Совет 1: Как написать письмо о согласовании

При подготовке совместного проекта между различными организациями или подразделениями одного предприятия нередко возникает необходимость обсуждения отдельных деталей и условий реализации. В таком случае запускается механизм согласования, который позволяет, учитывая интересы сторон, выработать общую позицию по всему списку вопросов. Оформление такого письма подчиняется общим законам делопроизводства, однако имеет некоторые особенности.
Как написать письмо о согласовании
Инструкция
1
Подготовьте список вопросов, подлежащих согласованию. Как правило, письмо, содержащее такие условия, является самостоятельным документом, предшествующим заключению основного договора. Оно может быть в некоторых случаях использовано как внутренний документ, необходимый для выработки общего решения и требующий подтверждения правомочности у разных служб (безопасности, юридической, финансовой, проектной и т.д.). В других случаях его готовят для обсуждения спорных вопросов с организациями-партнерами в работе над совместным проектом.
2
Для оформления письма-обращения к контрагенту вам понадобятся его реквизиты и те самые условия, которые подлежат согласованию. Начните письмо с указания адресата в верхнем правом углу (наименование организации-партнера, должность, фамилия и инициалы ответственного лица). Здесь же кратко сообщите тему письма «о согласовании ...» . Название документа в таком случае писать не нужно. Первой фразой письма будет обращение по имени и отчеству к лицу, ответственному за разработку части проекта, которую ведет их организация. Разумеется, не забывая прибавить слово «Уважаемый». Далее обратитесь с просьбой рассмотреть предложенные условия, приведя их перечень, и вынести решение о согласовании.
3
В заключительной части письма сообщите срок, в который необходимо провести согласование и внести необходимые поправки или принять предложение в полном объеме. Далее следует дата составления письма, подпись ответственного лица и ее расшифровка в скобках.
4
Обратите внимание, что письмо о согласовании может быть как основным документом, закрепляющим условия предварительного соглашения, так и сопроводительным. Письмо, к которому будет прилагаться протокол согласования или другой документ в виде списка или перечня, должно будет содержать пункт «Приложение». В нем назовите прилагаемые документы (предварительно пронумеровав их), предлагаемые к согласованию сторонами.
Обратите внимание
Обратите внимание, что письмо о согласовании может быть как основным документом, закрепляющим условия предварительного соглашения, так и сопроводительным.
Полезный совет
Не забудьте до отправки зарегистрировать письмо у секретаря в качестве исходящего документа.

