Совет 1: Как отправить заказное письмо с описью

Вы решили отправить заказное письмо с описью вложения. Казалось бы, что может быть проще? Прийти на почту, взять и заполнить бланк. Но нет! Не торопитесь. Тут имеется один небольшой нюанс.
По правилам Почты России с описью вложения заказное письмо отправить нельзя. Только ценное! (Приказ ФГУП «Почта России» о 06.07.2005 № 261)
Вам понадобится
  • - конверт,
  • - ручка,
  • - бланки.
Инструкция
1
Выберите, какое письмо вы будете отправлять – заказное или ценное (если право на выбор у вас есть). В некоторых случаях процессуальное законодательство России конкретно указывает, что документы должны быть отправлены обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении. Если у вас такой случай и есть, то опись отправляемых документов следует оформить не на бланке Почты России, а в виде сопроводительного письма.
2
Соберите все документы, которые вы намереваетесь отправить заказным письмом. На отдельном листе бумаги составьте сопроводительное письмо. В правом верхнем углу укажите получателя письма. В качестве заголовка напишите: «О направлении документов». В тексте письма кратко поясните цель, с которой вы направляете данные документы. Ниже, в качестве приложений, перечислите наименования всех отправляемых вами документов. Поставьте дату, свою подпись с расшифровкой и контактные данные.
Запечатайте сопроводительное письмо со всеми приложениями в конверт. Напишите подробный адрес получателя и идите на почту, отправлять все это заказным письмом с уведомлением о вручении (если уведомление необходимо).
3
Скачайте бланк описи вложений формы 107 Почты России (если вы все-таки решили отправить документы письмом с объявленной ценностью). Заполните бланк в текстовом редакторе, а затем распечатайте в 2-х экземплярах. Либо от руки в почтовом отделении заполните два стандартных бланка по образцу. Один экземпляр останется у вас, а второй будет отправлен получателю. При необходимости, вы также можете еще оформить бланк уведомления о вручении.
Ценность документов назначайте по желанию. Чем выше ценность – тем большую компенсацию вы получите в случае утери письма. (Но тем больше вы заплатите за его отправку.) Обычно подобные письма оценивают в 10 р. Отдельные вложения можно оставить без оценки, в этом случае в соответствующей графе описи ставится прочерк.
4
Надписывая конверт, кроме адресов отправителя и получателя укажите еще и общую стоимость вложений. Обычно ее пишут на свободном месте конверта сверху. Сумма рублей указывается прописью, копейки – цифрами. Не запечатывайте конверт с документами, пока почтальон не проверит вложения и не заверит описи своей подписью и печатью отделения! Получите у работника почты свой экземпляр описи и квитанцию об оплате.

Совет 2: Как отправить заказное письмо

Как правило, заказные письма используют для отправки важных документов – различных справок, квитанций, извещений. Их доставка до получателя, зачастую, чрезвычайно важна для отправителя. Заказное письмо обязательно дойдет до своего адресата, если его правильно отправить. Сделать это совсем не сложно, однако нужно соблюсти определенную последовательность действий.
Инструкция
1
Итак, у вас возникла ситуация, в которой вам нужно отправить заказное письмо. Первым делом, придите в отделение Почты России. Это может быть как отделение по месту прописки, или жительства, так и любое другое. При себе обязательно необходимо иметь паспорт, чтобы удостоверить свою личность перед работниками почты.
2
Расскажите сотрудникам почты причину своего появления. После этого вам дадут конверт, подходящий по размеру под те вложения, которые вы собираетесь отправить. Предъявите эти вложения оператору, он на ваших глазах поместит их в конверт и надежно запечатает его.
3
Из трех видов конвертов для заказного письма вы должны самостоятельно выбрать тот, который посчитаете более подходящим – обычный бумажный, из плотной бумаги или почтовый пакет, обладающий повышенной прочностью.
4
Заполните регистрационную форму, в которой нужно указать, как будет проводиться доставка письма – с уведомлением или без него. На запечатанном конверте разборчивыми буквами напишите адрес получателя, не забудьте указать индекс – без него доставка продлится гораздо дольше.
5
Вашему письму дадут уникальный идентификационный номер, с помощью которого можно будет отслеживать его перемещение по всей стране – этот номер будет отмечаться в каждом почтовом пункте, через которое пройдет письмо.
6
После выполнения всех вышеперечисленных действий, можно наконец-то отправить заказное письмо адресату, при этом, будучи вполне уверенным, что он его вскоре получит.
Источники:
  • отправка заказных писем

Совет 3: Как отправлять письмо с уведомлением

Большинство пользователей сети интернет регулярно обмениваются письмами по электронной почте. Это очень удобно. Письмо приходит в электронном виде. Доставляется практически мгновенно. Отправить письмо можно из любой точки земного шара, где есть интернет. Иногда очень важно знать получил ли письмо адресат, или необходимо несколько раз его дублировать. Многие почтовые сервисы предоставляют услугу отправить письмо с уведомлением. Это когда адресат подтверждает получение письма. И вам по электронной почте приходит извещение о том, что адресат получил письмо. Как это сделать вы узнаете в этой статье.
Инструкция
1
Услугу отправить письмо с уведомлением предоставляют многие почтовые сервисы. Мы разберем, как отправить такое письмо на примере одной популярной почтовой службы mail.ru.
2
Вам понадобится доступ в интернет и собственный почтовый ящик на этом сервисе. Откройте браузер. В адресной строке наберите mail.ru. Войдите в ваш почтовый ящик. Выберите вкладку «написать письмо». Перед вами появится форма для отправки письма. Заполняете, кому вы отправляете письмо, указываете тему письма. Ниже пишете текст письма. Если необходимо прикрепляете нужные вам файлы.
Как отправлять письмо с <b>уведомлением</b>
3
Далее, чуть выше поля «кому» есть пункт «Показать все поля». Нажимаете на него левой кнопкой мыши. Перед вами появятся дополнительные поля для заполнения. На одно строке с кнопкой «прикрепить файл» вы увидите ещё два пункта: «важное» и «с уведомлением». Поставьте галочку в пункте «с уведомлением». И отправьте письмо.
Как отправлять письмо с <b>уведомлением</b>
4
Адресат, получив письмо, подтвердит получение письма. И у себя в почтовом ящике вы тут же увидите это подтверждение. После этого вы будете точно знать, что ваше письмо получено и прочитано. По такому же принципу письма с уведомлением можно отсылать и в других почтовых сервисах.
Источники:
  • как отправлять уведомления по почте

Совет 4: Как написать заказное письмо

Заказное письмо отличается от простого тем, что ему присваивается идентификационный номер, по которому можно отследить его передвижение до адресата. Этот номер фиксируется в каждом почтовом пункте, куда приходит конверт. В случае утери письма всегда можно выяснить, на каком этапе произошла пропажа.
Инструкция
1
Чтобы отправить заказное письмо, необходимо обратиться в любое отделение Почты России. Там в специальном окошке можно оформить данное отправление.
2
Для того чтобы заказное письмо приняли, предъявите сотруднику почтового отделения паспорт. Его данные вносятся в базу, и в случае, если конверт не достигнет адресата, его обязательно вернут отправителю. Кроме общегражданского паспорта в качестве удостоверения личности принимаются:- военный билет;
- заграничный паспорт;
- удостоверение члена Совета Федерации или Депутата Государственной Думы;
- вид на жительство;
- национальный паспорт или удостоверение личности со штампом визы Российской Федерации.
3
В зависимости от того, насколько важные документы нужно отправить, выбирайте тип конверта. Они бывают обычные, из тонкой бумаги, из картона и конверты повышенной прочности. Размеры конвертов самые разные, подходящие для любого отправления.
4
На конверте указывается точный адрес получателя с индексом, его фамилия, имя, отчество. Название компании необходимо в том случае, если письмо посылается в офис. Пункты "обратный адрес" и "ФИО отправителя" заполнять обязательно. Вся информация пишется четким понятным почерком. Лучше всего - печатными буквами.
5
В правый верхний угол письма необходимо наклеить нужное число марок. Их количество уточните у сотрудников почты. Стоимость отправки зависит от дальности и срочности пересылки.
6
Сотрудник почтового отделения упакует документы, подготовленные для отправки, в конверт. Затем письму присваивается идентификационный номер, и оно вносится в базу заказных отправлений.
7
Если необходимо, чтобы заказное письмо вручили получателю лично, это нужно указать на конверте. Иначе адресату просто придет уведомление о том, что на почте его ожидает корреспонденция.
8
Получить заказное письмо может и любой другой человек, на которого была оформлена доверенность в установленном порядке.
Полезный совет
Кидать заказное письмо в обычный почтовый ящик нельзя. Его обязательно нужно передать лично в руки сотруднику почтового отделения.

Совет 5: Как заполнить опись вложения

Любое почтовое отправление вы можете отправить с вложенной описью содержимого. Это позволит избежать споров и разногласий с почтой и получателем по поводу наличия или отсутствия указанных вещей или документов. К примеру, на возражения вашего оппонента в суде и заявление, что он не получал претензионных требований, а только чистые листы бумаги в конверте, вы сможете предъявить опись и подтвердить справедливость ваших утверждений.
Инструкция
1
Для оформления описи вам следует в первую очередь получить почтовый бланк установленной формы (ф. 107). Его можно взять у оператора почтового отделения или скачать с официального сайта Почты Российской Федерации по адресу, указанному в конце статьи. Некоторые сервисы в интернете предлагают пользователям возможность заполнить форму прямо на сайте и распечатать уже готовую для вложения опись.
2
Получив бланк, приступайте к его заполнению, следуя указаниям, размещенным в начале строк. Вступительная часть документа начинается с указания названия отправления. Это может быть ценное письмо, бандероль или посылка. Далее напишите фамилию, имя, отчество адресата (для физических лиц) или наименование предприятия (для юридических). В следующей строке укажите полный почтовый адрес получателя.
3
Основная часть бланка представлена удобной табличной формой. Здесь перечислите все вложения, которые должен получить адресат. Укажите для них порядковый номер, наименование документов или предметов, количество (штук, страниц или экземпляров). В графе объявленной ценности нужно сообщить стоимость каждой вещи в рублях. Поставьте прочерк, если пересылаете предметы (или документы), не подлежащие оценке. В конце таблице укажите общее количество вложенных предметов и их суммарную ценность.
4
В заключительной части бланка распишитесь в графе, отведенной для подписи отправителя. Теперь можно передать посылку оператору почтового отделения, вместе с бланками описи, для проверки соответствия перечня вложений содержимому отправления и правильности заполнения формы 107. Оставшуюся строку почтовый работник заполнит собственноручно (должность и подпись) и поставит печать.
Обратите внимание
Не забудьте, что вам нужно заполнить два экземпляра описи, один из которых будет вложен в почтовое отправление, а второй - (заверенный печатью) возвращен отправителю вместе с квитанцией об оплате.
Полезный совет
Обратите внимание, что исправления при заполнении описи не допускаются.
Источники:
  • Бланк описи вложения, форма 107

Совет 6: Как отправить почтой заказное письмо

Опуская запечатанный конверт в обычный почтовый ящик, вы не можете со стопроцентной уверенностью знать, что адресат его получит. К сожалению, корреспонденция часто пропадает, и найти виновных в этом невозможно. Если вы решили отослать важные бумаги или просто хотите быть уверены, что адресат получит заветный конверт, воспользуйтесь специальной услугой – отправкой заказной корреспонденции.
Инструкция
1
Заказными письмами принято отправлять всевозможные бланки, отчеты, квитанции – то есть документы, не имеющие определенной материальной ценности. Таким же образом отправляются письма в различные инстанции. Квитанция об отправке, выданная вам на почте, гарантирует доставку адресату под подпись. Дипломы, сертификаты, ценные бумаги или журналы лучше отсылать письмами с объявленной ценностью.
2
Решив отправить заказное письмо, зайдите в любое отделение Почты России. Лучший вариант – отправка с главпочтамта, ведь все письма из районных отделений все равно поступают сюда для сортировки. Вы можете сэкономить время, если это важно в вашем случае.
3
Придя на почту, найдите окошко с табличкой «Отправка заказной корреспонденции». Уточните у работника почты, какой именно конверт понадобиться для вашего письма. В продаже имеются несколько вариантов разного размера, включая специальные уплотненные конверты. Общий вес отправления не должен превышать 100 граммов, иначе ваше письмо будет оформлено как бандероль.
4
Решите, понадобиться ли вам опись вложения письма. Это важно, когда отправляется несколько документов. Оформляя опись, обратитесь к работнику почты – он подскажет, как сделать это правильно, либо заполнит опись самостоятельно, за дополнительную плату.
5
Будьте внимательны, надписывая адрес. Не забудьте индекс и фамилию получателя – это самые частые ошибки при отправке. Если ваше письмо отсылается за границу, имейте в виду, что в другой стране может быть иные правила оформления адреса. Внимательно переписывайте названия улиц и городов на иностранном языке – работник российской почты вряд ли сможет проверить их правильность. Помните – письма с некорректно написанными адресами возвращаются отправителю.
6
Подумайте, потребуется ли вам уведомление о вручении письма. Это важно, если вам необходимо точно знать дату и время получения.
7
Еще раз проверьте комплектность вложений, правильность адреса и передайте конверт и собственно письмо работнику почты. Он запечатает конверт, взвесит письмо и назовет вам сумму, которую вы должны оплатить за отправку и дополнительные услуги, если они были оказаны.
Обратите внимание
Учтите, что правила запрещают принимать к отправке особо ценные документы, деньги, кредитные карты. Все эти ценности отправляются экспресс-доставкой – например, DHL.
Источники:
  • Официальный сайт компании "Почта России"

Совет 7: Как составить опись вложения

Для того чтобы отправить по почте письмо или бандероль, необходимо составить опись вложения. Для этого необходимо заполнить стандартный бланк, который можно составить от руки, распечатать на компьютере или получить на почте форму 107. Опись должна включать в себя наименование отправлений, а также их количество и оценочную стоимость.
Вам понадобится
  • - форма описи 107;
  • - ручка.
Инструкция
1
Для того чтобы составить опись вложения правильно, нужно заполнить два бланка. В описи укажите фамилию, имя и отчество адресата, индекс и почтовый адрес. Затем списком впишите наименования пересылаемых предметов или документов. Кроме этого, обязательно укажите количество каждого наименования и сумму его оценки. Оценивая предметы, учтите, что оценочная стоимость оказывает влияние на сумму компенсации, которую получает отправитель в случае утраты почтового отправления, сопровождаемого описью вложения. С другой стороны, следует учитывать, что сумма оценки влияет на размер страхового сбора.
2
Каждый экземпляр бланка описи необходимо заверить подписью отправителя. Если в описи присутствуют предметы, не оцененные отправителем, в графе «объявленная ценность» напротив этих предметов поставьте прочерк в обоих бланках. При желании вы можете не указывать оценочную стоимость предметов в бланке, предназначенном для вложения в почтовое отправление.
3
Далее оба экземпляра описи передаются почтовому работнику, который должен произвести окончательное оформление описи вложения. Сотрудник почты сопоставляет записи в обоих бланках описи, затем сравнивает соответствие адреса и фамилии, имени и отчества адресата, указанные отправителем в описи и на адресном ярлыке (на обратной стороне оболочки). После этого производится сравнение вложенных в послание предметов и записей в описи вложения. После этого почтовый сотрудник должен удостовериться в тождественности общей суммы вложения и суммы объявленной ценности.
4
На каждый экземпляр описи вложения ставится оттиск календарного штемпеля, заверенный росписью почтового сотрудника. Первый экземпляр описи вкладывается в почтовое отправление, которое тут же опечатывается. Второй экземпляр вместе с квитанцией выдается отправителю.
Обратите внимание
Послание, предназначенное для описи, на почту нужно приносить в незапечатанном виде.
Полезный совет
Храните квитанцию и второй экземпляр описи вложения до подтверждения того, что послание получено адресатом.
Источники:
  • Бланк описи вложения

Совет 8: Как отправлять сопроводительное письмо

Содержание и оформление документов и деловых бумаг, которые сопровождают деятельность любого предприятия или организации, регламентируются соответствующими документами, государственными стандартами. Сопроводительное письмо относится к деловым документам, поэтому оно должно соответствовать тем требованиям к оформлению, которые устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003.
Инструкция
1
Сопроводительное письмо оформляется точно так же, как и обычное. Пишите его на фирменном бланке вашего предприятия, где указано его полное наименование, почтовый адрес, реквизиты, адрес электронной почты, контактные факс и телефон.
2
В правом верхнем углу укажите адресата письма, его фамилию и инициалы, занимаемую должность, организацию, ее адрес и не забудьте индекс того населенного пункта, где она находится.
3
В теме письма можете указать «Сопроводительное письмо к пересылаемой документации», заголовок письма делать не надо. Начните его с традиционного обращения: «Уважаемый…!». Далее напишите стандартную фразу «При этом направляем Вам …» и дайте общее название пакета документов, к которому вы прилагаете данное сопроводительное письмо. При необходимости укажите в рамках каких договоренностей или просьб пересылается данная документация.
4
Сопроводительное письмо вполне можно использовать и для обычной деловой переписки. Если у вас есть какое-то дополнительное сообщение для данного адресата, вы можете его написать вторым и третьим абзацем.
5
Напишите слово «Приложение: » или «Приложения: » в зависимости от того, какое количество документов будет приложено к данному письму. Если документ в единственном числе, то после двоеточия дайте его название, укажите на скольких листах документ и в скольких экземплярах он посылается.
6
Если документов несколько, то их перечень следует оформлять как пронумерованный список, каждый номер следует писать с новой строки. После цифры номера укажите название документа, количество листов и экземпляров.
7
Подпишите письмо тем должностным лицом, которое уполномочено подписывать подобные письма, проставьте его подпись и заверьте печатью предприятия.
8
Внизу обязательно укажите исполнителя данного сопроводительного письма, его фамилию, инициалы и контактный телефон.

Совет 9: Как оформить бланк письма

Для оформления бланков документов организаций и предприятий существуют определенные правила. К документации государственных учреждений предъявляются более строгие требования. Если же вам необходимо оформить бланк письма своего предприятия, можете не высчитывать размер полей в миллиметрах и выверять по линейке положение на странице логотипа или других элементов. Достаточно просто придерживаться общепринятого стиля деловых документов.
Инструкция
1
В верхней части страницы разместите информацию о своем предприятии. Укажите организационно-правовую форму, название фирмы, идентификационный номер налогоплательщика, эмблему предприятия или товарный знак. Насколько полной будет информация, решать вам, но следите за тем, чтобы верхняя часть документа с реквизитами не занимала слишком много места на странице.
2
Неизменную часть бланка письма лучше всего оформить в верхнем колонтитуле. При вводе нового текста или редактировании уже готового документа изменения не затрагивают колонтитулы, поэтому можно не переживать за то, что строки и логотип предприятия сдвинутся или исчезнут. Чтобы перейти в режим редактирования колонтитула в документе Microsoft Office Word, кликните дважды левой кнопкой мыши в верхнем поле документа или используйте инструменты из раздела «Колонтитулы» на вкладке «Вставка».
3
Ниже реквизитов предприятия в левом углу бланка письма располагается поле для регистрационного номера и даты создания документа. Оформляется оно с сокращениями «Исх. № Х от ХХ января ХХХХ г.». Строка «на Вх. № Х от ХХ января ХХХХ г. » заполняется в тех случаях, когда вы отвечаете на чье-либо письмо, имеющее собственный регистрационный номер. Данная строка, в принципе, может отсутствовать в документе.
4
Правая часть документа под реквизитами предприятия и напротив поля с номером и датой письма предназначена для внесения информации об адресате. Укажите наименование организации, в которую отправляется письмо, должность и имя лица, которому письмо адресовано. Все необходимые данные указываются в дательном падеже (кому? руководителю предприятия).
5
Ниже по центру страницы размещается обращение к адресату (в вежливой форме и по имени и отчеству) либо указывается вид документа (коммерческое предложение, заявление, справка, запрос, заявка и так далее). Основной текст выравнивается по ширине страницы, каждый новый абзац оформляется отступом.
6
Должность лица, составившего документ, указывают после основного текста в левой части документа. Его фамилия и инициалы должны быть расположены в той же строке, но уже в правой части документа. В центре будет находиться подпись. Наличие нижнего колонтитула остается также на ваше усмотрение. В нижнем колонтитуле может содержаться информация, которая не вошла в верхний колонтитул, например, банковские реквизиты предприятия.
Видео по теме
Обратите внимание
Опись вложения формы 107 целесообразна в том случае, если у вас есть основания не доверять получателю письма. Например, когда вы отправляете претензию недобросовестному продавцу. Без описи ему никто не помешает заявить, что никакой претензии он от вас не получал, а в отправленном вами конверте находились рекламные буклеты SPA-салона. Подпись и печать работника почты на бланке описи в этом случае станет доказательством вашей правоты в суде.
В иных случаях оформление описи отправляемых документов сопроводительным письмом бывает даже более предпочтительным.
Полезный совет
Прохождение как заказного, так и ценного письма, можно отследить на сайте Почты России по цифрам почтового идентификатора, указанным на квитанции.
Источники:
  • Официальный сайт Почты России.
  • опись вложения почта россии
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше