Совет 1: Как списать подотчет

На любом предприятии возникает необходимость производить расчеты с подотчетными лицами. Выдача средств подотчет осуществляется на хозяйственно-производственные затраты, на административные расходы филиалов, на оплату служебных командировок, на выплату заработной платы. Такой вид операций является разновидностью кассовых операций предприятия. Поэтому для правильного соблюдения регламента выдачи и списания сумм подотчета необходимо руководствоваться нормативными положениями по ведению кассовых операций.
Как списать подотчет
Вам понадобится
  • - приказ руководителя организации;
  • - авансовый отчет;
  • - книга учета приходно-расходных ордеров;
  • - расходный кассовый ордер;
  • - приходный кассовый ордер;
  • - квитанция о внесении неиспользованных средств.
Инструкция
1
Выдайте наличные денежные средства подотчетному лицу, согласно расходному кассовому ордеру. Такой ордер должен быть правильно оформлен, заверен штампом с реквизитами расходного ордера и подписями главного бухгалтера, кассира и подотчетного лица. Выдача денежных средств подотчетному лицу производится по предоставлению паспорта. Затем расходных кассовый ордер необходимо зарегистрировать в книге учета приходно-расходных ордеров. На данную операцию бухгалтеру предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 50 «Касса» на сумму средств, выданных подотчетному лицу.
2
Произведите списание подотчетных сумм на основании представленного авансового отчета. Авансовый отчет необходимо составить в одном экземпляре и заверить подписями руководителя предприятия, подотчетного лица и работника бухгалтерии. К авансовому отчету нужно приложить оригиналы документов, подтверждающих данные расходы, например, квитанции, чеки, командировочное удостоверение, билеты на проезд. Затем бухгалтеру предприятия необходимо проверить целевое использование затраченных средств и подбить их общую сумму.
3
Осуществите прием в кассу неиспользованных наличных денежных средств подотчетным лицом. Такие средства остаются в результате превышения сумм, выданных авансом, над фактическими затратами подотчетного лица. Прием таких денежных средств в кассу предприятия осуществляется по приходному кассовому ордеру, который необходимо подписать главным бухгалтером и кассиром, а также заверить кассовым штампом. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре, а затем регистрируется в книге учета приходно-расходных ордеров предприятия. Такой кассовый ордер остается у бухгалтера предприятия, а подотчетному лицу на руки выдается квитанция о внесении неиспользованных средств. На данную операцию бухгалтеру предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 50 «Касса» – Кредит 50 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму неиспользованных средств подотчетным лицом.

Совет 2 : Как списать наличные

Предприниматели и предприятия, имеющие счета в банках, ведут расчеты по денежным обязательствам, возникающим в процессе хозяйственных отношений, чаще всего в безналичной форме. Но и без расчетов наличными деньгами обойтись не всегда удается, так как выплата заработной платы, командировочных и реализация населению товаров или услуг предполагает использование наличных денежных средств.
Как списать наличные
Инструкция
1
Наличные расчеты – платежи, осуществляемые с помощью наличных денежных средств, принадлежащих предпринимателям или предприятиям, за реализацию работ, услуг или товаров. Для приема, расходования и хранения денежных средств организации должны иметь оборудованную кассу.
2
Наличные средства организаций, включая полученные в банке, могут использоваться для обеспечения нужд, которые возникли в процессе функционирования. Самые распространенные операции списания наличных средств из кассы организации:
- выплата зарплаты, пособий и премий работникам организации;

- сдача денежных средств в банк;

- приобретение сельскохозяйственной продукции;

- командировочные расходы;

- расходные операции на хозяйственные и производственные нужды.
3
Выдача средств из кассы осуществляется только на основании расходных документов: кассовых ордеров, платежных ведомостей. Тем лицам, которые не включены в штатное расписание, выдача проводится по расходным ордерам, выписывающимся на каждое лицо. В случае выдачи наличности отдельным физическим лицам по расходным документам кассир должен требовать паспорт, чтобы идентифицировать личность.
4
Выдача может производиться только лицу, данные которого указаны в расходном ордере. Другому лицу выдача осуществляется только на основании доверенности, которая остается в кассовых документах. Выдача средств из кассы не списывается без подписи получателя на расходном документе, так как это обязательный критерий к оформлению любых документов, связанных с расходными операциями.
5
Выдача средств под отчет может осуществляться за счет поступившей выручки, остатка денег в кассе и за счет полученных в банке денежных средств. Выдача подотчетных средств осуществляется только при условии отчета по ранее выданным суммам. Списание проводится после того, как работник, получивший средства, отчитается в потраченной наличности, сдав «Отчет об использовании средств».
6
Наличные средства, находящиеся в кассе предприятия, не должны в сумме превышать установленные на предприятии лимиты, их необходимо сдать в банк, где обслуживается организация, для зачисления на текущие счета предприятия.
Видео по теме
Обратите внимание
В случае если лимит кассы не установлен, все наличные денежные средства в конце дня должны сдаваться в банк.
Полезный совет
Списание наличных денежных средств должно подтверждаться расходным документом, заверенным оттиском печати и подписью.

