Совет 1: Как написать письмо генеральному директору

Для того чтобы написание сообщения генеральному директору организации не стало для сотрудника пыткой, достаточно использовать на практике правила написания делового письма, то есть разбить все послание на несколько частей и грамотно их оформить.
Как написать письмо генеральному директору
Инструкция
1
Начните письмо с указания, кому вы пишете. Оформите послание так, как принято в деловой переписке. В верхней правой части документа напишите тремя строками должность, название компании и фамилию руководителя, например:

Генеральному Директору
ООО «ИнтерсвязьКом»
Иванову И.И.
2
Укажите, кто является адресантом письма. Сделайте это после отступа от предыдущего раздела послания также в правой части. Вам необходимо отметить свою должность и фамилию с инициалами, например:

От руководителя отдела продаж
Есениной Е.Е.
3
Отступите несколько строк от предыдущего раздела, выровняйте курсор по середине страницы, обозначьте характер послания. Вы можете написать «Служебная Записка», «Информационное письмо» или «Пояснительная справка», все зависит от того, по какому поводу вы обращаетесь к руководителю организации. Точку ставить после заголовка не надо. Если письмо связано с какой-либо просьбой, можно просто обратиться к директору по имени отчеству в уважительной форме.
4
Начните письмо словами, которые пояснят причину его написания, например, «в продолжение наших переговоров», «в соответствии с вашим запросом» или «исходя из ваших предложений».
5
Если ваше письмо связано с просьбой о приобретении техники, повышения сотрудника или предоставления возможности совершить деловую командировку, лучше начать письмо с фразы «Прошу рассмотреть возможность…».
6
Изложите ситуацию, сделайте пояснения, оформите таблицы или графики, если характер письма требует того. Выравнивание основной части документа следует установить по ширине страницы. Каждая строка должна начинаться с отступа.
7
Подпишите письмо, обязательно используйте перед указанием фамилии стандартное «с уважением», после него необходимо проставить запятую.
8
Не забудьте указать дату написания письма и поставить подпись на распечатанном документе.
9
Если в вашей организации заведено общение по внутренней электронной почте, начните письмо с обращения и изложите всю информацию в свободной форме.
Источники:
  • письмо просьба директору

Совет 2 : Как овладеть навыками деловой переписки

В настоящее время ни один серьезный бизнес не может обойтись без деловой переписки, поэтому владеть ее навыками является крайне важным в современном обществе. Причем эти навыки необходимы не только владельцам бизнеса, но и рядовым работникам, которые могут вести переписку с партнерами компании.
Как овладеть навыками деловой переписки
Инструкция
1
Ориентируйтесь на цель переписки и придерживайтесь ее в письме. Для этого необходимо, в первую очередь, понимать, что любое общение преследует за собой необходимость информирования собеседника или его убеждения. В зависимости от той или иной ситуации, акцент может быть смещен в одну из сторон.
2
Создайте в глазах собеседника позитивный деловой имидж. Этим шагом ни в коем случае нельзя пренебрегать или относится к нему халатно, так как сформировавшееся отношение к отправителю письма после даже беглого прочтения останется в памяти у адресата надолго. На деловой имидж письма влияют шесть основных критериев, таких как: грамотный выбор темы письма, время ответа на письмо, правильное персональное обращение, выражение признательности за прочтение письма, завершение письма на позитивной ноте и грамотная подпись отправителя.
3
Формируйте лояльное отношение клиента к себе или своей компании в письме. Как заявляют маркетологи, около 80% прибыли компании приносят ее постоянные клиенты, поэтому к их требованиям необходимо относиться особо трепетно. Для повышения лояльности постоянных клиентов следует контролировать в письме следующие три момента: проявлять внимание к потребностям клиента, использовать в тексте письма лексику адресата и подчиняться логике адресата. Лишь став ближе к клиенту, отправитель сможет в полной мере удовлетворить его пожелания.
4
Разделяйте письмо на смысловые компоненты. В этом случае оно будет звучать более убедительно для адресата. Всего таких компонентов три: информация о том, что предлагает отправитель, четкое сообщение о том, какую пользу получит адресат, и убедительные аргументы в доказательство главных положений письма.
5
Структурируйте предложения так, чтобы они четко отвечали нормам языка, на котором они написаны. Эта особенность написания влияет на восприятие человеком информации. Члены предложения расставляйте в простейшем принятом порядке для того или иного языка. Сами предложения должны быть лаконичными и простыми для восприятия. Ставьте между абзацами дополнительные промежутки для упрощения восприятия информации читателем.
Видео по теме
Полезный совет
Для того чтобы корректно ответить на агрессивное письмо, необходимо разделить его на две части: бизнес составляющую и, собственно, саму гневную часть. После чего следует ответить на эти части отдельно и максимально лояльно.