Совет 2 : Как согласовывать документы

В процессе работы и подготовки документов важная роль отводится их согласованию, которое может быть внутренним, где документы визируется отделами самой организации или внешним, связанным с согласованием документов другими учреждениями. Юридически правильно согласованный документ дает право на осуществление действий, предусмотренных законами, нормами и правилами. Документы, прошедшие процедуру согласования, скрепляются печатью или штампом.
Как согласовывать документы
Инструкция
1
Работая сотрудником организации, в обязанности которого входит внутреннее и внешнее согласование документов, необходимо владеть четкой информацией о том, какие отделы компании отвечают за их визирование.
2
Составьте список документов, которые необходимо будет согласовывать в течение всего периода работы. Четко определитесь с отделами, отвечающими за их визирование. Составьте таблицу, в которой будут указаны виды документов, подлежащих обязательному согласованию, отделы, ответственные за проведение этой работы, должности, фамилии, имена, отчества сотрудников, их телефоны и адреса электронной почты.
3
Определитесь с документом, который необходимо согласовать. Составьте план, указав очередность обращения в отделы организации. Выясните сроки исполнения работы, переговорив с каждым сотрудником всех подразделений компании, ответственных за визирование документа.
4
Внимательно следите за сроками согласования документа, быстро реагируйте на любые изменения, вносимые в него сотрудником отдела. Если возникают какие-либо сомнения по внесенным в документ правкам, обязательно проконсультируйтесь со специалистами организации, уточнив все нюансы. Это поможет в последующем сократить время согласования и позволит юридически грамотно оформить документ.
5
В каждом отделе организации после прохождения процедуры согласования на документе ставится виза. Это может быть штамп отдела или гриф «Согласовано» с указанием должности сотрудника, его фамилии и подписи. Проследите за тем, чтобы каждый работник, отвечающий за согласование документа, правильно его завизировал. В противном случае, он не будет подписан руководителем организации.
6
Последним звеном, визирующим документ, является руководитель предприятия. Документ считается согласованным юридически грамотно только при наличии подписей руководства, сотрудников всех отделов, печати или штампа предприятия.
7
При внешнем согласовании документов, требующих их визирования различными учреждениями, ознакомьтесь со списком организаций, в которые предстоит обратиться. Узнайте подробную информацию об отделах, их сотрудниках, занимающихся согласованием. Созвонитесь с ними или отправьте сообщение по электронной почте, уточнив необходимый перечень документов. Согласуйте время встречи.
8
Подготовьте для сотрудника учреждения, занимающегося внешним согласованием документов, перечень вопросов, связанных со сроками визирования и процедурой внесения изменений. Составьте официальное заявления по установленной форме, указав перечень документов, подлежащих согласованию. Контролируйте сроки визирования документов и правильность их оформления.
Обратите внимание
Постановления, акты, а также различные решения не относятся к документам, подлежащим согласованию. Визированием документов занимаются отделы, деятельность которых напрямую связана с необходимостью осуществления контроля над выполнением действий юридического или другого характера, отраженных в тексте документа.
Полезный совет
Лица, ответственные за согласование документов, определяются ответственным исполнителем. Чаще всего ими становятся должностные работники, выполняющие свои обязанности согласно должностной инструкции.
Источники:
  • Экономический словарь. Визирование документа
  • Документоведение
  • как оформляется согласование документа

Совет 3 : Как написать письмо о встрече

Деловые встречи не всегда рассматриваются партнерами по бизнесу как обязательные, потому что есть много своих дел. Чтобы присутствовали все нужные люди, письмо о встрече надо составлять в убеждающем ключе. Так можно влиять на поведение и планы других людей.
Как написать письмо о встрече
Инструкция
1
Уведомите получателя письма о том, что ознакомились с его запросом. Этот прием уместно использовать, если адресат ждет какой-либо реакции, а его вопрос удобнее решать именно при личной встрече. Используйте такую возможность, позвоните человеку и сообщите, что направили письмо с пояснениями. В этом случае вы будете уверены, что сообщение внимательно прочитают.
2
Выразите понимание проблем, которые предстоит решить. В нескольких предложениях опишите, что разделяете мнение об актуальности и своевременности поставленных вопросов.
3
Перечислите преимущества присутствия адресата на предстоящей встрече. Найдите не менее пяти причин, по которым человеку захочется выделить время на мероприятие. Указанные причины должны быть сформулированы с точки зрения другой стороны. Например, придет специалист, который специально проконсультирует по всем вопросам, но другой возможности встретиться с ним в ближайшее время не будет. Расположите причины по мере убывания важности.
4
Расскажите о дополнительных аргументах в пользу предложения. Теперь можете указать причины, которые не столь важны для адресата, но повлияют на его поведение. Например, на встречу приглашен директор подразделения, который непременно обратит внимание, если кто-то будет отсутствовать. Чтобы не портить репутацию, лучше не пропускать мероприятие.
5
Укажите простой и легко доступный способ обратной связи. У адресата могут появиться вопросы, предложения или уточнения. Дайте ему возможность моментально соединиться с ответственным лицом, а не заниматься поиском контактных данных.
Обратите внимание
Распространенная ошибка - просить человека как можно быстрее связаться после получения письма и сообщить о своем решении. Вместо этого укажите конкретное время, до которого адресат должен позвонить. Если он этого не сделает, будет повод напомнить ему о встрече.
Источники:
  • Составление деловых писем

Совет 4 : Как начать ответ на письмо

К электронной почте люди привыкают быстро. За вечер можно обменяться десятком-другим сообщений, и переписка с друзьями и родственниками довольно часто напоминает устный диалог. Однако при составлении деловых писем необходимо следовать нормам этикета, а они для электронной и обычной почты примерно одинаковы.
Как начать ответ на письмо
Вам понадобится
  • - компьютер с подключением к интернету;
  • - телефонный справочник.
Инструкция
1
Сформулируйте цель вашего сообщения. Записывать ее не обязательно, но вы должны четко представлять, хотите вы добиться нового контракта, заполучить новых клиентов, привлечь на работу нового сотрудника, предъявить претензию или просто поздравить партнеров с праздником.
2
Подумайте, кто именно должен получить ваше письмо. От этого во многом зависит его форма. Может быть, вам вообще не потребуется ничего писать, а достаточно будет позвонить по телефону, обсудить ситуацию на специализированном форуме или решить вопрос при личной встрече.
3
Выберите тип письма. Для потребителя это может быть предложение товара или услуги, другая информация рекламного характера. Вы можете провести анкетирование. Банки нередко напоминают клиентам о задолженности по или новых условиях кредитования. В адрес человека, которого вы бы хотели видеть в своем коллективе, можно направить информацию о вакансиях и уведомление о приеме на работу. Некоторые сообщения сотрудники фирмы обязательно должны получать в письменном виде. Это информация о дисциплинарных взысканиях и предупреждение о сокращении. Партнерам обычно пишут новые предложения, претензии и извинения.
4
Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты, поэтому лучше сразу разработать формы. Заполненный бланк можно отправить по электронной почте в качестве вложения или распечатать и послать по обычной почте простым или заказным письмом. Вверху должен стоять название вашего предприятия, а еще лучше - логотип. Чуть ниже располагаются дата и номер, а если нужно - то и ссылки на сетевые ресурсы (например, если на официальном сайте выложены условия контракта или конкурсная документация). Лучше отвести графу и для темы письма. Выделите ее жирным шрифтом. Это даст возможность вашему адресату быстрее сориентироваться в документах, которые ежедневно поступают ему на подпись.
5
Уточните фамилию, имя, отчество и должность лица, которому предназначено письмо. Многие фирмы имеют свои сайты или хотя бы домашние странички в Интернете. Контакты там наверняка есть. Можно позвонить секретарю и выяснить, кто из сотрудников занимается тем или иным вопросом. На предприятии могут быть однофамильцы и даже сотрудники, у которых совпадают фамилия и инициалы.
6
Начните письмо с личного обращения по имени и отчеству. Уместно будет добавить к нему слово "уважаемый", даже если вы пишете письмо о дисциплинарном взыскании.Во вступительной части напомните адресату о предыдущем контакте, даже если он был достаточно давно. Не исключено, что этот сотрудник занимается многими проблемами. Необходимо дать ему возможность сориентироваться, а заодно и показать, что вы цените его время. Это может быть ссылка на контракт, подписанный такого-то числа, или сообщение, что резюме, размещенное на сайте, рассмотрено руководством. Если вы пишете ответ, укажите, какое именно действие вашего респондента послужило поводом.
Видео по теме
Обратите внимание
Не забудьте о том, что деловое письмо должно быть коротким и понятным. Структурируйте его. Каждое предложение должно содержать законченную мысль. Самое важное поместите в начале и в конце основной части письма.

Не менее важно корректно закончить письмо. Если вы не очень хорошо знаете человека, к которому обращаетесь, наиболее уместным будет выразить ему уважение, после чего поставить свою подпись.
Полезный совет
Если все ваше сообщение будет находиться в теле письма, тему можно указать в специальной графе, предусмотренной интерфейсом почтового сервера или почтовым клиентом. В самом сообщении тему можно в этом случае не указывать.

Если вы пишете письмо родственнику или знакомому, с
которым общаетесь не очень часто, начните его с вашего обычного обращения с этим человеком. В этом случае возможны все варианты приветствия, принятые в вашем кругу. Выбор зависит от того, насколько близки ваши отношения. В основной части опишите, как обстоят ваши дела, при этом старайтесь писать о хорошем и плохом (если есть такая необходимость) вперемежку.
Источники:
  • Дистанционный консалтинг. Составление деловых писем
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500