Совет 1: Как оформить обложку дела

Согласно действующему законодательству РФ, личное дело заводится не на всех работников. Это требование обязательно только в отношении государственных служащих. Тем не менее, во многих коммерческих организациях также существует подобная практика, особенно в отношении тех работников, которые занимают ответственные должности.
Как оформить обложку дела
Инструкция
1
Личное дело работника представляет собой папку со всеми необходимыми документами (заявление о приеме на работу, анкета или личный листок по учету кадров, автобиография или резюме, копия приказа о приеме на работу, приказы о поощрениях и взысканиях и т.д.). Поэтому для его составления снимите все необходимые копии и возьмите у сотрудника оригиналы.
2
Обложка личного дела должна составляться по форме, установленной ГОСТом 17914-72. Правда в настоящее время (особенно, в коммерческих организациях) это соблюдается не всегда. Но во избежание недоразумений и проблем с контролирующими инстанциями, необходимо следить, чтобы на обложке личного дела содержался необходимый минимум информации.
3
В верхней правой части обложки укажите порядковый номер дела (обычно – табельный номер). Именно под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (журнале) учета личных дел». В этой книге должна содержаться следующая информация: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, а также дата постановки дела на учет и дата снятия дела с учета.
4
В некоторых организациях, помимо порядкового (табельного) номера дела в правом верхнем углу обложки еще заполняют графы: «Фонд №____» и «Опись №____».
5
В средней части обложки напишите полное наименование организации. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Восток». Под ним сокращенное название организации: «ООО «Восток», а еще ниже – наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник. Например: «отдел снабжения». Под этими данными указывается: «Личное дело №…» - в соответствии с табельным номером, упомянутым в верхней правой части. Сразу вслед за этим напишите фамилию, имя и отчество сотрудника в именительном падеже.
6
В правом нижнем углу обложки личного дела должны быть такие записи:
- «Дата начала»;
- «Дата окончания»;
- «На _____ листах»;
- «Хранить _______».

Совет 2: Как оформлять личные дела сотрудников

Личные дела могут заводиться на каждого сотрудника, работающего на предприятие. Но особенно внимание уделяют оформлению таких документов в отношении руководителей и ведущих специалистов организации. Чтобы корректно и в нужном объеме отразить необходимую информацию о человеке как о работнике, стоит выполнять ряд требований, предъявляемых к составлению личного дела каждого из них.
Как оформлять личные дела сотрудников
Инструкция
1
Статья 85 Трудового кодекса Российской Федерации определяет понятие "персональные данные работника". И согласно этому положению, необходимо заполнять на каждого работника оформлять личное дело. Заводите его сразу же после издания приказа о приеме человека на должность. Основное требование к оформлению этого документа - заполнение в хронологическом порядке. То есть все бумаги должны подшиваться по мере поступления.
Как оформлять личные дела <strong>сотрудников</strong>
2
Список документов, которые обязательно должны присутствовать в каждом личном деле определен в 5 пункте Указа Президента РФ от 01.06.1998 за №640. В него входят: внутренняя опись документов, анкета работника, резюме, копии документов об образовании и удостоверения личности, справки, которые подтверждают изменения различных персональных данных человека (это могут быть копии свидетельства о браке, получения ИНН, страхового свидетельства, о рождении детей и другие) и трудовой контракт. В обязательном порядке в личном деле должны находится копии всех приказов, касающихся различных назначений, поощрений, командировок, отпусков, данных аттестаций, характеристик и т.д. И, конечно же, в каждом личном деле должен находиться план карьерного роста человека. Если нужно к какому-либо из этих документов уточнение, то оно отмечается в дополнительной строке "Примечание".
Как оформлять личные дела <strong>сотрудников</strong>
3
При получении любого вида документов из серии тех, что будут подшиты в личное дело, составляется опись. Она помогает вести более упорядоченный учет сведений о работнике. Ее обязательно должен подписать составитель, указывая при этом свою должность, расшифровывая свою подпись и проставляя дату. При закрытии личного дела подшивается заявление работника об увольнении или документы, которые обосновывают необходимость увольнения, копия приказа.
Как оформлять личные дела <strong>сотрудников</strong>
Полезный совет
Храните личные дела сотрудников только в сейфе. Выдавать их вы можете только определенному ряду сотрудников, которые непосредственно имеют доступ к кадровой информации.
Обратите внимание
Срок хранения дела в каждом случае определяется действующим законодательством РФ.
Источники:
  • личное дело титульный
ПОИСК
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500