Как писать объяснительную записку

Объяснительная записка – один из самых распространенных документов в кадровом делопроизводстве. Под ней понимается небольшое пояснение, составленное по определенным производственным вопросам. Объяснительная записка может быть написана или в качестве приложения к какому-либо основному документу, или как пояснение касательно вопросов трудовых или производственных отношений.

В каких случаях необходимо писать объяснительную записку?

Но чаще всего объяснительная записка составляется для прояснения возникшей ситуации, повлекшей некие нарушения производственной дисциплины или производственного процесса, причем с точки зрения ее виновника. Этому сотруднику необходимо писать объяснительную записку, чтобы представить начальству свою версию произошедшего, а также помочь ему разобраться в причинах возникших проблем.

Стоит отметить, что в соответствие с законодательством работодатель обязан попросить сотрудника составить объяснительную записку в случае серьезного дисциплинарного нарушения, к примеру, прогула. Вместе с этим работник имеет право отказаться от написания объяснительной. В этом случае работодатель может воспользоваться возможностью составить соответствующий акт об отказе и применить дисциплинарное взыскание даже без учета объяснений виновного.

Писать объяснительную записку можно в произвольной форме

На сегодняшний день Трудовой кодекс строго не регламентирует форму написания такого документа и его содержание. Поэтому писать объяснительную записку можно в абсолютно произвольном виде, не придерживаясь каких-то строгих правил. Необходимо лишь соблюдать определенные требования, предъявляемые к большинству официальных документов.

В правом верхнем углу объяснительной записки должен быть указан адресат, а также составившее ее лицо. В качестве адресата выступает, как правило, директор предприятия или его заместитель. Немного отступив от этой «шапки», посередине листа необходимо написать Объяснительная записка. Затем ее автор излагает суть произошедшего инцидента, дает его оценку, указывает причины и последствия. Объем данной пояснительной части может быть произвольным.

В левом нижнем углу объяснительной записки работник ставит дату ее составления, в правом – подпись и ее расшифровку. После этого объяснительную записку можно представлять на рассмотрение начальству.