Совет 1: Как написать вежливый отказ на коммерческое предложение

Коммерческое предложение, описание услуг и возможностей сотрудничества остается популярным рекламным инструментом при общении с потенциальными партнерами. Сотрудничество с одной компанией означает отказ для всех остальных - и важно правильно составить письмо, чтобы не терять перспективные контакты

Почему от коммерческого предложения отказываются?



Как правило, коммерческое предложение - это первая стадия переговоров: клиент еще не решил, с кем именно он будет работать, поставщики или подрядчики ждут его решения и стараются привлечь внимание к себе. Коммерческие предложения рассылаются десятками - это возможность показать себя в лучшем свете, описать все свои возможности и создать у потенциального партнера хорошее впечатление. Как только решение принято, все поступившие предложения отправляются в папку с перспективными контактами на случай, если придется менять исполнителя - и в этой ситуации важно правильно составить письмо-отказ, сохранив для себя возможность повторного обращения.

Этика отказа



В письме с отказом важно показать уважение к собеседнику - его предложение было достойным, он потратил время на обсуждение деталей, пусть и не увенчавшееся заключением договора, и ожидает от вас решения, пусть даже отрицательного.

Отказ оформляется на фирменном бланке компании в электронном или бумажном виде, в зависимости от ситуации. Стандарты делового общения требуют, чтобы обозначенная тема письма была нейтральной, без негатива - подойдут фразы «Ответ на ваше предложение», «О сотрудничестве», «О проведении работ». Выбирайте ту тему, которую адресат использовал в своем письме. Использовать для электронных писем автоматические темы ответа, например, «RE: Коммерческое предложение», нежелательно, чтобы не возникало ощущения невнимания к адресату.

Ничего нового в обращении к собеседнику для такого рода писем нет - желательно использовать имя отчество, если они вам известны, с добавлением слова «Уважаемый». В конце обращения ставится восклицательный знак или запятая, в зависимости от принятых в вашей компании стандартов оформления писем. Еще один важный элемент письменного отказа - ссылка на предложение, которое поступило к вам и на которое, собственно, вы и отвечаете отказом. Ссылку лучше вставлять в начало письма, сразу после обращения - «В ответ на ваш запрос от 6.08.12...», «На коммерческое предложение от 9 мая...».

Обязательно нужно выразить сожаление по поводу отказа. Если к письму с коммерческим предложением были приложены документы или информационные материалы, укажите, что вы их получили и ознакомились с ними - например, «Благодарим вас за подробную презентацию, наши специалисты ознакомились с предоставленной информацией, но, к сожалению, мы вынуждены отказаться от ваших услуг». Не забудьте указать причину отказа, если вы уполномочены это сделать - например, если коммерческое предложение не соответствует условиям тендера. Выбор более выгодного предложения в качестве причины отказа традиционно не озвучивается.

Совет 2: Как составить коммерческое предложение для компании

Для того чтобы ваше коммерческое предложение не оказалось в корзине среди десятков других, придерживайтесь простых правил при его написании, и тогда главная цель этого делового письма, а именно заключение контракта, будет достигнута.
Инструкция
1
Проанализируйте, какие потребности потенциального клиента поможет решить ваше предложение. Не имеет смысла информировать салон красоты об услугах по перевозке негабаритных грузов. Изучите клиента изнутри, поставьте себя на его место и подумайте, что именно могло бы его заинтересовать. Когда вам стало понятно, с чем ежедневно сталкивается организация или персона, начните письмо с ответов на вопросы о решении этих проблем.
2
Продумайте все выгоды, которые получит потенциальный клиент, если воспользуется вашим предложением. Не стоит, конечно, включать в текст письма три страницы сомнительных выгод, но подробно рассказать о 5-7 преимуществах вашего предложения все-таки стоит. Отталкивайтесь от того, в какой отрасли работает адресат, какова ситуация на рынке и положение в отрасли. Приведите наглядные примеры и расчеты. Подчеркните, что такие условия предлагаете только вы, и конкуренты не могут с вами соперничать.
3
Пишите персонализированное предложение. Для этого узнайте имя лица, принимающего решение о заключении контракта, его должность и обозначьте это в шапке письма. Также приветствуется использование обращений по имени и отчеству. Это повысит вероятность, что письмо не будет отправлено в спам, как все сообщения, начинающиеся словами «Уважаемые Господа». Клиент поймет, что он не один из сотни адресатов рассылки, а предложение составлено специально для него. В эпоху компьютеров персонализация коммерческих обращений упрощена - достаточно перед печатью забивать данные конкретного адресата в шаблон предложения.
4
Отдельно разъясните потенциальному клиенту, что от него требуется для заключения контракта и в какие сроки, чтобы письмо не оставляло неясностей по поводу сложной процедуры согласования условий. Здесь хорошо использовать такие обороты, как «для заключения договора Вам необходимо заполнить заявление». Дайте клиенту понять, что все остальные формальности будут решены сотрудниками вашей компании. Обязательно укажите все возможные способы связи, включая e-mail, телефон, icq, ссылки на социальные сети. Клиент, решивший обратиться к вашим услугам, не должен судорожно искать в интернете, как вас найти.
Видео по теме

Совет 3: Как начать коммерческое предложение

Коммерческое предложение - первое, что получают от вас клиенты и партнеры. Именно по нему они будут судить, стоить ли доверять вашей организации и сотрудничать с ней.
Инструкция
1
Коммерческое предложение составляйте на фирменном бланке вашей компании даже в том случае, если вы делаете его по электронной почте. Вставьте в оформление логотип и контактные телефоны офиса, где вы находитесь.
2
Начинайте коммерческое предложение со слова «Уважаемый». Обязательно обращайтесь к человеку по имени и отчеству. Персонифицированное письмо привлечет гораздо больше внимания получателя, чем обобщенное «Здравствуйте».
3
Затем подумайте, что может зацепить потенциального партнера. Именно первый абзац, начало коммерческого предложения, самый важный. Если он не вызовет интереса, человек просто, не дочитав письмо, отправит его в папку «Удаленные». Начните сообщение с выгоды, которую сулит сотрудничество с вами. Для каждой компании она своя. Потратьте немного времени и выясните, что на сегодняшний момент важно для той или иной организации.
4
Не используйте банальных общих фраз и понятий: деловое сотрудничество, взаимовыгодное общение, перспективное предложение. Именно с них чаще всего начинаются письма из рекламной рассылки (спама).
5
Расскажите в начале письма, какие проблемы решит для клиента сотрудничество с вашей компанией, от какой головной боли избавит. Например, если вы являетесь рекламным агентством полного цикла, а организация участвует в выставках, договоритесь о том, что все этапы подготовки вы берете на себя. Это избавит партнера от необходимости заключать и подписывать сложные контракты на аренду места, покупку и сборку стенда, разрешит все его сложности по поводу оформления рабочего места, завоза сувенирной продукции и раздаточных материалов. Набрав группу фирм, которые участвуют в одном выставочном мероприятии, вы сможете попросить у организаторов хорошую скидку на аренду, а также сэкономить на доставке материалов (все можно привезти на одной грузовой машине). Тем самым вы создадите «вилку» в цене, за счет которой участие компании в выставке будет ей стоить практически столько же, как и при самостоятельной организации. И таких примеров можно привести очень много - для каждого сегмента рынка существуют свои возможности.
6
После описания выгод от сотрудничества с вами переходите к рассказу о компании, контактным данным и т.д. Отправив письмо, нелишним будет на следующий день созвониться с потенциальным партнером и напомнить о себе. Это еще раз акцентирует его внимание на вашем предложении.
Видео по теме

Совет 4: Как написать коммерческое письмо

Коммерческое предложение, коммерческое письмо, предложение о сотрудничестве — все это разные названия одного и того же рекламного текста, который призван привлечь внимание получателя к вашей компании и вашим услугам или продукции. Чтобы избежать нескольких распространенных ошибок в коммерческом предложении, прислушайтесь к советам Дмитрия Кота — одного из лучших копирайтеров Рунета и мастера рекламных текстов.
Инструкция
1
Не пишите в самом начале фразу «коммерческое предложение». От этого ваше письмо проигрывает. Придумайте интересный заголовок, намекающий на возможность решения известной проблемы вашего адресата. Именно он «продаст» идущий ниже текст.


2
Начинайте без долгих вступлений, описывающих ситуацию на рынке, в отрасли, в вашей сфере деятельности. Ваша цель — продать не рынок и не вашу нишу, а собственные услуги.


3
Пишите простым языком. Не используйте узкоспециализированную терминологию. Клиенту, получившему ваше предложение, вовсе не обязательно знать, как называются все технические процедуры, которые ваша компания, к тому же, берет на себя.


4
Пишите на языке выгод для потребителя. Избыток личных местоимений и «яковыкание» выглядят как тщетные попытки поднять собственный статус. Однако чем больше важности, тем ниже будут продажи. Потребителю интересно, что он может от вас получить.


5
Старайтесь выделяться и отстраиваться от конкурентов, пишущих шаблонные предложения. Выделите то, на чем вы специализируетесь и чем отличаетесь от других подобных компаний. И переформулируйте это в выгоду.


6

Оптимальный размер коммерческого предложения — одна страница формата А4. Придерживайтесь его и используйте форматирование в тексте. Сплошные «простыни» воспринимаются очень плохо. Форматирование же поможет вам разделить текст на логические фрагменты, удобные для чтения. Размер каждого абзаца — не более 5-6 строк.
7
Используйте правильный фирменный бланк. Бланк — это элемент имиджа. Однако это не договор. Поэтому удалите из него все реквизиты, банковские счета, ИНН и ОГРН, не несущие никакой смысловой нагрузки.


8
В конце используйте призыв к действию и ограничение предложения, например, по времени: «Позвоните нам прямо сейчас! При оформлении заказа вы получите скидку ХХ%. Предложение действует ровно 6 дней».


