Совет 1: Как оформить изменение оклада

Иногда случается в жизни работников любого предприятия такой приятный момент, как повышение оклада. Такое счастье может свалиться на их голову в двух случаях: если, работника повысили (перевели на другую должность с большей оплатой) или ему просто (планово или внепланово) решили поднять оплату труда. Что касается уменьшения оклада – эта печальная ситуация довольно трудна с точки зрения правильного ее оформления. Но, тем не менее, кадровому работнику в обоих случаях нужно знать, как оформить изменение оклада документально.
Вам понадобится
  • трудовой договор с работником
  • личная карточка работника Т-2
  • лицевой счет работника Т-54
  • трудовая книжка работника
  • образец дополнительного соглашения к трудовому договору
  • унифицированная форма Т-5 (Т-5а)
  • знание делопроизводства
Инструкция
1
Если работника перевели на другую должность с большей оплатой труда, оформление изменения оклада происходит параллельно с переводом на другую должность. В этом случае кадровик должен сделать дополнительное соглашение к трудовому договору с работником. В соглашении нужно прописать, что работник переводится на новую должность и указать новую сумму оплаты труда. На основании этого соглашения делается приказ о переводе на новую должность (унифицированная форма Т-5 или Т-5а), в котором указывается и новый оклад. При оформлении перевода работника на другую должность с повышением оклада не забудьте внести запись о переводе (но не об изменении оклада!) в трудовую книжку работника.
2
Если работник остается на прежней должности, то нужно понять – изменяется ли оклад данного конкретного работника или же изменение оклада касается должности, которую он занимает. Эти случаи предусматривают разные алгоритмы действий для документального оформления изменения оклада.
3
В случае если изменения оклада касаются должности, которую занимает работник, необходимо сделать приказ об изменении штатного расписания, а затем приказ об утверждении нового штатного расписания с новым окладом. После этого делается дополнительное соглашение к трудовому договору с работником и приказ о повышении оклада на основании этого соглашения. Для данных приказов унифицированных форм не существует.
4
Если оклад повышают непосредственно работнику, то начинается все со служебной записки непосредственного руководителя работника на имя генерального директора. В этой записке обосновывается необходимость повышения оклада. На основании завизированной генеральным директором записки, кадровый работник оформляет дополнительное соглашение к договору с работником. А уже на основании дополнительного соглашения делает приказ о повышении оклада. Данный приказ и служебная записка оформляются в свободной форме с проставлением всех реквизитов, принятых правилами делопроизводства для данного вида документов.
5
Теперь поговорим о неприятной для работников ситуации изменения оклада в сторону уменьшения. В трудовом кодексе прописан ряд причин, которые позволяют работодателям уменьшить оклад. Среди этих причин могут фигурировать только те, которые связаны с изменением условий труда – организационными или технологическими. В качестве таких условий могут выступать изменения техники и технологии на производстве, усовершенствование рабочего места (подтверждается аттестацией рабочих мест), реорганизация структуры производства. При этом для изменения оклада в сторону уменьшения должен снизиться объем, сложность работы или трудозатраты работника. Иначе вы рискуете ухудшить положение работника, а это согласно Трудовому кодексу недопустимо. На практике осуществить и правильно оформить уменьшение оклада достаточно сложно. Во-первых, вы должны на все изменения рабочего процесса иметь документальное подтверждение, что как раз и является в большинстве случаев камнем преткновения при оформлении уменьшения оплаты труда. Кроме того, должны быть приказы на изменение штатного расписания и его утверждение. Во-вторых, вы должны за два месяца (статья 74 ТК РФ) уведомить работника в письменном виде под роспись о том, что ему грозит. Если работника такие условия не устроят, то работодатель должен будет предложить ему другую подходящую работу. Если и это не удовлетворит работника, то он вправе "покинуть" вашу организацию. Если работник согласен, то делается дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о понижении оклада.

Совет 2: Как оформить изменение штатного расписания

Состав работников организации, который определяется руководством на длительный период времени, называется штатным расписанием. Иногда могут возникнуть ситуации, требующие внесения изменений. Для того, чтобы правильно внести изменения, учитывайте следующее.
Инструкция
1
Для внесения изменений должны быть основания, которые регламентируются Трудовым кодексом. Основанием могут быть следующие причины: исключение должностей или подразделений в связи с реорганизацией; введение новых должностей при расширении производства или увеличении оказываемых услуг; сокращение единиц в штате по причине сокращения численности самого предприятия; изменение размеров окладов; переименование должностей, подразделений или предприятия.
2
В действующем сейчас трудовом законодательстве нет особых ограничений на внесение изменений в штатное расписание. Администрация имеет право вносить их по мере необходимости. Изменение в штатном расписании оформляется двумя способами: изданием локального акта (приказа) или утверждением. Способ выбирает руководитель.
3
Сначала надо издать приказ о необходимости внесении изменений, с учетом требований ст.74 ТК РФ. Шапка приказа может звучать так: "О внесении изменений в штатное расписание" или "О частичном изменении штатного расписания".
4
Если речь идет о конкретных сотрудниках, то от них необходимо получить письменное согласие (личное заявление) с предполагаемыми переменами, затем администрация издаёт дополнительный приказ о внесении конкретного изменения. Либо оформляется измененное расписание и утверждается руководителем предприятия.
5
Если изменения значительны, то разрабатывается новое штатное расписание. Если же изменения незначительны, то они вносятся в уже действующий документ, меняется только содержание соответствующих граф (например, размер оклада).
6
Работодатель может иметь одно расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей, структурных подразделений или изменений окладов.
7
По желанию работника, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, можно получить выписку из штатного расписания. В ней должны быть отражены сведения о должности и выплатах. Помните, что согласно ст. 88 ТК РФ, размеры окладов других работников в выписке не указываются.
Видео по теме
Обратите внимание
Как вносить изменения в штатное расписание? Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Полезный совет
Поскольку этот документ утверждается приказом руководителя организации или иного его уполномоченного представителя, то и изменения в него также вносятся приказом уполномоченного лица. Обратите внимание: дата издания приказа о внесении изменений в штатное расписание и дата вступления изменений в силу, как правило, не совпадают.
Источники:
  • как внести изменения в штатное

Совет 3: Как оформить уменьшение оклада

При трудоустройстве составляется двусторонний трудовой договор, в котором указаны все условия труда и отдыха. Одним из наиболее важных его пунктов является размер выплаты вознаграждения за труд. Чтобы произвести изменения данного пункта в любую сторону, будь то повышение или понижение зарплаты, следует осуществить определенные действия, которые указаны в Трудовом кодексе.
Вам понадобится
  • - уведомление;
  • - дополнительное соглашение;
  • - приказ;
  • - должностные обязанности.
Инструкция
1
О любых изменениях зарплаты предупредите всех сотрудников за 2 месяца до их осуществления. Составьте письменное уведомление в произвольной форме, так как унифицированного бланка данного документа нет. В уведомление укажите дату снижения оплаты за труд, насколько вы снижаете зарплату, на какое время и по каким причинам.
2
Представьте уведомление каждому сотруднику, которому вы собираетесь снизить заработную плату, под расписку.
3
При наличии на предприятии профсоюза, получите решение профсоюзных лидеров об изменениях в оплате труда. Для этого им следует провести общее собрание с ведением протокола и вынести решение общего собрания (статья 135 ТК РФ).
4
Через два месяца со всеми сотрудниками, которые согласились работать за указанную в уведомление зарплату, составьте дополнительное соглашение к трудовому договору (ст.72 ТК РФ). В данном документе укажите все пункты, изменившиеся в основном договоре. Если зарплата изменилась на какой-то период, то укажите его. Если период не указан, то изменения считаются оформленными бессрочно, то есть навсегда. Подпишите соглашение, как и трудовой договор, в двустороннем порядке.
5
Оформите приказ. В приказе укажите все изменения и их причину. Ознакомьте с приказом сотрудника. Измените должностные обязанности, и предоставьте их для ознакомления сотруднику. В должностных обязанностях уменьшите количество выполняемых функций, так как зарплату можно уменьшить только в том случае, если сокращается количество выполняемой работы, трудовой день или неделя. Если вы этого не сделаете, то при проверке вам выпишут огромный административный штраф.
6
Если сотрудник не согласен работать в изменившихся условиях и за сниженную зарплату, предложите ему другую работу на вашем предприятии или в дочерних структурах данного региона. Если такой работы вы не можете предложить, то сотрудник имеет право уволиться (ст.77 ТК РФ).
7
Если на вашем предприятии имеются финансовые трудности, то вы имеете право снизить зарплату всем сотрудникам и сократить рабочий день или неделю на срок до 6 месяцев (ст.93 ТК РФ). Но оформляйте все точно так же, как указано. То есть уведомите всех под расписку за 2 месяца, составьте дополнительное соглашение, выпустите приказ.

