обращении было указано, кто и куда обращается (достаточно названия организации), и координаты для ответа по почте. Не будет лишним и указать телефон для связи, можно мобильный.Могут потребоваться и дополнительные параметры для идентификации. Например, ваш ИНН при обращении в налоговую инспекцию.Если вы намерены отправить запрос по почте, обязательно распишитесь под текстом.
Закон приравнивает онлайн обращения к обычным письмам
2
Составление запроса надо начинать с так называемой «шапки». Это несколько строчек в правом верхнем углу.
В первой вы пишете, в какую организацию обращаетесь. Например, «В Министерство внутренних дел РФ».
Во второй после слова «от» (с маленькой буквы) свои фамилию, имя и отчество полностью.В третьей – «проживающего (ей) по адресу» и свой адрес с почтовым индексом. Ниже можете указать свой телефон.Если вы зарегистрированы по месту жительства по одному адресу, а живете по другому, в некоторых случаях адрес регистрации может иметь значение. Например, в обоснование, почему вы обращаетесь в организацию региона, в котором не живете.
3
При заполнении формы онлайн обращений на официальном сайте организации «шапка» формируется автоматически. Вам остается только заполнить необходимые поля.Заполнив «шапку», далее пишем по центру «Информационный запрос». При заполнении онлайн формы можно этих слов и не писать. К тому же тему и жанр обращения в этом случае можно выбрать из выпадающего списка. Смотрим, какие варианты предлагаются, и останавливаемся на ближайшем по смыслу.
4
А теперь собственно текст запроса. Можно начать его с фразы «В соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан прошу предоставить мне разъяснения по следующим вопросам:...»Дальше формулируете, что именно хотите узнать. Лучше нумеровать вопросы по порядку, каждый начинать с новой строки: так удобнее читать.Формулировать лучше кратко, ясно, самую суть. Если вдаваться в подробности, то только самые значимые, дающие полную картину. Чем больше в тексте ссылок на положения действующего законодательства (но, конечно, строго к месту), тем лучше: с грамотным человеком дело иметь всегда приятнее, в том числе и заочно.
5
Изложив все интересующие вопросы, вы можете добавить просьбу прислать ответ на адрес фактического проживания и указать его с индексом. Закон это позволяет.Онлайн обращение вы отправляете, нажав специальную кнопку. Иногда затем вам могут предложить проверить текст перед окончательной отправкой. Лучше не пренебрегать этой возможностью: несколько раз внимательно перечитать. Если нашли неточность, не поздно вернуться и исправить.Закон приравнивает онлайн-обращения к обычным письмам.
6
Если наш выбор - обычная почта (онлайн формы на сайте может и не быть, хотя сейчас таких структур становится все меньше), распечатываем запрос. Можно сделать его и от руки, но почерк должен быть разборчив.
Ставим по текстом дату и подпись и идем на почту.Можно отправить запрос обычным письмом. Для надежности лучше сделать это заказным с описью вложений и уведомлением о вручении. В этом случае чиновники не отвертятся, будто якобы не получали.А теперь ждем ответа.
Обратите внимание
В обращении не должно содержаться оскорблений и угроз в чей бы то ни было адрес. При их наличии чиновники получают полное право отказать в рассмотрении.

Если вы пишете,потому что чем-то недовольны, эмоции придется оставить при себе. Тому, кто будет читать запрос, до них дела нет, а писем через него проходит сотни.
Совет полезен?
Официальные ответы из вышестоящих организаций служат лучшим аргументом при спорных вопросах с чиновниками низового уровня. Ответ на бланке с подписью государева человека, который явно выше по рангу, производит эффект волшебной палочки.
С этих позиций, если есть выбор между ответом на почтовый адрес или на E-mail, лучше остановиться на первом варианте. Ждать придется дольше, но и гипнотическая сила у бумажки больше.

К тому же чиновник видит, что перед ним человек, знающий свои права и умеющий их при надобности отстоять. Раз запрос написать смог, значит, и с жалобой на его неправомерные действия справится. А таких чиновники сами боятся и предпочитают не связываться.
Источники:
  • Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»
Источники:
  • Деловые письма: просьбы и запросы
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500