Совет 1: Как отправлять трудовую книжку по почте

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В жизни бывают разные ситуации, когда ее невозможно вручить лично в руки. Как быть в таком случае работодателю?
Как отправлять трудовую книжку по почте
Вам понадобится
  • конверты, бланк ф.119, бланк описи, почтовые марки, денежные средства для оплаты услуг
Инструкция
1
По трудовому законодательству РФ трудовая книжка выдается уволенному работнику в день расторжения трудового договора. Но иногда возникают ситуации, когда это невозможно сделать по ряду причин. Например, в случае несогласия работника с увольнением или же смерть работника. При отказе забрать, уволенным сотрудником, трудовую книжку, работник кадровой службы составляет акт об отказе, который подписывается свидетелями. Желательно один экземпляр вручить бывшему работнику под расписку.
2
На фирменном бланке организации необходимо составить требование прийти за трудовой книжкой, или же в письменном виде разрешить отправку трудовой книжки через почтовое отделение. Такое правило установлено Трудовым кодексом Российской Федерации.
3
Требование нужно отправить в почтовом отделении заказным письмом с уведомлением. Для этого необходимо указать на почтовом конверте точный адрес отправителя и получателя письма, а также заполнить бланк уведомления о вручении (берется у оператора почтового отделения). Это делается с целью быть уверенным в получении адресатом письма, и иметь документальное подтверждение этому. Желательно сделать опись вложения, чтобы уволенный работник (при конфликтном увольнении) не смог в суде утверждать, что не получал письма с требованием.
4
Если согласие работника получено, то на адрес бывшего сотрудника работник кадровой службы может смело отправить трудовую книжку ценным письмом, к которому прилагается опись, составленная в двух экземплярах, и уведомление о вручении. Бланки для заполнения выдаются на почте. Опись заверяется сотрудником почтового отделения. В ней нужно написать, какой документ вкладывается, и указать его стоимость. Можно указать любую на усмотрение отправителя, например 10 рублей.
Обратите внимание
Заказные и ценные письма оформляются только оператором почты, так как им присваивается индефикационный номер. Их нельзя оформить самостоятельно и опустить в почтовый ящик.
Нельзя выбрасывать невостребованную на почте и вернувшуюся к отправителю трудовую книжку. Она должна храниться у работодателя два года, а потом быть передана в архив.
Полезный совет
Необходимо сохранить чеки и опись, полученные в почтовом отделении. Они будут служить доказательством отправки писем в случае рассмотрения дел в суде.
Источники:
  • Трудовой кодекс РФ 2010

Совет 2 : Как выслать трудовую по почте

В некоторых случаях, когда сотрудник не может явиться по каким-то причинам лично за трудовой книжкой или просто не хочет ехать за ней, у работодателя имеется право переслать документ о подтверждении трудовой деятельности по почте. Для этого составляется уведомление и высылается на адрес прописки специалиста. После получения ответа от работника в письменной форме трудовая книжка отправляется по почте ценным письмом.
Как выслать трудовую по почте
Вам понадобится
  • - Трудовой кодекс РФ;
  • - бланк уведомления;
  • - конверт;
  • - документы работника, включая трудовую книжку;
  • - документы фирмы;
  • - телеграмма от работника;
  • - письмо от работника.
Инструкция
1
Статьей 84 ТК РФ предусмотрено право работодателя по согласию с владельцем трудовой книжки переслать документ о трудовой деятельности сотрудника по почте. Для этого составьте уведомление. Напишите в нем просьбу явиться за трудовой книжкой лично в компанию, где хранится документ. Укажите второй вариант получения документа – ценным письмом по почте. Запечатайте уведомление в конверт, на последнем напишите адрес прописки сотрудника или адрес его проживания, который указан в кадровых документах. Укажите на письме, что почтальону нужно уведомить вас о вручении документов адресату.
2
Ждите ответа от сотрудника. Если он не поступил, вышлите еще одно уведомление аналогичным образом. Затем подшейте трудовую книжку к личной карте работника. Трудовым законодательством предусматривается обязанность работодателя хранить документы о трудовой деятельности до 50 лет в архивах. За трудовой книжкой может явиться ближайший родственник специалиста, получить документ по доверенности.
3
При согласии работника можно приступать к оформлению ценного письма. Но устного согласия не достаточно, нужно, чтобы специалистом было направлено заявление с просьбой о пересылке этим способом трудовой книжки. Заявку об увольнении работнику можно выслать и телеграммой. Последняя служит заявлением (если оно отсутствует), телеграфисткой заверяется подпись сотрудника, чего достаточно для оформления расторжения трудовых отношений, пересылки трудовой книжки на указанный в телеграмме адрес.
4
Придите на почту, составьте опись документов, пересылаемых сотруднику. Оцените стоимость пересылаемой трудовой книжки. Запечатайте конверт, напишите на нем адрес специалиста, указанного в телеграмме, ответном письме. Ценное письмо вручается адресату, после чего компания оповещается в виде уведомления, которое в дальнейшем сможет подтвердить правомочия работодателя в случае возникновения трудового спора.
Источники:
  • Можно ли выслать трудовую книжку по почте, и как это сделать?
  • Передаем трудовую книжку уволенному работнику
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500