Совет 4: Как оформить увеличение оклада

При трудоустройстве сотрудника на работу оформляется трудовой договор, где указана заработная плата, регулируемая статьей 135 ТК РФ, и все условия труда и отдыха. Любые изменения оплаты труда оформляются документально в четкой последовательности, указанной в Трудовом кодексе.
Вам понадобится
  • - письменное уведомление;
  • - дополнительное соглашение;
  • - приказ;
  • - уведомление в бухгалтерию.
Инструкция
1
Чтобы оформить увеличение оклада, уведомите сотрудника за два месяца до данного события. Хотя на практике работодатель повышает оклады, лишь устно предупредив работника накануне повышения, так как из-за увеличения оклада вряд ли кто-то станет жаловаться в трудовую инспекцию. Однако за несоблюдение требований изменения зарплаты, указанных в трудовом законодательстве, на вас могут наложить административные взыскания, поэтому письменное уведомление лучше вручить всем, кому вы планируете изменить оплату за труд.
2
Вы можете увеличить оклад и обозначить его увеличение в виде денежной суммы или указать, на какой процент повышается размер оклада. Чаще всего процентное соотношение аргументируется повышением инфляции в стране и ростом потребительских цен на товары.
3
После истечения двухмесячного срока составьте дополнительное соглашение, где укажите все изменившиеся пункты трудового договора и обоснуйте причину повышения оклада. Если вы дополнительно меняете наименование должности или трудовые функции, то все это также подробно, по пунктам, опишите в дополнительном соглашении (статья 72.1 ТК РФ).
4
После подписания обеими сторонами дополнительного соглашения, выпустите приказ унифицированной формы Т-5. В нем укажите дату повышения оклада, причину. Если изменения коснулись наименования должности, то это также описывайте в приказе. Если вы повышаете зарплату в связи с ростом цен на потребительские товары и инфляцией в стране, то для обоснования достаточно указать статью 134 ТК РФ.
5
После увеличения оклада подайте уведомление в бухгалтерию для начисления зарплаты по-новому.
6
Приказ отдайте в отдел кадров. Ответственные лица обязаны внести все изменения в личную карточку сотрудника унифицированной формы Т-2. Если вы изменили наименование должности, то запись прописывается в трудовой книжке.
Источники:
  • как оформить изменение оклада

Совет 5: Как оформить изменение должности

Для изменения названия должности работника не требуется его согласие. Работодателю следует внести изменения в штатное расписание, в трудовой договор, в личную карточку, трудовую книжку, а также издать соответствующий приказ. При изменении должности трудовые обязанности сотрудника не меняются.
Вам понадобится
  • - документы предприятия;
  • - печать организации;
  • - Трудовой Кодекс РФ;
  • - штатное расписание;
  • - документы работника, должность которого переименовалась;
  • - бланки соответствующих документов;
  • - ручка.
Инструкция
1
Работнику отдела кадров следует составить служебную (докладную) записку на имя руководителя компании. В документе кадровик указывает название должности, которое необходимо изменить, а также причину, по которой нужно произвести изменение. Кадровый сотрудник ставит личную подпись и дату написания записки. Документ направляет директору организации на рассмотрение. В случае согласия ему следует проставить на записке резолюцию с датой и подписью.
2
Составьте приказ, в его шапке впишите полное наименование предприятия. Укажите название документа заглавными буквами. Присвойте приказу номер и дату. Напишите тему документа. В данном случае она будет соответствовать внесению изменений в штатное расписание. В распорядительной части приказа укажите нынешнее название должности и название должности, на которое следует его изменить. Ответственность за исполнение документа необходимо возложить на работника отдела кадров. Заверьте приказ печатью организации и подписью руководителя компании. Ознакомьте работника, название должности которого изменилась, с документом под роспись.
3
На основании приказа внесите изменения в действующее штатное расписание. Код должности изменять не следует. В штатном расписании разрешается раздвигать поля до необходимого размера. Нельзя изменять название структурного подразделения, если таковое не прописано в приказе.
4
В трудовом договоре с работником необходимо вписать такую фразу: «Название должности нужно читать в следующей редакции». Далее напишите новое наименование должности, которое указано в измененном штатном расписании.
5
Внесите изменения в личную карточку работника, должность которого переименовалась. В трудовой книжке впишите порядковый номер записи, дату внесения изменений в штатное расписание, в сведениях впишите, к примеру: «Название должности «юрист» изменилось на «юрисконсульт». В основаниях укажите номер и дату приказа о внесении изменений в штатное расписание.
Источники:
  • Изменение наименования должности: оформляем правильно

Совет 6: Как оформить повышение окладов на предприятии

В процессе трудовых отношений с сотрудниками некоторые работодатели повышают оклады. Делается это, например, при получении разряда, высшего образования или же просто для улучшения производительности труда. Так или иначе, эти действия необходимо правильно оформить.
Инструкция
1
Повышение заработной платы – это изменение одного из условий трудового договора. Поэтому, прежде всего, за два месяца до свершения факта уведомите сотрудника о дальнейших действиях – отправьте в его адрес письменное уведомление. В документе укажите причину повышения, дату вступления приказа в силу и размер оклада. На этом документе работник должен поставить дату подписания и свою подпись, которая будет означать его согласие с вышеизложенной информацией.
2
Составьте приказ о повышении оклада. Унифицированной формы для этого распорядительного документа нет, поэтому разработайте ее самостоятельно и утвердите в учетной политике. Обязательно укажите в приказе причину увеличения заработной платы (например, в связи с повышением разряда), наименование должности сотрудника и его Ф.И.О., а также размер оклада и дату вступления приказа в силу. Подпишите распорядительный документ, поставьте дату составления и отдайте на ознакомление сотруднику.
3
Оформите к ранее заключенному трудовому договору дополнительное соглашение. При его составлении ссылайтесь на приказ. В юридическом документе пропишите, какое условие подлежит изменению, укажите его старую редакцию и новую. Подпишите соглашение и отдайте на подпись сотруднику.
4
Издайте приказ об изменении штатного расписания. Здесь укажите причину, повлекшую к этим действиям: укажите, что именно подлежит изменению; пропишите дату вступления приказа в силу. На основании приказа измените штатное расписание.
5
Внесите изменения в личную карточку сотрудника, и дополните информацией личное дело. Если у сотрудника при изменении оклада изменились должностные обязанности (например, их стало больше), составьте должностную инструкцию и отдайте ее на подпись.

Совет 7: Как оформить повышение оклада

Должностной оклад — базовая часть заработной платы работника. Размер оклада оговаривается при поступлении на работу, заключении трудового договора. Оклад зависит от должности, выполняемых трудовых обязанностей, квалификации работника, сложности выполняемой работы. Размер оклада указан в штатном расписании. Оклад — фиксированная сумма, которую получает работник за полностью отработанный календарный месяц без учета надбавок и компенсаций. Для оформления повышения оклада, следует:
Инструкция
1
Издать приказ руководителя об изменении размера оклада, ознакомить работников, которых касаются такие изменения, под роспись. В приказе обязательно указать причины, по которым происходит изменение: в связи с изменением штатного расписания, в связи с увеличением объема и сложности работ. Это связано с тем, что при выполнении одинаковых трудовых обязанностей, оплата должна производиться равная. Поэтому работодатель при повышении оклада конкретному работнику должен соблюдать обязанность обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности. Запрещается любая дискриминация при изменении условий труда.
2
С любым изменением условий трудового договора работника следует знакомить заранее, не менее чем за два месяца.
3
В связи с тем, что заработная плата — существенное условие трудового договора, при ее изменении, требуется изменить трудовой договор. Для этого заключите дополнительное соглашение в письменной форме. Укажите срок, с которого действуют новое условие оплаты.
4
Внесите изменение в штатное расписание.
5
Внесите сведения о новом окладе работника в программу «1С: Зарплата и кадры».
Обратите внимание
Одностороннее изменение условий оплаты (даже повышение оклада) по инициативе работодателя не допускается.
Источники:
  • Трудовой кодекс РФ

Совет 8: Как оформить изменение в трудовой договор

В документах важна четкость и ясность. Поэтому для того чтобы оформить изменение в трудовой договор, нужно быть внимательным. Важно соблюсти все этапы перевода и правильно составить все необходимые документы. Это позволит избежать многих недоразумений и неприятностей.
Вам понадобится
  • трудовой договор, заявление работника, приказ.
Инструкция
1
Изменение в трудовой договор может вноситься при переводе сотрудника на другую должность, изменении оклада, места работы, а также в случае изменения прочих существенных условий договора при условии, что будущие перемены не приведут к ухудшению положения работника по сравнению с Трудовым кодексом и иными законодательными актами. Изменения вносятся путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору и приказа.
2
Основанием для внесения изменений в трудовой договор является заявление работника после его ознакомления со всеми условиями предстоящих перемен. Если это повышение оклада, заявление сотрудника не требуется. Заявление должно быть написано на имя высшего должностного лица организации или ее структурного подразделения, а также содержать фамилию, имя, отчество, должность сотрудника с указанием отдела, саму суть заявления (о переводе на новую должность, о переводе на новое место работы и т.д.). Под текстом заявления ставится подпись сотрудника и указывается дата. Документ проходит процедуру визирования в соответствии с внутренними правилами организации, но на нем обязательно должна стоять подпись высшего должностного лица или лица, исполняющего его обязанности.
3
На основании заявления работника (или распоряжения высшего должностного лица, если дело касается повышения оклада), составляется соглашение об изменении трудового договора. Соглашение должно быть составлено в той же форме, что и договор. Для трудового договора это простая письменная форма, а значит соглашение тоже должно быть оформленно письменно. В соглашении обязательно укажите место и время его подписания, фамилии, имена, отчества и должности подписантов, а также номер и дату самого трудового договора. В тексте укажите все основные положения, по которым должно быть достигнуто соглашение. Соглашение составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон) и скрепляется подписями и печатью организации.
4
На основании дополнительного соглашения составляется приказ. Унифицированной формы приказа нет. Он составляется в произвольной форме, но обязательно должен иметь номер и дату, подпись высшего должностного лица, а также подпись работника, подтверждающую его ознакомление с приказом.

Совет 9: Как оформить понижение заработной платы

Некоторые работодатели в процессе хозяйственной деятельности могут испытывать некие финансовые трудности. Конечно, от руководителя в этот момент много что зависит, ведь он должен разработать план выхода из сложившейся ситуации. Порой решение его останавливается на уменьшении заработной платы своим сотрудникам. Чтобы в последующем не возникло проблем с трудовой инспекцией, кадровый персонал должен правильно оформить процедуру снижения зарплаты.
Инструкция
1
Сначала следует уточнить, что размер заработной платы, согласно трудовому законодательству, не должен быть меньше МРОТ, который ежегодно проходит индексацию, то есть изменяется.
2
Снижая заработную плату, вы меняете одно из обязательных условий договора. Как правило, это изменение не может проходить в одностороннем порядке. Поэтому за два месяца до введения нового размера оплаты труда, уведомите сотрудника. Делать это нужно в письменной форме. В уведомлении укажите причины, повлекшие такое решение (учтите, что они должны быть обоснованными). Сотрудник, согласившись с данной информацией, должен поставить свою подпись.
3
Если вы уменьшаете заработную плату нескольким сотрудникам сразу, целесообразно не составлять каждому уведомление, а сделать это одним документов, после ознакомления которого, каждый поставит подпись и дату напротив своей фамилии.
4
После этого составьте приказ о внесении изменений в штатное расписание. В данном распорядительном документе укажите должности, сотрудников по которым необходимо внести изменения, также напишите дату внесения этих поправок и сам размер оклада.
5
Затем до вступления новых условий составьте дополнительное соглашение к трудовому договору, также укажите новый размер заработной платы и дату вступления новой редакции в силу. Дополнительное соглашение составьте в двойном экземпляре, один из которых останется у вас, а второй – у сотрудника.
6
После этого оформите приказ об уменьшении заработной платы. В нем также перечислите должности, самих сотрудников, укажите размер заработной платы, напишите основание (приказ о внесении изменений в штатное расписание, дополнительное соглашение). Этот приказ также должен подписать сам сотрудник, что будет означать его согласие с вышеизложенной информацией.

Совет 10: Как оформить увеличение зарплаты

Пункт о заработной плате – это самая важная часть трудового договора. Любое ее изменение необходимо согласовать в двустороннем порядке и оформить в соответствии с требованиями Трудового кодекса. Трудовое законодательство регулирует лишь правила оформления изменения зарплаты, а когда и насколько ее повышать, решает работодатель, в зависимости от инфляции в стране или материальных возможностей предприятия.
Вам понадобится
  • - письменное уведомление;
  • - дополнительное соглашение;
  • - приказ Т-5;
  • - уведомление в бухгалтерию.
Инструкция
1
Чтобы увеличить заработную плату, представьте сотруднику под роспись письменное уведомление за 2 месяца до факта изменения оплаты труда. В данном документе вы можете указать повышение заработной платы в твердой денежной сумме или в процентном соотношении к сумме оклада. Например, "Уведомляем вас, что повышение зарплаты состоится такого то числа, месяца и года на 10000 рублей или на 30% от суммы оклада.".
2
В указанный срок заключите с сотрудником дополнительное соглашение. Укажите в нем все пункты по порядку, которые вы изменили в основном договоре, сумму повышения, зарплату после повышения. Если кроме заработной платы произошли изменения должности или должностных обязанностей, укажите это в дополнительном соглашении отдельными пунктами с пояснениями, какие части основного договора считать изменившимися. Подпишите документ в двустороннем порядке.
3
Оформите приказ унифицированной формы Т-5 с указаниями всех изменений. В приказе напишите причины повышения зарплаты. К причинам вы можете отнести изменение должности, обязанностей, получение удостоверения о повышении квалификации, полученный диплом, инфляцию и т.д. Ознакомьте сотрудника с приказом под расписку.
4
Если вы повышаете зарплату всем сотрудникам, оформляйте все документы по каждому сотруднику отдельно.
5
Направьте в бухгалтерию уведомление о повышение заработной платы. В отдел кадров представьте приказ и дополнительное соглашение для внесения изменений в личную карточку сотрудника унифицированной формы Т-2, а если изменилась должность, то и в трудовую книжку.
6
Ознакомьте сотрудника с новыми должностными обязанностями. Если вы оформили повышение заработной платы всем сотрудникам и обосновали это инфляцией (статья 134 ТК РФ), должностные обязанности у всех остаются прежними и оформлять документ о новых обязанностях нет никакой необходимости.
Обратите внимание
Соглашением к трудовому договору должно быть оформлено как понижение, так и повышение оклада. Если в вашей организации принято ежегодное повышение оклада и вы хотите избежать создания лишних документов, можно при заключении договоров с работниками включать туда пункт о ежегодном повышении оклада на определенную сумму или процент (от уже установленного оклада). Однако, помните, что даже в этом случае в обязательном порядке нужно делать приказы о повышении окладов и вносить сведения в формы Т-2 и Т-54.
Полезный совет
Изменения оклада (и сведения о переводе на другую должность) обязательно вносятся в личную карточку работника (унифицированная форма Т-2). Сведения об изменении оклада вносятся также в лицевой счет работника (унифицированная форма Т-54).
Источники:
  • Трудовой кодекс РФ
  • как внести изменение об изменении окладов
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500