Совет 1: Как заполнить трудовую книжку в Казахстане

Форма и Правила ведения и хранения трудовых книжек в Республике Казахстан регламентируются приказом №75-п от 18 апреля 2005 года и обязательна для всех работодателей, состоящих в трудовых отношениях с работниками. Как же правильно заполнить трудовую книжку в данной стране?
Инструкция
1
Вносите записи в трудовую книжку на основании Закона «О языках в Республике Казахстан». Записи дат подписания трудового договора, расторжения, прекращения, перевода, поощрения и награждения вносятся арабскими цифрами. Число и месяц указывайте двузначным числом, а год – четырехзначным. Дата должна соответствовать акту, приказу, инструкции и прочее работодателя о действиях в плане трудовых отношений с работником.
2
Запишите на первой странице трудовой книжки сведения о работнике. Заверьте запись печатью предприятия, подписью работодателя и работника. Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются полностью на основании удостоверяющих личность документов. Укажите образование, специальность и профессию работника согласно подтверждающим документам.
3
Заполните раздел «Сведения о работе». В графе 1 укажите порядковый номер записи. В графе 2 заполните дату приема на работу или другого факта трудовых отношений. В графе 3 отметьте сведения о работе на основании трудового договора, полное наименование работодателя и норму законодательства, на основании которой произведено трудовое действие. В графе 4 укажите основание внесения записи - номер акта работодателя и его дату. Запись о должности работника указывается в соответствии с действующим штатным расписанием предприятия.
4
Заполните раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» в том случае, если работник получил государственную награду Республики Казахстан, почетное звание, поощрение за успехи в труде. Поощрения применяются работодателем к работникам на основании Закона «О труде» и определяются трудовым договором и актом предприятия.
5
Не допускайте зачеркивание ранее внесенных записей в разделах трудовой книжки. Исправление неправильной или неточной записи осуществляется работодателям посредством соответствующей дополнительной записи.
6
Заверьте все внесенные записи в трудовую книжку печатью и подписью работодателя. Храните книжки на предприятии во время действия трудового соглашения. Верните работнику в день увольнения трудовую книжку с внесением соответствующей записи в книгу реестров отдела кадров.

Совет 2: Как вернуть трудовую книжку

Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день его увольнения, несмотря ни на какие преграды. Однако в рабочей жизни порой складываются непредвиденные обстоятельства, затрудняющие передачу на руки увольняемому сотруднику этого важного документа.
Инструкция
1
В последний рабочий день увольняемого, на основании документов, подтверждающих прекращение трудовых отношений (заявление, приказ, записи в личной карточке Т-2 и лицевом счете), пригласите сотрудника в службу персонала, отдел кадров, или непосредственно к руководителю организации. Сделайте отметки в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» и под роспись ознакомьте с ними сотрудника. Выдайте ему на руки трудовую книжку с записью об увольнении.
2
Если работник не является для получения на руки трудовой книжки, в день увольнения отправьте ему по почте уведомление (ценное письмо с уведомлением о вручении и с описью вложения). Если сотрудник не возражает против пересылки документа по почте и присылает ответное письмо в произвольной форме, то вышлите ему трудовую книжку с записью об увольнении, а в личное дело вложите составленный акт о невозможности получить роспись уволенного работника.
3
Получите от представителя увольняемого сотрудника доверенность на право передачи ему трудовой книжки и передайте ему документы, которые по какой-либо причине не может забрать сам увольняемый. Такая доверенность должна содержать сведения о доверенном лице и поручителе: фамилии, имена, отчества, адреса, паспортные данные, срок действия. Лучше всего будет получить доверенность, заверенную у нотариуса, или у лиц, уполномоченных на такие действия (например, руководители больниц и медицинских частей, начальники мест лишения свободы, полномочные представители органов социальной защиты). Обратите особое внимание на то, чтобы документ не был просрочен.
4
В случае смерти работника передайте трудовую книжку одному из его родственников. Для этого удостоверьтесь в полномочиях получателя: проверьте паспорт, а также документы, подтверждающие родство с умершим сотрудником (например, свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т.п.). Обязательно вложите в личное дело сотрудника копию свидетельства о смерти и расписку от родственника о получении им документов умершего работника.
5
Зафиксируйте отказ сотрудника, если он категорически не согласен с записью об увольнении. Для этого в день увольнения составьте акт об отказе от получения документов с привлечением двух свидетелей (в произвольной форме).
Видео по теме
Обратите внимание
Будьте внимательны: за каждый день задержки трудовой книжки у работодателя (по его вине или бездействию) сотрудник вправе получить денежную компенсацию, назначенную судом по решению трудовых споров.

Совет 3: Как заполнить новую трудовую книжку

Работодателей, в том числе и индивидуальных предпринимателей с 6.10.2006г., законодательство обязывается заводить новые трудовые книжки на специалистов, ранее нигде не работавших, выполняющих свои должностные обязанности свыше пяти дней. Бланки книжек следует приобретать у официальных распространителей. Вносить в них записи необходимо, руководствуясь правилами их ведения.
Вам понадобится
  • — бланк трудовой книжки;
  • — печать предприятия;
  • — документы работника;
  • — документы организации;
  • — правила ведения трудовых книжек;
  • — Трудовой Кодекс РФ.
Инструкция
1
При приеме сотрудника на должность убедитесь, что ранее трудовая книжка ему не заводилась. Если же таковая у работника существует, но представлять вам ее он не собирается по каким-то причинам, составьте акт об этом. Его следует подписать трем свидетелям. Таким способом вы защитите свои права и не нарушите законодательство.
2
Когда работник устраивается на работу, ему необходимо представить работодателя пакет документов. В их число входит паспорт, документ об образовании. На титульном листе впишите персональные данные сотрудника в соответствии с водительскими правами, паспортом, военным билетом (по закону разрешает пользоваться дин из них). В соответствии с дипломом, аттестатом или иным документом об образовании укажите статус, который специалист получил за время обучения в учебном учреждении (среднее, высшее, среднее специальное, среднее специальное). Впишите название профессии, специальности, которую приобрел данный работник за время образовательной деятельности.
3
Укажите реальную дату заполнения новой трудовой книжки работнику. Заверьте титульный лист подписью лица, ответственного за ведение, хранение, учет трудовых книжек, их бланков, вкладышей, в месте для штампа печатью компании так, чтобы личная подпись кадровика могла быть доступна для чтения. Попросите сотрудника, которому заводится трудовая книжка, расписаться в отведенном для этого месте.
4
Первая и вторая графа разворота трудовой книжки предназначена для фиксации даты внесения записи и ее порядкового номера. Укажите их. В сведениях о работе следует вписывать факт приема на работу, перевод на другую должность, а также увольнение, при котором нужно обязательно ссылаться на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ. В третьей графе также указывается наименование предприятия, название должности и структурного подразделения, куда принят специалист. В основаниях необходимо писать дату и номер приказа о приеме, увольнении, переводе. Заверять запись следует печатью предприятия только при увольнении, увольнении путем перевода.
Видео по теме
Источники:
  • Как заполнить новую трудовую книжку

Совет 4: Как заполнить трудовую книжку по совместительству

Запись в трудовой книжке о работе по совместительству производится по желанию работника. Ее делают по основному месту работы, соблюдая определенные правила.
Вам понадобится
  • Справка о работе по совместительству.
Инструкция
1
Присвойте записи порядковый номер (графа 1). В графе 2 поставьте текущую дату. Запишите ее арабскими цифрами в такой последовательности: число – 2 знака, месяц – 2 знака, год – 4 знака. Например, 01.08.2011. Используйте такой формат при указании любой даты в трудовой книжке.
2
В графе 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении» напишите «Принят (принята) на работу по совместительству…». Далее укажите наименование работодателя, название подразделения и должности. В графе 4 укажите документ, на основании которого работник зачислен в штат. Такое наименование должно быть точным и полным, с указанием даты документа и его регистрационного номера. При этом сначала указываются дата и номер документа, а затем наименование.
3
При увольнении в графе 3 сделайте следующую запись: «Уволен (уволена) с работы по совместительству…» , далее укажите наименование работодателя, затем – статью закона, ее часть, пункт, в соответствии с которыми произошло прекращение трудовых отношений. Также необходима точная расшифровка нормы права.
4
Когда работник принимается на работу по совместительству в той же организации, где он занят по основному месту работы, в записи о приеме на работу по совместительству название работодателя не указывается.
5
Если работник был принят на работу по совместительству, и трудовой договор с ним расторгнут к моменту внесения записи в трудовую книжку, в графе 3 пишите: «С (дата) по (дата) работал (работала) по совместительству…» далее укажите наименование работодателя, название подразделения и должности. Хотя запись делается о прошлом периоде, ее дата в графе 2, тем не менее, должна быть текущей.
6
Когда работник с совместительства переводится на основное место работы в той же организации, первую запись сделайте об увольнении (см. п.3). Вторую запись выполните так: «Принят (принята) на должность (укажите название должности)».
Видео по теме
Источники:
  • заполнение трудовую книжку по совместительству

Совет 5: Как оприходовать трудовую книжку

Приобретение, хранение и выдача бланков трудовых книжек работникам по действующему законодательству является обязанностью работодателя. Трудовая книжка и вкладыш в нее являются бланками строгой отчетности, поэтому существуют некоторые нюансы отражения в бухгалтерском учете их приобретения и выдачи сотрудникам.
Вам понадобится
  • Документы, подтверждающие приобретение и оплату бланков строгой отчетности (кассовый и товарный чек, платежное поручение, товарная накладная).
Инструкция
1
Отразите приход бланков трудовой книжки и/или вкладышей в нее в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки. Эта книга должна быть оформлена в соответствии с инструкцией по ведению трудовых книжек и храниться в бухгалтерии вместе с бланками строгой отчетности.
2
Сделайте в бухгалтерском учете на основании документов, подтверждающих поступление и оплату бланков трудовой книжки, необходимые проводки:Дебет счета 10 «Материалы», Кредит 60 «Расчеты с поставщиками» — получены бланки трудовой книжки;Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям», Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» — учтен НДС, предъявленный продавцом;Дебет счета 006 «Бланки строгой отчетности» — оприходованы трудовые книжки и вкладыши в нее.
3
Выдайте бланк трудовой книжки или вкладыш в нее при необходимости сотруднику, назначенному ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек по его заявлению на имя главного бухгалтера. Работник отдела кадров должен отразить получение бланков в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно инструкции по ведению трудовых книжек, а также выдать сотруднику организации заполненный бланк документа.
4
Возьмите заявление у сотрудника, получающего трудовую книжку, на удержание из его заработной платы стоимости бланка (или вкладыша к ней). В бухгалтерском учете сделайте следующие проводки: Дебет счета 91-2 «Прочие расходы», Кредит счета 10 «Материалы» — списана стоимость использованного бланка;Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит счета 91-1"Прочие доходы« — отражена возмещение стоимости бланка трудовой книжки;Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит счета 73 — отражено удержание из заработной платы сотрудника стоимости трудовой книжки;Кредит 006 — списан бланк строгой отчетности.
Источники:
  • Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Совет 6: Как заполнить трудовую книжку генерального директора

На генеральном директоре предприятия лежит ответственность за всю фирму. Его прием отличается от оформления на работу рядового сотрудника. Когда осуществляется заключение трудового договора, заявления от руководителя не требуется. Причем запись в трудовой книжке выглядит несколько иначе, чем запись о приеме других работников.
Вам понадобится
  • - документы директора;
  • - должностная инструкция руководителя;
  • - штатное расписание;
  • - документы предприятия, печать организации;
  • - трудовое законодательство;
  • - правила ведения трудовых книжек;
  • - протокол (решение) участников;
  • - договор с директором;
  • - бланк приказа по форме Т-1.
Инструкция
1
На должность генерального директора, как правило, назначают протоколом учредительного собрания (если участников предприятия несколько) или единоличным решением собственника (когда у фирмы один учредитель). Документ должен содержать в себе персональные данные и дату вступления в должность руководителя. Его следует подписать председателю и секретарю совета участников компании или единственному учредителю (с указанием их фамилий, инициалов).
2
После составления протокола или единоличного решения происходит заключение трудового договора (контракта). Как правило, с директором он подписывается на определенный срок (за исключением случая, когда собственник сам является руководителем). Период действия полномочий первого лица фирмы может быть от одного года до пяти лет. Если учредителей предприятия несколько, то со стороны работодателя подписывает контракт с новым директором председатель совета участников. Если же учредитель у организации один, то право подписи имеет единственный участник. Договор проходит заверку печатью компании и подписью назначенного руководителя.
3
Приказ по форме Т-1 используется при приеме не только рядовых специалистов, но и директора предприятия. В документе фиксируется дата назначения в соответствии с протоколом (решением). Приказ нумеруется, датируется. В распорядительной части вписывается размер заработной платы руководителя в соответствии с действующим штатным расписанием. Документ заверяется подписью директора (в том числе в строке ознакомления, так как он является нанимаемым работником), печатью организации.
4
Трудовая книжка генерального директора оформляется в соответствии с правилами ее ведения. Отличие заключается в том, что в сведениях о работе вместо слов «принят на должность» пишется «назначен на должность». В четвертой графе указывается дата и номер протокола (решения) или приказа о приеме на работу. Считается, что написания реквизитов одного из них будет достаточно.
Источники:
  • Оформление генерального директора

Совет 7: Как взять трудовую книжку на работе

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий весь трудовой стаж и перемещения сотрудника во время него. При трудоустройстве работодатель обязан внести запись в трудовую книжку и получить документ для дальнейшего хранения в сейфе. Выдача трудовой книжки производится при увольнении, но в исключительных случаях может быть выдана на короткий промежуток во время действия трудового договора.
Вам понадобится
  • - трудовая книжка;
  • - расчет;
  • - уведомление.
Инструкция
1
Согласно трудовому законодательству получить трудовую книжку на руки вы можете после увольнения. Работодатель не имеет права задерживать документ, подтверждающий стаж, а также обязан своевременно выдать расчет, положенный при увольнении. Задержка считается противозаконной, и сотрудник имеет право подать исковое заявление в суд, требуя не только выдачи трудовой книжки, но и выплаты компенсации.
2
Днем выдачи трудовой книжки и расчета считается последний день работы на предприятии. Если этот день считается выходным или всероссийским праздничным днем, трудовую книжку и расчет вы получите сразу после окончания выходных в первый рабочий день. Также не запрещено ее выдать накануне длительных праздников.
3
Работодатель обязан направить письменное уведомление сотруднику, которого нет на рабочем месте в последний день отработки, а также если уволившийся не явился своевременно для получения трудовой книжки и полного расчета.
4
Если работающий сотрудник устраивается по совместительству в другую организацию и планирует сделать запись в трудовую книжку о совместительстве, он обязан представить справку от второго работодателя, чтобы по основному месту работы сделали запись. При этом трудовая книжка на руки не выдается.
5
Нередко возникают ситуации, когда еще работающий сотрудник оформляет досрочную пенсию. Пенсионный фонд РФ принимает к рассмотрению только оригиналы трудовых книжек, подтверждающие стаж страхователя или нотариально заверенные ксерокопии.
6
Для нотариального заверения или для представления в фонд трудовой книжки можно выдать сотруднику документ на время под расписку. Трудовой кодекс так поступать работодателя не обязывает, но и не запрещает (письмо Роструда №656-6-0 от 18 марта 2008 года).
7
После оформления ксерокопии или предъявления оригинала трудовой книжки в Пенсионный фонд сотрудник обязан немедленно вернуть документ в отдел кадров для дальнейшего хранения в сейфе.

Совет 8: Как быть, если работник не забирает трудовую книжку

Иногда случаются ситуации, когда уволенный специалист не забирает свою трудовую книжку с места работы. Работодатель вправе в таком случае выслать этот документ по почте, но для этого нужно согласие сотрудника. Если работник не отвечает на запросы компании, тогда основной документ о трудовой деятельности подшивается в личное дело специалиста и хранится на предприятии.
Вам понадобится
  • - бланк уведомления;
  • - конверт;
  • - документы работника, включая трудовую книжку.
Инструкция
1
Напишите уведомление сотруднику о необходимости получения им трудовой книжки. Укажите в документе просьбу личной явки сотрудника за основным документом о трудовой деятельности. Вторым вариантом выхода из ситуации впишите получение трудовой книжки через почту. Напишите на конверте адрес прописки работника или адрес его места жительства, который он указал при поступлении на работу. Перешлите письмо с уведомлением о вручении, что является доказательной базой о получении уведомления специалистом.
2
Дождитесь ответного письма от работника. Если такого не поступает в течение месяца, направьте еще одно подобное уведомление. При получении ответа от сотрудника вышлите трудовую книжку по почте. Но перед этим обязательно составьте опись документов, которые будут входить в письмо. Как правило, такое письмо оценивается. Укажите стоимость его оценки. Впишите на конверте адрес сотрудника, отправьте письмо. Попросите почтальона уведомить вас о вручении специалисту.
3
При отказе специалиста от получения трудовой книжки лично или по почте составьте акт. Пропишите в нем персональные данные работника, его должность, по которой он трудился. Укажите факт отказа от получения основного документа о подтверждении трудовой деятельности. Учтите, что за задержку выдачи трудовой книжки работодателю грозит административная ответственность в виде наложения штрафа. Поэтому обезопасьте себя от возможных трудовых споров, затрат. Напишите в акте данные двух-трех свидетелей отказа работника, ознакомьте их с документом под расписку.
4
Подшейте трудовую книжку, акт об отказе ее получения в личное дело специалиста. В таком виде сохраняйте документ о трудовой деятельности два года. Если сотрудник явится за документом, выдайте трудовую книжку по первому требованию. При наличии доверенности у близких родственников сотрудника передайте им документ под расписку. Если работник так и не явится забирать книжку, отправьте ее в архив, где вы обязаны хранить документы строгой отчетности в течение 50 лет.
Источники:
  • Если работник не забирает трудовую книжку...
  • уведомление забрать трудовую книжку образец
Источники:
  • как правильно заполнить трудовую книжку
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше