Совет 1: Как составить план работы отдела

Управление работой отдела невозможно без планирования, особенно это касается тех компаний, деятельность которых связана с производством или торговлей. Грамотно составленный план работы отдела облегчает контроль выполнения его показателей и позволяет получать полноценную отдачу от каждого сотрудника отдела. Планы могут составляться как с долгосрочной перспективой – на год и квартал, так и с краткосрочной - оперативные планы на месяц, неделю и день. Но основой работы отдела является долгосрочный план на год.
Инструкция
1
Опросите руководителей подразделений и составьте на основании данных, полученных от них, аналитический отчет по работе отдела за последние несколько лет. Для достоверной статистики анализируемый период должен составлять не менее трех лет. Проанализируйте динамику работы отдела, используя характерные показатели его работы, выработайте реалистичные цели.
2
Полученные показатели сравните с теми, что существуют на сегодняшний момент. На основании этих данных сформулируйте цели и задачи отдела на год. Продумайте, насколько реально возможно увеличить производственные показатели, и каким путем этого можно добиться. Если вы планируете их увеличение на пару десятков процентов, то в этом случае можно обойтись только интенсификацией усилий, но если вы запланировали увеличение основных показателей намного, то для их достижения нужно продумать и серьезно преобразовать весь производственный процесс, что тоже должно найти отражение в плане.
3
Распишите выполнение плана по срокам с учетом сезонных факторов. Если работа отдела связана с тем, как будут работать поставщики или со сроками выполнения сторонних договоров, учтите и это. Назначьте ответственных за выполнение каждого пункта плана работы отдела.
4
Помните, что отсутствие регулярного контроля превращает работу в рутину. Чтобы ваш план стал реальностью, запланируйте проведение регулярных проверок и отчетность, которую будут представлять руководители подразделений. Отчетность обеспечит вам реальное управление отделом.
5
Ознакомьте руководителей подразделений с планом работы отдела, на его основе они должны составить свои индивидуальные годовые планы. Скорректируйте и доработайте план на основании обратной связи с подчиненными и тех планов, которые предоставят вам руководители подразделений.

Совет 2: Как составить план работ

С утра вам пришлось быстро доделать вчерашнюю работу. Шеф проверил и в последний момент попросил кое-что исправить. Потом были важные переговоры с клиентом, а вторая половина дня вообще прошла в нескончаемых телефонных звонках и беготне, вам даже пришлось задержаться на час. Потратьте утром 10 минут на составление плана работы на день, и успеть все станет легче!
Инструкция
1
Начните с общего расставления приоритетов. Наверняка у вас есть более и менее срочные проекты. Также ваш опыт, вероятно, может вам подсказать, какие из проектов наиболее трудоемкие и требуют много времени, а какие можно сделать достаточно быстро. Естественно, выделите первые. Они самые значимые.
2
Работа по любому проекту, как правило, делается по определенному алгоритму и состоит из шагов. Было бы неплохо при появлении каждого нового проекта прописывать такой пошаговый алгоритм, хотя бы примерный.
Допустим:

1. подготовить список документов, которые необходимо запросить у клиента.

2. запросить у клиента документы.

3. проанализировать документы.

4. организовать новую встречу и обсудить проблемы и пути их решения.

5. подготовить заключение.
Естественно, на выполнение каждого из этих шагов может потребоваться не один день. Соответственно, такой шаг нужно разбить на более мелкие единицы. Их и нужно вписывать в дневной план. Вообще ваш план должен быть максимально конкретизирован, без пунктов вроде "заняться наконец проектом NN".
3
Выделите важные и срочные дела. Не всегда то, что важно, является одновременно срочным, и наоборот. Такое выделение поможет точнее определить временные затраты на каждый пункт вашего плана и промежуток, в который вы будете его выполнять (сразу, до обеда, ближе к вечеру и т.д.).
4
Очевидно, что начинать лучше с выполнения дел, которые одновременно и срочные для вас, и важные. Например, некоторая критическая ситуация, "горящий" заказ. Потом стоит перейти к просто важным делам - выработке новой концепции, разработке проекта соглашения. Это уже не решение конкретных проблем, а моделирование ситуации, долгосрочное планирование, то есть все то, что принесет весомый результат в будущем. Как правило, на них уходит большая часть времени, и это хорошо!
5
Что до срочных или несрочных, но не важных дел, то пусть они останутся "на потом", хоть это и странно звучит в отношении того, что вроде бы срочно. Если дело срочное, пусть оно будет выполнено как можно скорее, но не в ущерб более важным делам. Как показывает практика, очень много времени уходит на то, что вроде бы требует быстрой реакции (например, переписка), но не имеет большого значения в целом.
6
Конечно, ситуация вокруг нас постоянно меняется, и мы не всегда в состоянии следовать нашему плану. Однако сам факт ежедневного планирования помогает сформулировать значимые для нас вопросы и расставить приоритеты. Кроме того, наличие плана снижает возможность в суете забыть о каких-либо делах.
Видео по теме

Совет 3: Как составить план на год

"С Нового года начинаю новую жизнь!" - как часто мы слышим это от наших близких. Варианты "новой жизни" могут быть разными: начну ходить в фитнес-клуб, добьюсь повышения на работе, съезжу в отпуск в Италию... Но вот подарки распакованы, шампанское выпито, оливье съеден, и нас снова накрывают будничные дела. Да, мы по-прежнему очень хотим пойти в фитнес-клуб, и абонемент уже куплен, но вот только сегодня дела, завтра дела, и даже в выходные, похоже, не удастся вырваться... Как же научиться планировать свое время так, чтобы все успеть?
Вам понадобится
  • - 30 минут
  • - спокойная обстановка
  • - лист бумаги
Инструкция
1
Ненаписанное не существует. Прежде всего, запишите свои цели. Неважно, какие они - маленькие или большие. Пусть самая скромная цель приобретет письменную форму: это поможет лучше сформулировать и в дальнейшем структурировать ее. Не бойтесь мечтать - без мечты не может быть и цели.
2
Скорее всего, не каждая из ваших целей может быть достигнута за год. Подумайте, какие шаги вы будете предпринимать для ее достижения и какой срок реален для выполнения каждого шага. Структурируйте свою цель, пусть она будет разбита на много маленьких пунктов и подпунктов. Важно видеть конкретные, небольшие цели. И, самое важное, установите для каждого пункта конкретный срок выполнения. Вот простой пример:
Цель - съездить в сентябре в Рим на две недели. Для этого:
1) Подсчитать примерные затраты на поездку.
а) Распросить знакомых, которые недавно ездили в Италию.
б) Поискать информацию в Интернете.
Срок: 10 января.
2) Рассчитать, сколько нужно будет откладывать с зарплаты на поездку. Срок: 10 января.
3) Каждый месяц откладывать с зарплаты 10 тысяч рублей. Срок: с января по июль, по 20-м числам.
4) Решить, как лучше поехать: купить тур или отправиться "своим ходом". Срок: до июня.
5) Если вы выбрали тур, то отслеживать интересные предложения на сайтах турагентств. Срок: с марта по июнь.
5) Если вы решили отправиться своим ходом, то забронировать авиабилеты и гостиницу.
а) Расспросить знакомых, которые недавно ездили в Италию.
б) Поискать информацию в Интернете.
в) Выбрать самые выгодные предложения.
Срок: июнь.
6) Позаботиться о визе. Срок: июль-август.
7) Получить/собрать все документы для поездки. Срок - август-начало сентября.
8) Приобрести путеводитель и другие необходимые в поездке вещи. Срок - август-начало сентября.
Возможно, подобная детализация покажется излишней, но зато так вы ничего не забудете и не натолкнетесь на "подводные камни".
3
Выберите самую главную, самую важную цель. Важную именно для вас в настоящее время. Выделите ее в вашем плане другим цветом и уделяйте ей особое внимание. Думайте о ней, обсуждайте с друзьями и близкими, если она не слишком личная. Возможно, кое-кто воспримет вашу сосредоточенность с ироничной улыбкой, но ведь вам необходимо осуществить задуманное, а не плыть по течению, правда? Да и наверняка в вашем окружении найдется хотя бы несколько активных и амбициозных людей, которые давно привыкли быть хозяевами своей жизни, планировать и осуществлять планы вместо того, чтобы просто ходить на работу и заниматься текущими делами. Как правило, такие люди крайне энергичны и заражают своей энергией других. Это стоит того, чтобы общаться с ними чаще.
4
Немедленно приступите к конкретным действиям. Не после праздников, не с понедельника и не завтра, а сегодня, сейчас. Сколько прекрасных начинаний и целей так и не были реализованы из-за неоправданных промедлений!
5
Не убирайте план в дальний ящик стола, пусть он будет у вас перед глазами. Перечитывайте его, думайте о своих целях. Ведь это же ваши цели, вы действительно хотите добиться всего того, что написали. Это будет стимулировать вашу энергетическую заряженность. А как приятно будет в конце декабря осознать, что вы захотели, запланировали и - самое главное - сделали!
Полезный совет
Записывайте свои цели в настоящем времени.

Формулируйте каждую цель, начиная со слова "я".

Добавляйте новые идеи и цели.

Совет 4: Как составить отчет для статистики

Статистика всегда являлась неотъемлемой частью правильного планирования многих спектров нашей жизни. Своевременно собранные и достоверные данные – залог успеха в решении поставленных задач. Отчет для статистики делается по периодам времени: десять дней, месяц, квартал, полугодие, год и т.д. Для составления ежемесячного отчета можно воспользоваться специальными программами. Если ни одна программа не подходит для решения поставленной перед вами задачи, то воспользуйтесь классическими методами.
Инструкция
1
Заведите себе дневник в электронном виде. Для простоты его можно составить в стандартных программах World и Excel.
2
Если нет постоянного доступа к компьютеру или в течение рабочего времени приходится наблюдать за разными процессами на удаленном расстоянии, то распечатайте дневник. Положите его в более удобное место, где можете всегда иметь к нему доступ. А сами держите при себе ручку и блокнот для заметок. Периодически или в конце дня можно переписывать данные из блокнота в дневник.
3
Если отчет объемный и данных необходимо собрать много, подключите коллег. Обязанности распределите по мере их участия в процессе. Особенно это важно, когда требуется учет ежедневных данных. Каждый день собирайте необходимую информацию. В конце месяца у вас не будет времени на поиски неучтенных данных. Отдел статистики дает обычно на выполнение отчета 1-2 дня. Все должно быть четко и организованно.
4
Периодически подводите итоги сбора данных. Каждые десять дней (с 1-го по 10-ое, с 11-го по 20-ое, с 21-го по 30/31-ое). Это ускорит написание отчета в конце месяца.
5
Если в ходе сбора данных у вас возникают вопросы, обращайтесь к специалистам по статистике. Им тоже важно, чтобы вы сделали все максимально верно.
6
Определите алгоритм написания отчета: что вы сделаете в первую очередь, что потом, а что в конце. Несколько раз написав отчет таким образом, вы обретете определенные навыки и, что называется, «набьете руку». Это еще дополнительно сократит время выполнения работы.
7
В первую очередь займитесь ежедневными данными, потом по «десятидневке», а в последнюю очередь данными, которые в статистике учитываются общим числом в конце месяца. Так как в статистике многие параметры связаны друг с другом, уделите больше внимания данным, которые рассматриваются более детально. Это поможет избежать ошибок.
8
Перед сдачей еще раз проверьте отчет.
Полезный совет
Если вы пишите отчет для статистики на распечатанных бланках, воспользуйтесь сначала простым карандашом. Аккуратность приветствуется.

Совет 5: Как составить оперативный план

Оперативный план - это обязательный раздел бизнес-плана предприятия. В данном документе указываются, какие помещения, ресурсы и средства планируется использовать для ведения бизнеса. Например, это может быть здание, где планируется вести работу, а также мебель, машины и все оборудование, необходимое для вашего бизнеса. В тот же документ пойдут сведения о сырье и материалах, используемых при производстве товаров, и предоставлении услуг.
Инструкция
1
Первым пунктом оперативного плана можно указать используемые помещения. Все данные указываются согласно определенной форме. Детально описывается ремонт помещений, взятых в аренду, а также указывается все транспортное обеспечение. Укажите сроки аренды или владения имуществом, опишите место, где находится помещение (например, торговый центр), укажите местоположение (например, Москва). Обязательно обозначьте площадь и тип владения – аренда или собственность.
2
Определитесь с требованиями к продукции и тщательно продумайте, что будете производить. Исходя из этого, укажите используемое оборудование. Начните составлять калькуляцию затрат и убедитесь, что вы учли не только стоимость машин для производства, но и подсчитали доставку, установку, гарантийное обслуживание и все налоги. Учтите все потребности в ручном инструменте и соответствующих приспособлениях, а также всю необходимую для работы мебель.
3
В разделе «Сырье и материалы» изучите все потребности так же, как вы это сделали в отношении оборудования. Подготовьте чертежи продукции, которую планируется выпускать. На их основе вы сможете составить список материалов для любого изделия в отдельности, а затем создать перечень сырья и нормы расхода. Этот список необходим для того, чтобы учесть все потребности в материалах. Укажите поставщиков, опишите форму заказа и определитесь с цикличностью поставок. Уделите особое внимание формированию условий возврата дефектных товаров из-за некачественных материалов.
Полезный совет
Оперативное планирование – самое последнее звено во время плановой работы. От него зависит определение стоимости продукции, которую производит компания, а также финансовый и экономический анализ деятельность, поэтому не стоит недооценивать важность этого документа. Грамотный оперативный план позволит организовать согласованную работу всех поставок и подразделений предприятия.
Источники:
  • оперативный план это

Совет 6: Как составить план на день

План на день способен серьезно облегчить исполнение задач. Благодаря нему вы сможете существенно сэкономить время, выполните все, что задумали, а также не упустите по-настоящему важные моменты. Но как его правильно составить?
План на день лучше составлять с вечера, а с утра перечитывать и вносить исправления. Ежедневник идеально подойдет для фиксирования основных дел. Лучше, если в нем будут листы, разделенные по временным промежуткам. Это позволит легче ориентировать в задачах на день. Если такого разделения нет, можно сделать его самостоятельно. Наиболее удобный интервал – 15 минут.

Сначала внесите все «жёсткие» дела, то есть такие, которые обязательно должны быть выполнены в определенный день и в определенное время. Укажите, какие люди связаны с этой задачей, кому нужно позвонить, а кого пригласить. Именно от этих задач необходимо отталкиваться при составлении остальной части дня, поскольку именно они являются приоритетными.

Далее внесите важные дела, которые не имеют определенной временной привязки. Это может быть звонок начальнику или оплата счетов. Укажите, в какое время их выполнение наиболее предпочтительно.

После этого запишите все дела, которые сделать нужно, но можно с ними и повременить. Не забывайте оставлять время на отдых и обеденные перерывы. Также к каждой задаче лучше приписывать приблизительное время выполнения. В конце дня проанализируйте результат и составьте новый план.
Видео по теме
Источники:
  • как составить план на месяц
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше