Совет 1: Как списать испорченную трудовую книжку

Каждый кадровик знает, насколько щепетильно следует относиться к оформлению трудовой книжки, ведь сведения в ней лягут в основу начисления пенсии, пособия по безработицы, социальной помощи, подсчета страхового стажа и т.п. Но нередки случаи, когда трудовая книжка или вкладыш к ней приходит в негодность (обгорела или была изорвана). В таком случае работодателю нужно составить акт о списании бланков трудовой книжки и выдать работнику дубликат трудовой.
Как списать испорченную трудовую книжку
Вам понадобится
  • - испорченные бланки трудовой книжки (если они есть);
  • - дубликат трудовой книжки;
  • - акт о списании бланков строгой отчетности (в данном случае трудовой книжки).
Инструкция
1
Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Неудивительно, что к оформлению трудовой книжки существует ряд требований. Тем более бланки трудовой книжки относятся к документам строгой отчетности. Хранить и вести трудовую книжку обязан работодатель, он же выдает ее рабочему, который впервые оформляется на первое рабочее место.
2
До 2006 года индивидуальные предприниматели не имели права вести трудовые книжки работников, но с 2006 года статья 309 ТК РФ закрепила за ними такую обязанность. Для учета трудовых книжек работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу движения трудовых книжек. Ответственность за сохранность и оформление трудовой книжки лежит на работодателе до момента увольнения работника и выдачи ему на руки его трудовой.
3
При неправильном оформлении бланков трудовой книжки или их порче нужно составить соответствующий акт об их списании и уничтожить бланки. Если вины рабочего в неправильном оформлении или порче трудовой книжки нет, стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель за свой счет.
4
Для составления акта назначается приказом руководителя ликвидационная комиссия, в которую входит главный бухгалтер, лицо, ответственное за хранение и учет трудовых книжек, а также руководитель предприятия. Поскольку акт списания трудовых книжек не регламентируется четкой формой, его можно выполнить в свободной форме или же на бланках актов предприятия.
5
В акте обязательно указывается наименование организации, название документа, дата его составления, отражается хозяйственная операция списания, количество списываемых трудовых книжек и их стоимость. Также в акте о списании трудовой книжки указывается причина списания и реквизиты трудовой книжки. Акт заверяется подписью руководителя и членов комиссии с описанием занимаемых ими должностей, а также печатью предприятия.
6
После составления акта о списании бланков трудовой книжки, соответствующие данные вносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек, после чего списывается стоимость бланков строгой отчетности (в данном случае трудовой книжки) с бухгалтерского счета предприятия. Работнику при списании трудовой книжки выдается дубликат трудовой книжки, который он использует далее как трудовую.
Обратите внимание
Акт о списании трудовой книжки заверяется не одним лицом, а комиссией, так как трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности.
Полезный совет
К акту об уничтожении бланков трудовой целесообразно прилагать их настоящие номера. Эти номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением.

Совет 2 : Как оприходовать трудовую книжку

Приобретение, хранение и выдача бланков трудовых книжек работникам по действующему законодательству является обязанностью работодателя. Трудовая книжка и вкладыш в нее являются бланками строгой отчетности, поэтому существуют некоторые нюансы отражения в бухгалтерском учете их приобретения и выдачи сотрудникам.
Как оприходовать трудовую книжку
Вам понадобится
  • Документы, подтверждающие приобретение и оплату бланков строгой отчетности (кассовый и товарный чек, платежное поручение, товарная накладная).
Инструкция
1
Отразите приход бланков трудовой книжки и/или вкладышей в нее в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки. Эта книга должна быть оформлена в соответствии с инструкцией по ведению трудовых книжек и храниться в бухгалтерии вместе с бланками строгой отчетности.
2
Сделайте в бухгалтерском учете на основании документов, подтверждающих поступление и оплату бланков трудовой книжки, необходимые проводки:Дебет счета 10 «Материалы», Кредит 60 «Расчеты с поставщиками» — получены бланки трудовой книжки;Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям», Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» — учтен НДС, предъявленный продавцом;Дебет счета 006 «Бланки строгой отчетности» — оприходованы трудовые книжки и вкладыши в нее.
3
Выдайте бланк трудовой книжки или вкладыш в нее при необходимости сотруднику, назначенному ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек по его заявлению на имя главного бухгалтера. Работник отдела кадров должен отразить получение бланков в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно инструкции по ведению трудовых книжек, а также выдать сотруднику организации заполненный бланк документа.
4
Возьмите заявление у сотрудника, получающего трудовую книжку, на удержание из его заработной платы стоимости бланка (или вкладыша к ней). В бухгалтерском учете сделайте следующие проводки: Дебет счета 91-2 «Прочие расходы», Кредит счета 10 «Материалы» — списана стоимость использованного бланка;Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит счета 91-1"Прочие доходы« — отражена возмещение стоимости бланка трудовой книжки;Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит счета 73 — отражено удержание из заработной платы сотрудника стоимости трудовой книжки;Кредит 006 — списан бланк строгой отчетности.
Источники:
  • Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500