Видео по теме
Источники:
  • Дмитрий Кот. Как писать эффективные коммерческие предложения
  • как писать коммерческое предложение

Совет 5: Как вежливо отказаться от работы

На собеседовании не только представитель компании оценивает потенциального сотрудника, но и наоборот. Случается, что человек подходит для работы, и его готовы принять в штат, но сам соискатель остался недоволен собеседованием и предложением работодателя. В этом случае нужно суметь вежливо отказаться от вакансии.
Инструкция
1
Сообщите о своем отказе как можно раньше. Желательно сделать это еще во время собеседования, если вы точно решили, что работа в данной организации вам не подходит. Если же вы приняли решение уже после собеседования, позвоните в отдел кадров и предупредите, что не сможете выйти на работу в назначенный день. Просто не явиться без предупреждения нельзя, ведь руководство рассчитывает на вас. Кроме того, отделу кадров потребуется дополнительное время на поиск нового сотрудника.
2
Не воспринимайте свой отказ от работы как трагедию. Порой люди мнутся, боятся сообщить о своем решении и даже подолгу работают, искренне ненавидя компанию и мечтая поскорее уйти. Если условия работы не устраивают вас, смело отказывайтесь. Ничего страшного не произойдет, работодатель просто найдет другого сотрудника. Адекватное руководство всегда с пониманием относится к подобным ситуациям.
3
По возможности постарайтесь вежливо аргументировать свой отказ. Разумеется, не стоит сообщать, что вам не понравился сотрудник отдела кадров или что вы считаете руководителя не слишком умным и адекватным человеком. Правильный отказ от работы даже не закроет для вас возможность снова попытаться устроиться на работу в ту же компанию. Самый вежливый и корректный аргумент в данном случае – это приглашение на другую, более подходящую должность.
4
Постарайтесь не вдаваться в подробности и не рассказывать обо всех событиях, побудивших вас отказаться от данной работы. Пусть ваша беседа с работодателем будет короткой. Будьте вежливы, извинитесь за доставленные неудобства и пожелайте собеседнику хорошего дня, а компании – процветания. Вы также можете выразить сожалению по поводу того, что вам приходится отказываться от такой интересной работы. Не переборщите: ваша речь не должна превратиться в поток лести.
Источники:
  • как вежливо отказать работодателю

Совет 6: Как написать правильно отказ

Письмо-отказ – очень специфичная часть деловой переписки. В нем должен прозвучать отрицательный ответ на просьбу клиента или предложение партнера. При этом с получателем письма важно сохранить хорошие отношения. Чтобы недвусмысленно выразить свою позицию, но не обидеть адресата и оставить о себе благоприятное впечатление, соблюдайте основные правила написания отказа.
Вам понадобится
  • - официальный бланк организации;
  • - компьютер;
  • - принтер.
Инструкция
1
Составьте черновик письма. Не пренебрегайте этим этапом подготовки документа. Он позволит вам привести мысли в порядок и подобрать максимально корректные фразы.
2
Начните текст с традиционного обращения к получателю: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Многоуважаемый г-н Иванов!». Не используйте другие формулировки, ведь письменный отказ носит официальный характер.
3
В левом верхнем углу укажите адресата письма: наименование компании, должность, фамилию, инициалы сотрудника или фамилию и инициалы частного лица. Сведения о вашей компании будут представлены на официальном бланке в правом верхнем углу.
4
Напишите основную часть документа. Вначале повторите поступившую просьбу или предложение. Безусловно, не нужно полностью переписывать текст входящего документа. Достаточно в нескольких словах изложить его суть, используя традиционные обороты деловой речи: «В соответствии с вашим запросом о предоставлении копии приказа …» или «В ответ на вашу просьбу о продлении срока льготного кредитования сообщаем…».
5
Дальше перечислите причины отказа. Объяснение негативного ответа должно быть кратким, логичным, твердым по сути, но не резким по форме. Не искажайте ситуацию, не приводите несуществующие факты и неправдоподобные аргументы. По возможности подтверждайте свои слова ссылками на законодательные и нормативные акты. Но не впадайте в крайности. Перегружая письмо пространными объяснениями и многословными извинениями, вы рискуете еще больше рассердить адресата.
6
Заключительную часть письма начните со стандартной формулировки, позволяющей вам оставаться вежливым, но непреклонным в своем решении: «Учитывая изложенные выше факты, мы, к сожалению, вынуждены отказаться от сотрудничества с вашей компанией» или «С сожалением сообщаем о невозможности дальнейшего продления кредитной линии».
7
Попробуйте смягчить отказ. С этой целью сообщите адресату о других вариантах сотрудничества, о новых услугах вашей компании, которыми он может воспользоваться на льготных условиях, о возможности повторного рассмотрения его просьбы через определенное время и т.д. Вся информация должна быть абсолютно достоверной и актуальной.
8
Перечитайте черновой вариант письма. Исправьте ошибки, внесите необходимые дополнения и поправки. Распечатайте отказ на официальном бланке организации, подпишите у руководителя и направьте адресату.
Видео по теме
Источники:
  • Образец письма-отказа
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше