Инструкция
1
Деловой настрой.
Отбросьте все эмоции, хотя это порой довольно трудно. В состоянии волнения и взвинченности вы вряд ли напишете текст, который ваш адресат захочет читать. Скорее всего, письмо получится сумбурным. Выносите мысль, постарайтесь выстроить в голове в порядок все то, о чем хотите сказать, и тогда ваше послание будет логичным, максимально информативным и конкретным. Шансы на то, что его не оставят без внимания, увеличиваются стократ.
Отбросьте все эмоции, хотя это порой довольно трудно. В состоянии волнения и взвинченности вы вряд ли напишете текст, который ваш адресат захочет читать. Скорее всего, письмо получится сумбурным. Выносите мысль, постарайтесь выстроить в голове в порядок все то, о чем хотите сказать, и тогда ваше послание будет логичным, максимально информативным и конкретным. Шансы на то, что его не оставят без внимания, увеличиваются стократ.
2
Оформление.
Есть определенные правила оформления официальных писем. Постарайтесь хотя бы частично их выполнить. В верхнем углу письма поместите короткий текст – кому адресовано письмо. Например:
Министру образования и науки РФ А.А. Фурсенко.
Ниже можно назвать еще одного адресата (для большей надежности). Например:
Копия. Заместителю министра образования и науки РФ М.В. Дулинову.
То есть вы будете знать, что копия вашего письма будет направлена заместителю министра.
Допустимо тут же, ниже названных адресатов, обозначить – от кого собственно письмо. От группы учителей МОУ СОШ №1 г. Москва (лист с фамилиями и подписями прилагается). Или: От Ивановой А.А., проживающей по адресу: (полный адрес). Однако можно поместить данные отправителя и в конце письма.
После такой «шапки» следует основной текст. Учитывая то, что глаз любого человека (и министр не исключение) легче фиксирует верхнюю, т.е. начальную часть текста, надо постараться, чтобы именно в первых строках была изложена суть вашего сообщения.
Есть определенные правила оформления официальных писем. Постарайтесь хотя бы частично их выполнить. В верхнем углу письма поместите короткий текст – кому адресовано письмо. Например:
Министру образования и науки РФ А.А. Фурсенко.
Ниже можно назвать еще одного адресата (для большей надежности). Например:
Копия. Заместителю министра образования и науки РФ М.В. Дулинову.
То есть вы будете знать, что копия вашего письма будет направлена заместителю министра.
Допустимо тут же, ниже названных адресатов, обозначить – от кого собственно письмо. От группы учителей МОУ СОШ №1 г. Москва (лист с фамилиями и подписями прилагается). Или: От Ивановой А.А., проживающей по адресу: (полный адрес). Однако можно поместить данные отправителя и в конце письма.
После такой «шапки» следует основной текст. Учитывая то, что глаз любого человека (и министр не исключение) легче фиксирует верхнюю, т.е. начальную часть текста, надо постараться, чтобы именно в первых строках была изложена суть вашего сообщения.
3
Требования к основному тексту. Их пять: ясность (внятность), лаконичность (краткость), полнота (завершенность), тактичность (учтивость), грамотность. Постарайтесь выполнить все требования, это не так трудно, зато отношение к вашему письму будет весьма позитивное. Завершать текст письма положено не иначе как «С уважением, группа учителей школы №…», «С уважением, Иванова Анна Антоновна». Далее дата и подпись.
Обратите внимание
Письма, написанные в Word на компьютере и отправленные в адрес министра по электронной почте, могут не следовать некоторым канонам составления «бумажного» письма.
Если вы отправляете письмо с официального сайта министра, задача значительно упрощается: как правило, там есть готовые шаблоны, их необходимо заполнить, следуя инструкциям, расположенным обычно тут же.
Если вы отправляете письмо с официального сайта министра, задача значительно упрощается: как правило, там есть готовые шаблоны, их необходимо заполнить, следуя инструкциям, расположенным обычно тут же.
