Вам понадобится
  • - должностные инструкции;
  • - приказ;
  • - уведомление в бухгалтерию;
  • - авансовый отчет.
Инструкция
1
Составьте должностные инструкции для всех сотрудников, которым вы оплачиваете проезд, связанный с производственными поручениями. В данном документе подробно опишите порядок разъездной работы и порядок компенсации за проезд. Вы можете указать, что будете выдавать проездные документы или выплачивать определенную сумму в определенные дни, если проезд связан не только с передвижением на общественном транспорте.
2
Издайте приказ. Унифицированной формы данного документа нет, поэтому пишите приказ в свободной форме. Укажите все ФИО сотрудников, должность, номер структурного подразделения, отдела, то есть всех, кому вы компенсируете проезд, можете указать в списочном порядке. Если кому-то вы оплачиваете проезд путем выдачи проездных документов, а остальным наличными денежными средствами или иными способами, то приказ на всех оформляйте отдельный под разными порядковыми номерами. В приказах опишите, какие виды компенсации следует выдавать сотрудникам, в каком размере и в дату ежемесячной компенсации.
3
Подайте уведомление в бухгалтерию о выдаче компенсационных выплат. Если вы планируете выдавать их отдельно от заработной платы, то в уведомление укажите дату выплат.
4
По истечению отчетного периода все сотрудники, получившие компенсацию за проезд, обязаны представить авансовый отчет об использованных средствах с приложенными документами: билетами на транспорт, чеками на бензин.
5
В соответствии с решением директоров Центробанка Российской Федерации за номером 40 от 22 сентября 1993 года и пункта 11 о порядке ведения кассовых операций, отчеты должны быть представлены в течение трех рабочих дней после истечения финансового отчетного периода. Если это требование не выполнено, то проверка налоговых органов может принести печальные последствия. Руководителю и главному бухгалтеру выпишут огромный административный штраф за несоблюдение порядка финансового учета.