Совет 3 : Как подготовить официальное письмо

Существует такое понятие "обычаи делового оборота". Под этим емким определением – все традиции, принятые в среде официально-деловых отношений. Официальная переписка остается одним из основных механизмов делового взаимодействия. Чиновники, бизнесмены и общественные организации общаются посредством обращений, подготовленных по общим правилам.
Написать официальное письмо - просто!

 


Повод для написания


Каким бы скучным и незначительным ни казался подготовительный этап составления официального обращения, им нельзя пренебрегать. Следует четко сформулировать повод для подготовки документа.


Перед тем, как составить официальное письмо, важно точно определить адресата. После определения тематики послания необходимо проверить, входит ли этот вопрос в зону компетенции адресата. Если возникают сомнения, то вопрос компетенции лучше изучить в положениях и других нормативных документах организации.


Тип обращения


После того, как тема и адресат будут определены, следует задуматься о типе обращения.


Официальное письмо следует писать в том случае, если необходимо:




  • Проинформировать адресата. Чаще всего информационные письма направляются от нижестоящих к вышестоящим по статусу адресатам;


  • Обратиться к адресату с пробой, что подразумевает дальнейшие действия с его стороны. Так обращаются либо к вышестоящему лицу, либо к равному по должности;


  • Дать поручение. Такой тип обращения пригоден исключительно для обращения к подчиненному лицу.


Частные лица, обращающиеся в органы власти, предприятия или иные структуры чаще всего используют форму обращения-просьбы.


Форма официального обращения


Суровые условия официально-делового взаимодействия ставят форму обращений ничуть не ниже содержания. Чтобы письмо дошло до адресата, а не затерялось в лабиринтах канцелярии, его необходимо оформить по всем правилам.


Организации оформляют письма на официальном бланке, присваивают исходящий номер и указывают дату. Для оперативного уточнения вопросов обращения важно указывать ФИО и контактные данные исполнителя. Они оформляются на последнем листе письма в нижнем колонтитуле.


Частные лица оформляют обращения на чистых листах А4 машинописным и в редких случаях – рукописном виде.


Для организаций в шапке обращения указывается только должность и ФИО адресата, т.е. информация об авторе обращения и контактных данных приводятся на официальном бланке. Частным лицам предстоит дополнить шапку еще и собственными данными, включая контактный телефон и адрес, на который необходимо направить ответ.


Слева указываются реквизиты письма, а ниже формулировка темы обращения: «О награждении», «О предоставлении информации», «О личной встрече» и т.д.


Стилистика официального обращения


Для составления официальных писем используется официально-деловой стиль. Основными принципами этого стиля является логичность, однозначность и понятность изложения. В деловой переписке недопустимы разговорные формулировки, употребление просторечий, не говоря уже о бранных словах и ругательствах. Даже самые будоражащие события в официальной переписке следует излагать в нейтральном тоне без какого-либо эмоционального окраса.


Хорошим тоном является соблюдение четкого и логического построения предложений и абзацев. Это существенно упрощает восприятие информации читателем.


Структура официального обращения


Официальное письмо начинается с обращения: «Уважаемый(-ая), (имя, отчество)». Далее следует преамбула, в которой следует ответить на вопрос: «Зачем пишется обращение, от имени кого и по какому поводу». Выглядеть это может следующим образом:


«Жители многоквартирного дома № 31 по улице Матросова нуждаются в Вашем содействии в разрешении конфликтной ситуации».


«В преддверии профессионального праздника работников сельскохозяйственной отрасли просим Вас рассмотреть возможность участия в праздничном мероприятии, организуемом профсоюзом работников сельского хозяйства».


Следуя от общего к частному, далее вводится разъяснительная часть, в которой отражается конкретика. Если пишется жалоба – хронологическая суть конфликта. У писем-приглашений в разъяснительной части приводятся сведения о месте, дате и времени проведения мероприятия, его организаторах и форме участия адресата.


Любое официальное обращение завершается непосредственным перечислением просьбы. Например: «Прошу Вас представить аргументированные разъяснения по существу изложенных фактов», «Прошу Вас принять к сведению приведенную информацию», «Прошу Вас принять меры, направленные на разрешение сложившейся ситуации», «Прошу Вас дать оценку действиям» и т.д. 

Видео по теме
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500