Совет 1: Как написать письмо о согласовании

При подготовке совместного проекта между различными организациями или подразделениями одного предприятия нередко возникает необходимость обсуждения отдельных деталей и условий реализации. В таком случае запускается механизм согласования, который позволяет, учитывая интересы сторон, выработать общую позицию по всему списку вопросов. Оформление такого письма подчиняется общим законам делопроизводства, однако имеет некоторые особенности.
Как написать письмо о согласовании
Инструкция
1
Подготовьте список вопросов, подлежащих согласованию. Как правило, письмо, содержащее такие условия, является самостоятельным документом, предшествующим заключению основного договора. Оно может быть в некоторых случаях использовано как внутренний документ, необходимый для выработки общего решения и требующий подтверждения правомочности у разных служб (безопасности, юридической, финансовой, проектной и т.д.). В других случаях его готовят для обсуждения спорных вопросов с организациями-партнерами в работе над совместным проектом.
2
Для оформления письма-обращения к контрагенту вам понадобятся его реквизиты и те самые условия, которые подлежат согласованию. Начните письмо с указания адресата в верхнем правом углу (наименование организации-партнера, должность, фамилия и инициалы ответственного лица). Здесь же кратко сообщите тему письма «о согласовании ...» . Название документа в таком случае писать не нужно. Первой фразой письма будет обращение по имени и отчеству к лицу, ответственному за разработку части проекта, которую ведет их организация. Разумеется, не забывая прибавить слово «Уважаемый». Далее обратитесь с просьбой рассмотреть предложенные условия, приведя их перечень, и вынести решение о согласовании.
3
В заключительной части письма сообщите срок, в который необходимо провести согласование и внести необходимые поправки или принять предложение в полном объеме. Далее следует дата составления письма, подпись ответственного лица и ее расшифровка в скобках.
4
Обратите внимание, что письмо о согласовании может быть как основным документом, закрепляющим условия предварительного соглашения, так и сопроводительным. Письмо, к которому будет прилагаться протокол согласования или другой документ в виде списка или перечня, должно будет содержать пункт «Приложение». В нем назовите прилагаемые документы (предварительно пронумеровав их), предлагаемые к согласованию сторонами.
Обратите внимание
Обратите внимание, что письмо о согласовании может быть как основным документом, закрепляющим условия предварительного соглашения, так и сопроводительным.
Полезный совет
Не забудьте до отправки зарегистрировать письмо у секретаря в качестве исходящего документа.

Совет 2: Как написать сопроводительное письмо к договору

В деловой переписке зачастую возникает необходимость направить отпечатанный текст договора в адрес другого лица. Опосредовать эту процедуру поможет сопроводительное письмо.
Как написать сопроводительное письмо к договору
Вам понадобится
  • - отпечатанный текст договора;
  • - компьютер с принтером;
  • - печать.
Инструкция
1
Начните письмо с «шапки», которая располагается в верхнем левом углу бланка. Здесь укажите должность, фамилию и инициалы лица, которому направляется договор, название организации, в которой он работает, юридический адрес организации. Если договор направляется индивидуальному предпринимателю, в «шапке» укажите его статус (ИП), фамилию, инициалы, адрес.
2
Предварите основной текст письма приветствием. Его можно начать со слова «уважаемый», после которого следует обращение по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Иван Иванович!». Приветствие пишется ниже шапки посередине листа и обычно выделяется жирным шрифтом.
3
Далее переходите к основному тексту сопроводительного письма. Самое главное, что требуется отразить, – это факт направления договора. Используйте фразы типа: «Направляем для рассмотрения и подписания проект Договора оказания услуг». Если речь идет об уже заключенном договоре, укажите его номер и дату.
4
Затем, когда в этом есть необходимость, напишите, на что вы хотите обратить внимание адресата, изложите свои предложение или просьбу, связанные с направляемым договором. Избегайте упоминать о вещах, не относящихся к направляемому договору.
5
После основного текста напишите слово «Приложение:» и назовите договор, который направляется, укажите количество листов и экземпляров.
6
Сопроводительному письму присвойте дату и номер и зарегистрируйте его в журнале учета исходящей корреспонденции. Соответственно, оно должно быть подписано руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, а подпись - удостоверена печатью.
Обратите внимание
Если вы действуете от лица фирмы, для написания сопроводительного письма используйте фирменный бланк организации.
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500