Совет 1: Как оформить кадровые документы

Во всех организациях существуют кадровые документы. Они заключаются для того, чтобы регулировать трудовые отношения с работниками. Любая ревизия начинается с проверки этой документации, именно поэтому очень важно правильно ее оформлять.
Как оформить кадровые документы
Инструкция
1
Главное, это руководствоваться различными законами, инструкциями и прочими нормативными документами при составлении любого кадрового документа. Нарушение каких-либо правил ведет к различным санкциям.
2
Документы оформляются после издания приказа руководителем организации. На основании всех личных документов сотрудника заполняются формы, например, трудовой договор.
3
При приеме на работу кадровый работник должен снять с всех документов копии и подшить их в личное дело сотрудника. В эту папку в дальнейшем также можно вкладывать документы, например, заявление на отпуск. Следует сказать, что ведение личного дела необязательно для частных фирм.
4
Также следует составить опись всех имеющихся в личном деле документов, которые должны находиться согласно хронологическому порядку и содержать порядковые номера.
5
Все изменения в личных делах вносятся с заявления самого работника и согласно приложенным копиям, например, в случае изменения фамилии – свидетельства о заключении (расторжении) брака. При этом старые документы не подлежат утилизации, они должны оставаться в личном деле сотрудника.
6
На обложке личного дела указывается информация о работнике, а именно: фамилия, имя, отчество и порядковый номер личного дела. Затем он регистрируется в специальном журнале учета личных дел.
7
Запомните, что личные дела, а также документы сотрудника необходимо хранить в сейфе или в другом надежном месте. Ответственность за это должны нести кадровые работники, которые назначены приказом руководителя.
8
Следует также учитывать, что личные дела не передаются самим сотрудникам, а изучать их можно лишь в присутствии ответственного лица.
Видео по теме
Как составить справку-объективку
Связанная статья
Как составить справку-объективку

Совет 2 : Как организовать отдел кадров

Одним из важнейших структурных подразделений любого предприятия является отдел кадров. Если считать, что именно от квалификации и профессионализма сотрудников предприятия зависит его коммерческий успех, то подбор персонала, обладающего такими качествами – задача сотрудников этого подразделения. Впрочем, оно должно выполнять и многие другие функции.
Как организовать отдел кадров
Инструкция
1
Продумайте, какие основные функции будет выполнять отдел. Конечно, кроме оперативной и традиционной для любого предприятия кадровой работы, отдел должен заниматься перспективным планированием и профессиональным развитием персонала. Вопросы заработной платы, социальных программ и трудовых отношений также входят в его компетенцию. Но современные требования к функционалу отдела кадров включают в себя и вопросы мотивации сотрудников, разработку механизма стимулирования их труда и даже задачу по поддержанию благоприятного климата в коллективе.
2
Определите численность отдела исходя из финансового состояния компании, общей численности работников, наличия дочерних компаний и количества структурных подразделений. На малом предприятии все вышеперечисленные функции может исполнять и один человек при условии, что ему не придется заниматься делопроизводством и управлением персоналом. Если учитывать российские реалии, то в среднем один сотрудник кадровой службы приходится на 100-500 человек персонала компаний. Для предприятия численностью 250 человек достаточно будет отдела кадров, состоящего из начальника и двух менеджеров. Один из них будет заниматься непосредственно подбором персонала и его обучением, другой – вести кадровую работу и оформлять документацию. Функцией начальника будет осуществление общего руководства.
3
Если предприятие – крупное и количество сотрудников отдела кадров больше, чем 3 человека, то поручите распределение обязанностей между ними и создание рабочих групп начальнику отдела. В названиях секторов и групп должны быть отражены те основные задачи, которые они призваны решать. Список таких задач для каждого предприятия может быть своим. К традиционным, например, относятся: прием на работу и увольнение сотрудников, планирование рабочих мест, проведение обучающих программ и мероприятий, социальные вопросы, юридическое обеспечение трудовых отношений.
4
Определите зону ответственности и полномочия отдела кадров. Наиболее успешной на производстве зарекомендовала себя модель, когда сотрудники отдела консультируют линейных менеджеров, работающих непосредственно с персоналом, по возникающим в процессе работы вопросам.

Совет 3 : Как проводить кадровые изменения в компании

Кадровые изменения в любой компании выступают одним из основополагающих факторов, влияющих на эффективность ее работы. Недооценка этого элемента кадровой политики, в худшем варианте, может привести к полному краху самого перспективного дела. Данной проблеме посвящено значительное количество научных работ, только перечитать которые займет не один день. В данном материале квинтэссенция самых важных моментов.
Не спешите проводить кадровые изменения
Инструкция
1
Типичной ошибкой кадровых изменений в компании является предубежденность руководителя о том, что он на основе собственной субъективной оценки способен выявить наиболее ценные для компании кадры. Ошибочность данного подхода заключается в том, что руководитель в этом случае оценивает не реальную значимость работника, а то, как он к нему относится, что является абсолютно различными категориями. Для определения различных аспектов профессионализма работника существует значительное количество тестов, отбирать которые необходимо исходя из профиля деятельности компании. Однако наиболее эффективным и низкозатратным можно считать тест субъективной самооценки профессионала.
2
Активную ротацию кадров также нельзя считать оптимальным решением для серьезной компании. Частые изменения состава отделов и служб у работников создают неуверенность в собственном завтрашнем дне, что выступает фактором демотивации персонала. Выявлять необходимость ротации персонала целесообразно с учетом результатов конкретного отдела. Проводить оценку эффективности деятельности отдела можно на основе экономических показателей, а в случае невозможности такой оценки - с использованием методик психологического тестирования, разработанных для конкретного отдела, исходя из вида его деятельности. Этим занимаются специализированные коучинговые центры помощи руководителю.
3
До принятия решения о необходимости проведения кадровых изменений руководителю целесообразно оценить степень мотивации работников. Необходимость этого обусловлена тем, что никакие изменения и перестановки, в случае отсутствия у персонала достаточной материальной заинтересованности, положительных результатов принести не смогут. Кроме того, имидж компании может быть подорван в связи с тем, что в сознании работника высокая текучесть кадров характеризует компанию, как нестабильную. Соответственно, трудоустройство в такую компанию человек рассматривает как временную меру. Это значит, что, не отдавая компании все свои силы и навыки, работник будет одновременно искать более стабильную компанию, что еще больше увеличит текучесть кадров. Заинтересовывать сотрудников необходимо по результатам их деятельности, например, сотрудника отдела продаж - на основе увеличения доли премии от темпа роста продаж. Работников, труд которых нельзя выразить в финансовых результатах, стимулировать необходимо исходя из их креативности и продуктивности в результатах, подлежащих оценке.
Видео по теме

Совет 4 : Начинающим кадровикам: как проводить интервью

Интервью или собеседование – один из важнейших элементов в подборе кадров. Это экзамен не только для кандидата, но и для начинающего кадровика. Чтобы компания благодаря вам приобрела отличного специалиста, к проведению интервью нужно подготовиться.
Начинающим кадровикам: как проводить интервью

Предварительная подготовка к собеседованию


Перед интервью внимательно изучите резюме кандидата и его документы, имеющиеся в вашем распоряжении. Отметьте для себя все моменты, которые необходимо уточнить, например, касающиеся его опыта работы или образования. Запишите все качества, которые необходимы кандидату для имеющейся вакансии (например, общительность, умение работать в команде), продумайте способы, как можно проверить их наличие (наблюдение, тесты).

Продумайте все вопросы, которые вы зададите. Логичнее всего задавать открытые - требующие развернутого ответа вопросы, т.к. в таком случае кандидат вынужден будет рассказывать, приводить примеры. «Мне хотелось бы знать, что вы будете делать в такой ситуации…», «Расскажите, пожалуйста, как вы…» - ваши открытые должны начинаться вопросы примерно так.

Как проводить интервью


На первом этапе интервью представьтесь кандидату и о кратко расскажите о компании в которой работаете, ее специфике, задачах, достижениях и методах вознаграждения за хороший труд. На этом этапе важно произвести на кандидата благоприятное впечатление. Кроме того, вы должны дать соискателю информацию, на которую он сможет опираться во время собеседования. Например, вы сказали, что в компании принято ориентироваться на клиента. Обратите внимание, сделает ли кандидат акцент на этом, рассказывая о себе.

На втором этапе задавайте подготовленные вопросы, давая кандидату раскрыться, высказаться. Если вы в чем-то с ним не согласны, не следует начинать дискуссию. Задавайте уточняющие вопросы, если информация, выданная кандидатом, кажется вам неполной.

Один из лучших методов получения максимально полной информации – молчание. Если вы будете сохранять молчание, интервьюер будет вынужден рассказывать более подробно. Этот метод сложен не только для испытуемого, но и для кадровика, но зато вы сможете оценить находчивость, стрессоустойчивость и другие личностные качества кандидата.

В некоторых случаях соискатели на должность бывают излишне говорливы, чтобы перевести интервью в нужную сторону используйте рефлексивные вопросы: «Наше время ограниченно, поэтому нам следует перейти к следующему пункту, не так ли?». Рефлексивный ответ кандидата – согласие, а вы сможете задать следующий вопрос.

Во время интервью делайте пометки. Отметьте для себя стиль одежды соискателя, умение презентовать себя, манеры и т.д. Многие важные в работе качества, открываются во время собеседования – это энтузиазм, энергичность, уверенность в себе. Вопросы на отвлеченную тематику – спорт, литература, политика, хобби и т.д. – помогут вам получить дополнительную информацию о кандидате, его стремлениях, желании совершенствоваться и т.д.

По окончании интервью поблагодарите соискателя и пообещайте сообщить результаты собеседования в ближайшее время.
Видео по теме
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500