Инструкция
1
Заполните вступительную часть документа указанием реквизитов адресата (наименование организации, фамилия, имя, отчество и должность руководителя, которому адресована объяснительная), разместив их в правом верхнем углу листа формата А4.

Напишите название "Объяснительная записка", укажите дату составления и входящий номер, установленный по правилам регистрации для внутреннего документооборота. Под названием уточните содержание записки, сообщив, о чем пойдет речь в представленной объяснительной. Это будет факт или событие, послужившее причиной для составления этого документа.
2
В основной части документа опишите причины произошедшего, объясняющие сложившуюся ситуацию и указывающие на настоящие причины, вызвавшие указанные нарушения. Здесь же изложите выводы, представляющиеся достаточным основанием для объяснения произошедшего. А затем изложите просьбу об освобождении вас от ответственности, в силу вышеуказанных причин, или привлечении допустивших нарушения других работников.
3
В заключительной части перечислите все документы, которые вы считаете нужным предъявить в качестве доказательств, и прилагаете к объяснительной записке в качестве документов сопровождения. Теперь поставьте дату составления записки и личную подпись составителя с расшифровкой (ФИО и должность).