Инструкция
1
Начните с обращения. Это может выглядеть как обычная служебная записка. В верхнем правом углу напишите ФИО человека, к которому обращаетесь, укажите его должность или сферу его полномочий. Тем самым вы показываете, что в курсе, с чем и кем имеете дело и настроены серьезно.
2
Укажите информацию о себе. Также распишите, как вас зовут, где вы работаете и какую должность занимаете. Упомяните, какую роль играет фирмы или организация, к которой есть претензии, например, "постоянный покупатель вашего магазина" или " владелец годовой подписки на ваше издание". Пусть адресат поймет, что разобраться с вашей проблемой ему крайне необходимо, иначе компания рискует потерять постоянного клиента.
3
Опишите ваши претензии к организации. Буквально в 2-3 предложениях выразите основную суть. Не загружайте лишними словами текст, сухо и по сути - причину недовольства, дату и время происшествия, предпринимаемые ранее действия с вашей стороны, чтобы уладить ситуацию.
4
Приступайте к описанию ситуации. Здесь уже подробно, в мельчайших деталях, распишите все, что произошло. Описывать стоит все, что всплывет в памяти, чтобы в следствии не сказали, что вы "приписываете" свои собственные домыслы или сказки. Упоминайте все, вплоть до эмоций на лице человека, который стал причиной жалобы, запаха и цвета вещи, которая вас не устроила и так далее.
5
Описывайте происходящее поэтапно. Не стоит сумбурно пересказывать все, что творилось вокруг вас. Действие за действием, рассказывайте по цепочке всю череду произошедших событий. Если какой-то отрывок нуждается в комментарии, можете дать их в скобках после описания случившегося.
6
Будьте милы и сдержанны в вашем письме. Вполне возможно, что начальство, которому адресовано письмо, ни в чем не виновато, а повышенные тона лишь разозлят их, и ничего хорошего из этого не выйдет. Еще раз укажите в конце свои координаты и обязательно упомяните, что ждете ответа на свое письмо.