Совет 1: Как оформить кадровые документы

Во всех организациях существуют кадровые документы. Они заключаются для того, чтобы регулировать трудовые отношения с работниками. Любая ревизия начинается с проверки этой документации, именно поэтому очень важно правильно ее оформлять.
Инструкция
1
Главное, это руководствоваться различными законами, инструкциями и прочими нормативными документами при составлении любого кадрового документа. Нарушение каких-либо правил ведет к различным санкциям.
2
Документы оформляются после издания приказа руководителем организации. На основании всех личных документов сотрудника заполняются формы, например, трудовой договор.
3
При приеме на работу кадровый работник должен снять с всех документов копии и подшить их в личное дело сотрудника. В эту папку в дальнейшем также можно вкладывать документы, например, заявление на отпуск. Следует сказать, что ведение личного дела необязательно для частных фирм.
4
Также следует составить опись всех имеющихся в личном деле документов, которые должны находиться согласно хронологическому порядку и содержать порядковые номера.
5
Все изменения в личных делах вносятся с заявления самого работника и согласно приложенным копиям, например, в случае изменения фамилии – свидетельства о заключении (расторжении) брака. При этом старые документы не подлежат утилизации, они должны оставаться в личном деле сотрудника.
6
На обложке личного дела указывается информация о работнике, а именно: фамилия, имя, отчество и порядковый номер личного дела. Затем он регистрируется в специальном журнале учета личных дел.
7
Запомните, что личные дела, а также документы сотрудника необходимо хранить в сейфе или в другом надежном месте. Ответственность за это должны нести кадровые работники, которые назначены приказом руководителя.
8
Следует также учитывать, что личные дела не передаются самим сотрудникам, а изучать их можно лишь в присутствии ответственного лица.

Совет 2: Как оформить перевод работника

Процедура перевода работника на другую работу, в другую местность строго регламентирована трудовым кодексом РФ. Как правило, перевод осуществляется внутри организации, но по желанию работника возможен перевод к другому работодателю. В этом случае трудовой договор с прежним работодателем прекращается, работник подлежит увольнению.
Инструкция
1
Работник пишет заявление с просьбой перевести на другую должность.
2
Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору, издаем приказ о переводе по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом, знакомим работника под роспись.
3
На основании приказа о переводе вносим запись в трудовую книжку работника, оформляем кадровые документы: в личной карточке формы Т-2, дублируем запись из трудовой книжки, знакомим работника под роспись с записью о переводе.
Видео по теме
Обратите внимание
Постоянный перевод внутри организации возможен только при согласии работника. Временный перевод может осуществляться у того же работодателя без согласия работника. При переводе по законным основаниям отказ работника выполнять работу по новой должности является нарушением трудовой дисциплины.
Полезный совет
Временный перевод может осуществляться у того же работодателя без согласия работника:
1. на срок до одного месяца. Этому должны предшествовать исключительные обстоятельства, угрожающие нормальным жизненным условиям населения, например, наводнение, производственная авария или природная катастрофа.
2. на срок до одного месяца для предотвращения повреждения имущества, простоя производства, вызванного чрезвычайными причинами экономического, технологического, организационного характера;
3. на срок до четырех месяцев, в связи с медицинским заключением.

Перевод без согласия работника оформляется в следующем порядке:
1. комплектуем документы, подтверждающие чрезвычайные обстоятельства, это могут быть акт об аварии, несчастном случае, приказы о простое, медицинское заключение.
2. издаем приказ о переводе;
3. знакомим работника под роспись, при отказе подписать приказ о переводе, составляем акт, где фиксируем, что работник уведомлен об условиях перевода; вносим запись в трудовую книжку и фиксируем в личной карточке.
Источники:
  • Трудовой кодекс Российской Федерации

Совет 3: Как оформить справку

В деятельности организации часто возникает необходимость оформлять всевозможные справки. Некоторые формы справки утверждаются нормативными актами, например, форма 2-НДФЛ Приказ ФНС РФ от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. Справки выдают бухгалтерские, кадровые службы. В форме справки выдаются сведения по запросам государственных, правоохранительных, судебных органов.Цель справки - зафиксировать и/или удостоверить какие-либо события или фактические данные.
Инструкция
1
Справка должна содержать все необходимые реквизиты организации или предпринимателя: наименование, организационно-правовая форма, место нахождения, банковские реквизиты.
2
Укажите регистрационный номер и дату выдачи справки. Информация сохраняет актуальность в течение срока не более месяца.
3
Справку оформляют на фирменном бланке, удостоверяют подписью уполномоченного лица и печатью организации. Обязательно указать название должности и фамилию лица, подписавшего справку. Как правило, в кадровой службе и бухгалтерии имеются собственные печати.
4
Изложите суть справки в сжатой форме: только даты, суммы, коэффициенты и пр. Данные указываются на основе первичных документов по учету и оплате труда. При необходимости, по запросу выдают заверенные копии таких документов.
Видео по теме
Обратите внимание
Справка должна содержать только достоверные сведения, т.к. она подтверждает право на получение каких-либо льгот, компенсаций, денежных средств. Лицо, подписавшее справку, несет индивидуальную ответственность за предоставление недостоверной, неполной, искаженной информации.
Полезный совет
Все выданные справки регистрируются в журнале, копии подшиваются в папку исходящих документов.
Источники:
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт РФ. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов, утв.Постановлением Госстандарта России №65-ст от 03.03.2003г.
Видео по теме
Как составить справку-объективку
Связанная статья
Как составить справку-объективку
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше