Совет 1: Как организовать работу отдела

От правильной организации любого производства или офиса зависит очень многое, и не только производительность труда. Но также и моральный климат в вашем коллективе. Результатом правильной организации станет то, что каждый сотрудник будет выполнять свою работу с максимальной отдачей, в коллективе будет царить дух взаимовыручки и понимания общих целей.
Инструкция
1
Полностью изучите всю технологическую цепочку работы вашего отдела от того, что поступает на входе и что должно получиться на выходе. Составьте себе об этом самое четкое представление и обдумайте, какие кадровые и организационные решения будут оптимальными для выполнения поставленной перед вами задачи.
2
Изучите своих сотрудников. Есть четко определенные психологические типы людей, для которых психологи дали определения и рекомендации, какую работу они способны выполнять с максимальной отдачей и на что можно рассчитывать, поручая им задание. Определите для себя возможности каждого, подумайте, какие личные качества можно использовать на пользу работе – целеустремленность, аккуратность, здоровый карьеризм, скрупулезность и пр.
3
Объедините эти знания и поручите каждому именно тот фронт работ, где он будет максимально полезен и работа на котором будет приносить ему удовольствие. Работа не должна быть каторгой, хотя для некоторых она таковой является. Только творческий труд, сознание важности выполняемого дела и поощрение достигнутых человеком успехов могут стать стимулом для его дальнейшего развития в профессиональном плане.
4
Объясните каждому его задачу, его зону ответственности, и что вы ожидаете от него в конечном итоге, но в то же время, не забывайте о взаимовыручке и взаимозаменяемости сотрудников, чтобы болезнь или отсутствие одного никогда не стало причиной торможения отлаженного рабочего процесса.
5
Объедините своих работников в единый коллектив, объясните всю важность поставленной перед отделом задачи, отметьте, насколько она зависит от трудового вклада каждого, поддерживайте в коллективе здоровый командный дух.
6
Никогда не забывайте поощрять сотрудников, причем делайте это публично. А вот отчитывать лучше наедине. Не заводите любимчиков и фаворитов, такое нездоровое соперничество никогда не приводило к хорошему. Поддерживайте в своем коллективе нормальные товарищеские отношения. Многое в работе отдела зависит именно от вас.

Совет 2: Как организовать работу в офисе

От того, как организована работа в офисе, зависит производительность труда его сотрудников, которые проводят в нем не менее 8 часов ежедневно. Организация офиса, это целый комплекс вопросов от выбора необходимой мебели до информационной безопасности, которые необходимо решить, чтобы обеспечить нормальную работу всех его сотрудников и компании, которой он принадлежит.
Инструкция
1
Современные офисы организуются по принципу «открытого пространства», когда все сотрудники располагаются в одном просторном и светлом рабочем помещении, разделенном на функциональные зоны. Советуем пригласить специалиста, который поможет оформить офисное помещение, определит, где и как будут расположены функциональные зоны, их виды. Он же сможет организовать и наилучшим образом разместить рабочие места руководителя и сотрудников офиса в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами. Вместе с ним вы сможете подобрать необходимую мебель и обставить ею не только рабочие места, но и зону для отдыха, место для встреч с клиентами и партнерами.
2
Продумайте вопросы проведения ремонтных и профилактических работ в офисе. Они потребуются для компьютеров и оргтехники. Выберите обслуживающие сервисные организации, с которыми вы будете сотрудничать по этому вопросу или организуйте собственно подразделение вашей компании, чьей задачей будет решение этого вопроса своими силами. Если расходные материалы и канцелярские принадлежности вам будет необходимо приобретать в большом количестве, то определитесь с поставщиками и скидками, которые они вам будут предоставлять.
3
Продумайте способы обеспечения руководителей и сотрудников автотранспортом, систему планирования поездок и возможность оптимизации использования служебного парка автомашин. Обговорите с руководством вопросы технического обслуживания и страхования автотранспорта, принадлежащего компании или взятого ею в аренду.
4
Решите вопрос с охраной офиса и организацией системы безопасности. Немаловажен вопрос и техники безопасности, включая пожарную безопасность и способы эвакуации людей в экстренных случаях.
5
С ответственными специалистами и руководством компании решите вопросы информационной безопасности, управления внутренними информационными потоками, разграничения доступа и обеспечения сохранения служебных и коммерческих тайн.
6
Продумайте вопросы делопроизводства – будет ли им заниматься отдельный человек или подразделение, или эти обязанности будут возложены дополнительно на сотрудников других подразделений. При необходимости, создайте систему внутренней и внешней курьерской связи и организуйте работу курьеров.
7
Организуйте корпоративное питание – собственную столовую или кафе, использование пунктов общественного питания сторонних организаций, кейтеринг.

Совет 3: Как определить психологический тип

Каждый человек уникален и имеет свои индивидуальные особенности. Это касается не только внешности, но и характера. Психологи, признавая эти различия, говорят о том, что существует несколько психологических типов, по которым условно можно разделить всех людей. Такая классификация может помочь лучше понимать собеседника и прогнозировать его поведение. Приглядитесь к своим знакомым: вы сможете определить, к какому психотипу его можно отнести.
Инструкция
1
Эпилептоидный тип объединяет людей, основными чертами характера которых можно назвать педантичность, аккуратность и пунктуальность. Им нравится трудиться и они никогда не избегают работы. Это люди надежные и консервативные, прагматичные и расчетливые. В разговоре они всегда спокойны, логичны и обстоятельны. Сначала думают, а говорят – потом. Практицизм у них в крови – даже коллекционируют они те вещи, которые могут иметь практическое применение.
2
Шизоидный тип отличает высокая ответственность, обязательность и постоянство. Они не очень коммуникабельны, их стиль общения суховатый и формальный, не любят говорить о себе и своей личной жизни. Постоянно надеются на то, что изменят свою жизнь к лучшему. Покупают одежду не очень модную, но удобную и практичную. Движения не отличаются плавностью, интонации, как правило, монотонные, речь – отрывистая. У них не бывает много друзей. Но те, что есть, надежны и проверены годами.
3
Люди, относящиеся к истероидному психологическому типу, напротив, коммуникабельны и дружелюбны. Они легко могут вызвать доверие своего собеседника и умеют ловко манипулировать людьми, используя их слабости. Очень любят быть в центре внимания и не очень разборчивы в средствах, добиваясь этого любой ценой, даже используя яркую, привлекательную и, часто, экстравагантную одежду. В разговоре любят жестикулировать, речь богата интонациями и драматическими паузами. Любят все неординарное, запоминающееся.
4
Те, кто относится к гипертимам, характеризуются энергичностью и выносливостью. У них прекрасно получается одновременно делать несколько дел, имеют множество увлечений. Наблюдается склонность к рискованным поступкам. Речь – живая и образная, подкрепляемая жестикуляцией. Прекрасные рассказчики, что делает их душой компании, и им это нравится. Как правило, имеют неплохой вкус и не любят броские вещи.
5
Астеники не инициативны и предоставляют другим предлагать выходы их непростых ситуаций и проявлять инициативу. Они легко управляемы, не склонны к амбизиозности. Поскольку основная черта – дотошность и скрупулезность, то являются прекрасными исполнителями, сремяться вовремя выполнять все свои обязательства. Скромны и порядочны, любят спокойные, не шумные занятия и игры – шахматы, головоломки. Одеваются скромно и неброско. Голос у них негромкий, дикция не очень четкая.
Видео по теме
Полезный совет
Если вы не нашли определения для всех своих знакомых, то имейте в виду, что таких психотипов насчитывается около 20. Их описание можно найти в специальной литературе.

Совет 4: Как организовать работу отдела продаж

Большая часть всех организаций что-либо продает. Поэтому ее материальное благополучие напрямую будет зависеть от качества работы отдела продаж. Для того чтобы получать максимальную отдачу от этого отдела, необходимо грамотно организовывать весь процесс работы.
Вам понадобится
  • телефон, компьютер, программа для сохранения звонков.
Инструкция
1
Наберите в штат профессионалов, которые уже работали менеджерами по продажам и имеют хорошие отзывы с предыдущих мест работы.
2
Распределите участки города, области или страны (в зависимости от того, с какими регионами вы работаете) между сотрудниками. Каждый должен отвечать за свою территорию и не касаться клиентов другого менеджера.
Карта с разделением города на участки
3
Регулярно проводите тренинги и аттестации на знание товара и методов продаж. Хотя бы раз в 6 месяцев устраивайте экзамен для всех сотрудников. Если менеджер не сдал экзамен, можете уволить его. Это даст стимул остальным сотрудникам на более качественную работу. Никогда не увольняйте сразу более 30% коллектива - это может грозить снижением объема продаж до тех пор, пока вы не найдете им замену.
4
Установите минимальный план по количеству продаж (он не должен быть слишком высоким). Снижайте заработную плату тем, кто не выполнил его за отчетный период и увеличивайте тем, кто достиг наилучших результатов.
5
Установите строгую отчетность по выполненной работе. Лучше если все звонки и встречи менеджеры будут заносить в таблицу, одной из граф которой будет графа результаты. Такую отчетность лучше сдавать не ежедневно, а еженедельно, чтобы был лучше виден результат.
Пример отчета по <b>продаж</b>ам
6
Контролируйте телефонные переговоры сотрудников. Для этого лучше установить программу, фиксирующую и сохраняющую все звонки. Разбирайте причины неудач для каждого конкретного случая.
7
Раз в год выдавайте крупную премию самому результативному сотруднику. Это будет хорошим стимулом и не даст коллективу расслабиться.
8
Устраивайте корпоративный отдых хотя бы раз в несколько месяцев. Это сплотит коллектив.
Как организовать <em>работу</em> <strong>отдела</strong> <b>продаж</b>
9
Контролируйте свободное время менеджеров. 90% рабочего дня сотрудник должен проводить в переговорах и встречах, иначе хорошего результата добиться будет сложно. Менеджеры продаж не должны заниматься посторонними делами. Настраивать компьютер, заказывать канцтовары и развозить документы должны другие сотрудники. Сделайте так, чтобы единственная задача отдела продаж была – продавать.
10
Сообщите, что в начале каждого месяца сотрудники должны предоставлять план продаж. Он, конечно, будет очень приблизительным, но поможет хотя бы немного оценить предстоящий месяц. Составляя итоговые планы на будущий период, учитывайте человеческий фактор и немного снижайте предполагаемое количество продаж.
11
Предоставляйте сотрудникам качественные вещи, необходимые для работы. Например, телефон, связь на котором периодически пропадает, может послужить причиной срыва сделки. А морально устаревший компьютер увеличивает затраты по времени.
Обратите внимание
При приеме сотрудника отдела продаж на работу сделайте звонок на его предыдущее место службы и узнайте о нем больше информации.
Полезный совет
Самым результативным методом всегда являлся метод кнута и пряника. Придерживаясь его, вы тоже сможете получить качественную работу персонала.

Совет 5: Как организовать работу юридического отдела

Одним из основных отделов, через который, в идеальном варианте, должна проходить вся рабочая документация и деловая переписка на предприятии, является юридический. От правильной организации его работы может зависеть успешная деятельность всего предприятия, при этом совсем неважно, в какой отрасли оно работает. Грамотно организованная работа юридического отдела – залог спокойной и стабильной работы всех служб.
Инструкция
1
Основной задачей при создании юридической службы является создание правильно построенной и отлаженной системы договорной работы, разработка типовых форм договоров в соответствии с особенностями работы предприятия, его партнеров, поставщиков и потребителей продукции, бизнес-методам, используемым на самом предприятии. Обязательным условием при создании, изменении и внесения дополнений в уставные документы, коллективный и трудовые договора также является участие юридической службы.
2
Кроме того, в задачи отдела должно входить разработка и постановка системы документооборота, обучение персонала компании основам юридической грамотности в пределах выполнения ими своих должностных обязанностей, разработка должностных инструкций и своевременное обновление их.
3
Поскольку все внешние сношения с поставщиками и потребителями продукции предприятия осуществляются через систему договоров, то необходимо сконцентрировать их составление и оформление именно в юридическом отделе. Это позволит в полной мере осуществлять защиту интересов и прав всего предприятия, компании.
4
Организовывая деятельность юридического отдела, необходимо предварительно изучить и проанализировать специфику бизнес-процессов и методов предприятия с учетом прошлых спорных моментов, проблем, судебных разбирательств, претензионной переписки.
5
Начиная разработку проектов договоров и отчетной документации, продумайте и распределите ролевую ответственность и методы контроля ее соблюдения. Определите компетенцию руководителя и его заместителей, бухгалтерии, отдела кадров, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала, каждого структурного подразделения.
6
Проведите аудит внедренной системы договорной работы и делопроизводства. Проверьте корректность их функционирования, взаимодействие всех подсистем, выявите существующие проблемы и устраните их.
7
Такой подход позволит укрепить положение компании на рынке и повысить ее конкурентоспособность, будет способствовать увеличению ее авторитета, уважению конкурентов, но самое главное – обезопасит ее работу и позволит избежать материальных и временных затрат на судебные тяжбы.

Совет 6: Как организовать работу агентства недвижимости в 2017 году

Риэлторский бизнес – достаточно распространенный вид предпринимательской деятельности. Посредничество при покупке и продаже домов и квартир приносит неплохой доход, если правильно организовать работу агентства недвижимости. Значение здесь имеет все: от расположения офиса компании до подбора кадров и величины клиентской базы.
Инструкция
1
Расположение офиса для агентства недвижимости имеет первостепенное значение. Арендуйте или выкупите помещение, которое будет удобно расположено в центре города, на первом этаже, рядом с остановкой общественного транспорта. Предусмотрите возможность размещения названия и логотипа агентства на фасаде здания. Рядом должно быть достаточно места для парковки автомобилей. Хорошо, если будет возможность размещать на фасадных окнах офиса рекламные объявления с фотографиями продающихся объектов недвижимости.
2
Внутренние помещения офиса должны быть достаточно просторными, чтобы рабочие места риэлторов были комфортными и позволяли удобно расположиться клиентам. Выделите отдельные помещения для юридического отдела и кабинета директора, оформите отдельную комнату для переговоров и предусмотрите служебное помещение, чтобы сотрудники могли перекусить и выпить чашку кофе.
3
Подбирая сотрудников, обращайте внимание не только на опыт работы. Главное – положительный позитивный настрой, честность, здоровые амбиции и целеустремленность. Специфика работы такова, что часто успех зависит именно от человеческих качеств риэлтора. Иногда опыт даже помеха, ведь легче обучить сотрудника с нуля, чем переучивать того, чьи сложившиеся методы обслуживания клиента вас не устраивают.
4
Невозможно организовать работу агентства недвижимости без создания собственной клиентской базы. В начале своей деятельности вы можете обратиться к другим риэлторам и продавать их объекты, разделяя комиссионные. Изучайте объявления в газетах и на городских интернет-площадках, предлагайте свои услуги. Разместите на форумах и в социальных сетях свои объявления. Попросите своих друзей и знакомых рекомендовать вашу компанию тем, кому могут потребоваться риэлторские услуги. Устраивайте презентации своей компании или организовывайте консультационные пункты там, где наблюдается большое скопление народа – в местах массовых праздничных гуляний, в городских парках по выходным, в торговых центрах.

Совет 7: Как организовать работу сотрудников

Несколько сильных и опытных сотрудников могут никогда не добиться отличного результата работы без правильной организации. Грамотная и продуманная координация работы подчиненных поможет существенно ускорить выполнение поставленных целей и застрахует от неудач.
Вам понадобится
  • - должностные инструкции.
Инструкция
1
Определите план работы всей компании или отдела на определенный отчетный период. Вы должны иметь четкое представление о том, какие ресурсы необходимы для ее осуществления. Исходя из этого, вы сможете понять, как лучше распределить работу между подчиненными.
2
Проанализируйте существующую деятельность сотрудников. Если вы работаете в данной компании уже давно, наверняка вам не составит труда оценить потенциал работников, их способность действовать в команде, результативность. Используйте полученные данные для последующего планирования работы.
3
Пропишите для каждого работника должностные инструкции. Данный документ не должен носить формальный характер: сотрудник должен четко понимать свой функционал и в полной мере выполнять требования.
4
Ставьте конкретные задачи в рамках общей стратегии развития. Это может быть работа над определенным проектом, либо выполнение плана в отчетном периоде (месяце, квартале). Каждый сотрудник должен получить свой личный список задач с указанием ожидаемых итогов и показателей. Такой подход помогает подчиненному структурировать работу, а также настроиться на конкретный результат.
5
Введите систему отчетности. Это может быть регулярная сдача отчетов в электронном виде, либо коллективное обсуждение итогов работы в устной форме. Второй вариант поможет скорректировать общую работу подразделения или всей компании. Никогда не пускайте работу подчиненных на самотек, даже если имеете дело с опытным сотрудником. Своевременная отчетность поможет вам всегда держать ситуацию под контролем.
6
Продумайте систему мотивации сотрудников, которая является также важным организующим фактором. Например, введите прогрессивную систему оплаты, либо стимулируйте персонал определенными бонусами за перевыполнение плана.
Видео по теме

Совет 8: Как организовать работу менеджера

От того, насколько рационально будет организована деятельность менеджера, будет зависеть продуктивность работы целого отдела или подразделения. Независимо от специализации и особенностей производства можно выделить несколько пунктов, над которыми придется поработать.
Инструкция
1
Уделите внимание организации рабочего места менеджера. Для нормальной работы необходимы удобный стол и кресло, компьютер с установленным на нем программным обеспечением. Также нужен телефон с выходом на внутренние и внешние линии. Принтер, копир и прочая оргтехника необходимы в тех случаях, когда работа менеджера связана с большим объемом документации.
2
Необходимо обеспечить сотрудника канцелярскими принадлежностями. Это может быть ежедневник, несколько наборов бумаги (писчая, самоклеющаяся и т.д.), ручки, калькуляторы и т.д. Для того чтобы работа с документацией и корреспонденцией была быстрой и эффективной, необходимо продумать способ хранения бумаг – по категориям, в алфавитном порядке, по срочности и т.д. Шкаф для бумаг должен состоять из нескольких полок, а папки для документов должны быть структурированы и, при необходимости, занесены в каталог. Срочную корреспонденцию можно хранить на рабочем столе в специальном лотке.
3
Необходимо научиться вести телефонные разговоры максимально продуктивно и быстро. Для этого у менеджера должен быть организован справочный аппарат – все нужные телефоны должны быть всегда под рукой (удобно использовать для этого компьютер, где будет храниться вся дополнительная информация о контактах). Перед тем как сделать звонок, необходимо распланировать его, оценить тему, записать вопросы. Экономит время менеджера перенаправление звонков на секретаря.
4
Подготовке совещаний, которые проводит менеджер, следует уделить особое внимание – количество человек не должно превышать 10, должен вестись протокол, должна быть четко определена продолжительность собрания.
5
Принципы тайм-менеджмента применимы к организации деятельности менеджера любого уровня. Тщательное планирование рабочего дня, где по минутам расписаны все мероприятия, позволит сэкономить значительное количество времени и достичь высоких результатов.
6
Менеджер должен уметь хорошо говорить, поэтому посещение различных семинаров, тренингов и курсов не только расширит его кругозор, но и поможет научиться выделять в своей речи главное. Знание психологии позволит менеджеру быстро находить общий язык с подчиненными и коллегами.
Источники:
  • Организация работы с клиентами

Совет 9: Как организовать работу в отделе кадров

В небольших организациях функции кадровой службы и ведение кадрового делопроизводства часто является дополнительной обязанностью секретаря или бухгалтера. Но по мере развития компании и увеличения штата ее работников вам не обойтись без создания отдела кадров. На каждые 100-150 человек вам потребуется ввести по 1 сотруднику этого отдела.
Инструкция
1
Решите, сколько сотрудников будет работать в отделе кадров. Современное кадровое делопроизводство кроме традиционного учета кадров, ведения документов и издания приказов по кадровому составу включает в себя и другие задачи. Это методические разработки по отбору соискателей, организация сотрудничества с кадровыми агентствами, создание и актуализация базы данных соискателей. Отдел кадров также должен контролировать выполнение должностных обязанностей сотрудниками предприятия, организовывать их обучение и сертификацию, курировать вопросы труда и заработной платы.
2
Распределите обязанности между сотрудниками отдела кадров в соответствии с этими задачами. При необходимости создайте группы из несколько человек, которые будут заниматься выделенными направлениями. Напишите положение об отделе кадров и должностные инструкции на каждое рабочее место. В положении об отделе кадров перечислите его основные задачи и функции. Определите те права, которыми будут наделены сотрудники отдела кадров и их ответственность. Пропишите в этом документе, каким образом будет осуществляться взаимодействие с остальными структурными подразделениями.
3
Подготовьте перечень нормативных документов, которыми сотрудника кадровой службы вашего предприятия будут руководствоваться в своей работе. Продумайте необходимость разработки и издания локальных нормативных актов, которые будут действовать в вашей компании.
4
Составьте номенклатуру дел, которые будет вести отдел кадров на предприятии. Разработайте формы статистической отчетности, определите периодичность составления и представления кадровой отчетности. Разработайте требования к оформлению кадровой документации, проверьте ее легитимность. Разработайте положение об архиве, определите сроки хранения документов.
5
Продумайте вопросы оптимизации работы отдела кадров, ее автоматизации. Приобретите специализированное программное обеспечение, проведите обучение сотрудников и внедрите его на своем предприятии.
Источники:
  • организация работы отдела кадров
Источники:
  • Идеи как правильно организовать рабочее место, с чего начать
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500