Совет 3 : Как списать денежные средства

Некоторые организации в процессе хозяйственной деятельности используют наличный способ оплаты. Сотруднику выдаются денежные средства из кассы предприятия. Исходя из этого, в учете формируются подотчетные суммы. Как правило, они подлежать списанию. Каким образом это происходит?
Как списать денежные средства
Вам понадобится
  • - авансовый отчет (форма №АО-1);
  • - подтверждающие документы.
Инструкция
1
Сначала следует заметить, что подотчет вы можете выдать любую сумму. Но учтите, что если сотрудник приобретает какой-либо товар у другой организации, размер оплаты по донному договору не может превышать 100000 рублей.
2
Сначала составьте приказ о возможности выдачи денежных средств данному сотруднику. Также вы можете указать максимальную сумму выданных средств. Напишите и период, в который данное лицо должен израсходовать выданные суммы. Приказ составьте в одном экземпляре, подпишите его и у сотрудника, что будет означать его согласие с написанной информацией.
3
Для того чтобы списать денежные средства, выданные подотчет, сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие затраты. Но учтите, что они должны быть и экономически подкреплены. Например, если это представительские расходы, то они должны быть обоснованы. Для этого составьте письменное обоснование, где укажите цели, достигнутые результаты, например, переговоров во время обеда, также можете указать и план мероприятий, и место проведения переговоров.
4
На основании чеков, счетов, квитанций и других подтверждающих документов, составьте авансовый отчет (форма №ОА-1). Помимо того, что вы укажите все данные подтверждающих документов в отчете, прикрепите их к форме. Учтите, что если вы прилагаете кассовый чек, то необходимо прикрепить и товарный, так как чаще всего в первом не указывается наименование товара.
5
Прежде чем списывать подотчетные суммы, проверьте правильность их составления, то есть покупки не должны быть осуществлены в выходные и праздничные дни. В противном случае, подотчетное лицо должно составить объяснение в письменном виде.
6
Товарные чеки, счета должны содержать расширенную информацию, например, если приобретались канцелярские товары, то они должны быть перечислены с указанием количества единиц продукции.
7
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Подпишите его у руководителя организации, бухгалтера и у подотчетного лица. На основании всех вышеперечисленных документов сделайте запись в бухгалтерском учете:
Д50 «Касса» К71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Видео по теме

Совет 4 : Как списать подотчетные суммы

Каждое предприятие сталкивается с необходимость использования подотчетных сумм. Данные средства могут быть направлены на хозяйственно-производственные и административные нужды компании, на оплату труда или служебных командировок, для приобретения товарно-материальных ценностей и прочее. Списание подотчета сложный процесс, требующий следования нормативных положений по ведению бухгалтерского учета и кассовых операций.
Как списать подотчетные суммы
Инструкция
1
Сформируйте расходный кассовый ордер, по которому выдаются подотчетные денежные средства. В бухгалтерском учете данная операция фиксируется открытием дебета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредита по счету 50 «Касса».
2
Примите отчет от подотчетного лица, в котором указываются цели и суммы потраченных средств. В отчеты прикладываются все оправдательные документы, подтверждающие факт растраты подотчетных сумм.
3
Отразите списание подотчетных сумм в зависимости от их назначения. Если средства были потрачены на приобретение товаров, то необходимо составить запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если же была произведена покупка материальных ценностей, то дебетируется счет 10 «Материалы». Таким образом, с кредитом счета 71 могут находиться в корреспонденции счета, которые характеризуют характер произведенных расходов подотчетного лица.
4
Произведите возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу открытием дебета по счету 50 и кредита по счету 71. Если же подотчетное лицо не произвело возвращение остатков по подотчетным средствам в установленные сроки, то откройте кредит по счету 71 и дебет по счету 94 «Потери и недостачи от порчи ценностей». Также можно списать средства по дебету по счета 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», когда недостаток удерживается частями в нескольких отчетных периодах.
5
В будущем данные суммы удерживайте из оплаты труда сотрудника открытием дебета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с корреспонденцией по счету 94. Если же списать средства из заработной платы нет возможности, то открывается дебет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если возместить недостачу невозможно, то подотчетные суммы списываются по дебету счета 91.2 «Прочие расходы».
Видео по теме

Совет 5 : Как списать подотчетные деньги

В ходе финансово-хозяйственной деятельности предприятие нередко сталкивается с необходимостью приобретения материальных ценностей или оплаты различных работ как по безналичному расчету, так и посредством наличных денег. В этом случае работник получает подотчетные деньги на выполнение действий по поручению компании, которые списываются в бухгалтерии на основании нормативных положений бухучета.
Как списать подотчетные деньги
Вам понадобится
  • - расходный и приходный кассовый ордер;
  • - авансовый отчет по форме №АО-1.
Инструкция
1
Выдайте наличные средства в подотчет по правилам, установленным Порядком ведения кассовых операций. Выдача подотчетных денег осуществляется через кассу предприятия с оформлением соответствующего расходного кассового ордера, в котором указывается полная сумма и назначение средств. Данная операция отражается бухгалтером как дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с корреспонденцией в счете 50 «Касса».
2
Оформите авансовый отчет по форме №АО-1, в котором отражается вся информация о растрате подотчетных денег. Приложите к отчету квитанции, счета и прочие документы, которые подтверждают указанные суммы расходов.
3
Спишите израсходованные подотчетные деньги. Если приобретался товар, то в бухгалтерском учете они списываются на дебет счета 41 «Товары» с корреспонденцией по счету 71. Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы». Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».
4
Подсчитайте сумму неизрасходованных подотчетных денег и проведите их возврат в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71. В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».
5
В последствие данную сумму спишите с заработной платы работника посредством открытия дебета счета 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате» с обращением к кредиту счета 94. Если же недостачу возместить невозможно, то остаток подотчетных денег списывается на дебет счета 91.2 «Прочие расходы».

Совет 6 : Как списать деньги из кассы

Оформление любых кассовых операций осуществляется по первичным документам, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ № 88. Списание производится на основании расходного кассового ордера КО-2 и книги учета КО-5.
Как списать деньги из кассы
Вам понадобится
  • - расходный кассовый ордер КО-2;
  • - журнал учета КО-5 и КО-2;
  • - ведомость Т-53, Т-49.
Инструкция
1
Выдавать деньги из кассы вы можете на выплату зарплаты, под отчет на хозяйственно-бытовые нужды или сдавать инкассаторам обслуживающего вас банка. Любую выдачу денежных средств оформляйте расходным кассовым ордером КО-2 и вносите запись в журнал КО-3, в котором вы производите учет всех приходных и расходных кассовых ордеров, а также в журнал КО-5, являющийся учетным документом принятых и выданных средств.
2
Расходный кассовый ордер заполняйте при любой форме обработки данных бухгалтерией, как традиционных с использованием калькулятора и первичной бухгалтерской документации, так и с использованием вычислительной техники и компьютерной обработки.
3
Каждый расходный кассовый ордер должен иметь порядковый номер, подпись руководителя предприятия и главного бухгалтера, подпись кассира, выдающего денежные средства.
4
При списании денежных средств из кассы указывайте в строке «Основание» вид операции по выдаче средств, в строке «Приложение» перечислите все номера и даты первичных документов, которые являются основанием для выдачи денежных средств.
5
Без подписи уполномоченных лиц списание денежных средств из кассы и оформленный расходный кассовый ордер не являются действительными, поэтому обязательно учитывайте это обстоятельство и вовремя получайте подписи от уполномоченных лиц административного состава.
6
Если списание производится на основании доверенности, указывайте номер и дату выданной доверенности в ссылках «Приложение».
7
При заполнении документов о списании из кассы не допускаются исправления, выдачу всех средств вы обязаны производить в день составления расходной документации (статья 7, 9 Федерального закона 129 Ф-3).
8
Если расход из кассы осуществляется на выплату зарплаты, пособий или стипендий, то вы обязаны производить выдачу на основании платежной ведомости, утвержденной Госкомстатом № 1. Ведомости имеют унифицированную форму Т-53, Т-49. На данные суммы вы можете не составлять расходный кассовый ордер, а ограничиться платежными ведомостями. Всю проводку расхода будет проводить бухгалтерия.
9
Если кто-то, из указанных в ведомости, не успел получить причитающуюся сумму в течение трех дней, производите депонирование, выпишите расходный ордер и сдайте деньги инкассаторам.
10
Бухгалтер предприятия обязан провести все списанные средства при выдаче зарплаты, пособий и стипендий по дебету 70, кредиту 50; депонированную зарплату по дебету 70, кредиту 76; инкассированные суммы по дебету 51, кредиту 50.

Совет 7 : Как списать расходы без документов

При ведении бухгалтерии организации необходимы не только правильные расчеты, но и наличие различных подтверждающих документов. Это нужно как для внутреннего контроля со стороны руководства, так и для внешних проверок со стороны государственных органов. Но что делать, если для части расходов документы не сохранились? Возможно проводить часть списания и без необходимых бумаг.
Как списать расходы без документов
Вам понадобится
  • - калькулятор.
Инструкция
1
Изучите налоговое законодательство Российской Федерации, касающееся этой проблемы. Согласно ему, организация имеет право списать без документального подтверждения не более 20% от всех своих доходов. Если суммы будут большими, то государство потребует заплатить за это дополнительные налоги.
2
Узнайте, какие расходы могут быть списаны таким образом. К ним относятся те, которые смогут уменьшить налогооблагаемую базу средств предприятия. Это могут быт представительские расходы, содержание служебного транспорта, пенсионные взносы предпринимателя в пенсионный фонд РФ за себя и работников и ряд других платежей. Списываемые расходы должны нести финансовую выгоду предприятию, быть необходимыми платежами для ведения бизнеса или же быть результатами противоправных действия персонала, если таковые были доказаны через суд.
3
Для списания представительских расходов составьте специальный акт, в котором опишите своими словами цели расходования средств. Далее этот акт должны подписать участвующие в расходах сотрудники. Этот документ будет служить заменой для кассовых чеков и других официальных документов.
4
Укажите в бухгалтерской документации суммы списанных расходов, а также их цели. Сложите их и вычтите из налогооблагаемой базы. Впоследствии вам также будет необходимо оформить документы для профессионального налогового вычета для всех списанных расходов. Этот документ нужно будет подать в налоговую службу вместе с декларацией.
Видео по теме
Полезный совет
Если вы сомневаетесь в том, можно ли списать те или иные расходы из налогооблагаемой базы, обратитесь к юристу. Вас сможет проконсультировать штатный сотрудник организации. Если такового нет, обратитесь к руководителю с просьбой об обращению с стороннему специалисту. На это будут необходимы финансовые затраты, но подобное обращение сможет помочь организации избежать расходов на штрафы из контролирующих организаций в случае несоответствия налоговому законодательству бухгалтерской документации.
Источники:
  • как списать машину без документов

Совет 8 : Как закрыть подотчет

Любое предприятие время от времени оформляет денежные средства в подотчет. Это необходимо для решения хозяйственно-производственных и административных вопросов, на оплату служебных командировок или покупку материальных ценностей. Закрытие подотчета является достаточно кропотливым процессом, так как требует внимательности и следования установленным правилам, чтобы не потерять определенные суммы в бухгалтерском учете.
Как закрыть подотчет
Вам понадобится
  • - авансовый отчет;
  • - расходный и приходный кассовый ордер.
Инструкция
1
Издайте приказ по предприятию о выдаче подотчетных средств и оформите расходный кассовый ордер на выдачу данной суммы с указанием ее назначения. Проведите данную операцию в бухгалтерском учете открытием кредита по счета 50 «Касса» и дебета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
2
Составьте авансовый отчет, в котором укажите потраченную сумму подотчета и информацию о растрате. Подтвердите данные сведенья соответствующими счетами, квитанциями, расписками или иными документами, которые по законодательству могут быть приняты к учету в бухгалтерии.
3
Спишите подотчетную сумму, которая была потрачена, на кредит счета 71. В корреспонденции с ним указывается счет, который соответствует назначению израсходованного подотчета. Материальные ценности отмечаются на счете 10 «Материалы», продукция других предприятий - на счете 41 «Товар». Если расходы относятся к командировочным или представительским затратам, то используется счет 26 «Общехозяйственные расходы». В некоторых случая подотчетному лицу может быть поручено расплатиться с поставщиками по предоставленным услугам. Для отражения данной операции используется счет 60 «Расчеты с поставщиками».
4
Закройте подотчет внесением в кассу остатка по подотчетным суммам. Для этого оформите приходный кассовый ордер, после чего сформируйте бухгалтерскую запись, в которой дебет счета 50 находится в корреспонденции со счетом 71. Если подотчетное лицо не произвело возврат остатка, то сумма списывается на дебет счета 94 «Недостачи от порчи ценностей». После этого сумма переносится на дебет счета 70 «Расчеты по оплате труда» в счет заработной платы подотчетного работника. Если невозможно возместить недостачу по подотчету, то данная сумма списывается на счет 91.2 «Прочие расходы».
Видео по теме
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500