Совет 1: Как контролировать персонал

Контроль является неотъемлемой частью управленческой деятельности заведующего детского сада. Он позволяет отслеживать качество образовательных услуг в ДОУ, а также всей деятельности в целом.
Как контролировать персонал
Инструкция
1
Контрольная деятельность администрации дошкольного учреждения должна быть приведена в систему. Только тогда он станет целесообразным и результативным. Бессистемный подход к контрольной деятельности, ее периодичность снизят качество образовательного процесса. Кроме того, это отрицательно скажется на психологическом состоянии коллектива.
2
Вся контрольная деятельность должна быть спланирована. Контроль является частью годового плана дошкольного учреждения. Вместе с остальными разделами план контроля на год доносится до сведения педагогов на первом педагогическом совете в учебном году. Кроме того, контроль также прописывается в плане на текущий месяц.
3
Для проведения контроля необходимо составить положение о контрольной деятельности, которое является локальным актом ДОУ. На основании этого акта разрабатывается положение на каждый вид контроля (административный, персональный, фронтальный, индивидуальный и т.д.). В нем указываются сроки проведения контроля, объект контроля, кто контролирует, форма отчетности.
4
Для каждого вида контрольной деятельности разрабатываются карты контроля. В них закладываются все критерии оценки контролируемого объекта, оценочная шкала, выводы и предложения. После контроля деятельности педагога он должен поставить в карте свою подпись в том, что он согласен или не согласен с оценкой его деятельности, выводами и предложениями.
5
Для проведения контроля необходимо привлекать медицинский персонал, специалистов с высшей квалификационной категорией. В отдельных случаях, когда необходимо отследить качество приготовления пищи на пищеблоке, допустимо приглашение родителей воспитанников. По окончании контроля все его результаты заносятся в справку о контроле. Она также отражает все сделанные выводы и предложения.
6
Результаты контроля сообщаются педагогам. В отдельных случаях, при отрицательных результатах, информация сотруднику сообщается в индивидуальном порядке.

Совет 2 : Как контролировать сотрудников

Согласно статистике, 70% убытков компании несут из-за того, что ее сотрудники тратят свое рабочее время на разговоры, просмотры интернет-сайтов, по своей тематике никак не связанных с выполняемыми сотрудником обязанностями, уходят раньше с работы и задерживаются на обеде. Кроме того, в некоторых компаниях может иметь место мелкое воровство и эксплуатация в личных целях казенного оборудования. Задача грамотного руководителя – пресечь это путем контроля своих сотрудников.
Как контролировать сотрудников
Инструкция
1
Контроль над сотрудниками начинается с грамотного подбора кадров. Разумеется, на предварительном собеседовании невозможно однозначно сказать, будет ли сотрудник красть скрепки и посещать развлекательные сайты вместо работы, однако грамотный кадровик частично отсеет недобросовестных кандидатов.
2
Справиться с регулярными опозданиями сотрудников вам поможет система автоматизированного учета и регистрации рабочего времени. Оснастив всех работников пропускными карточками, вы сможете быть уверенными, что информация о перемещениях ваших подчиненных будет вам известна. Кроме того, система контроля решит проблему безопасности.
3
Существует ряд программ, предназначенных для сбора, хранения и обработки информации о действиях, осуществляемых компьютером за день. Наиболее востребованными являются программы, контролирующие работу в интернете, собирающие информацию о сайтах, которые посетил работник в течение дня. В последствие, проанализировав данные, вы можете заблокировать развлекательные сайты, на которых по полдня «зависают» ваши подчиненные.
4
На Западе широко применяется видеонаблюдение за сотрудниками. Бывает оно двух видов – открытое и скрытое. В первом случае работники знают о том, что их действия контролируются видеокамерами, во втором же случае все происходит втайне от подчиненных. Несмотря на очевидную выгоду – вы всегда можете видеть, чем занимаются ваши сотрудники и при надобности вносить коррективы в их распорядок, некоторые работники, зная, что их снимают, могут вести себя робко и скованно, что будет снижать качество выполняемой ими работы. Если же съемки происходят тайно, и однажды это станет известно, вы можете потерять доверие даже самых преданных сотрудников.
5
Популярно также прослушивание рабочих телефонов и чтение корпоративной почты. Разумеется, обо всех этих методов контроля подчиненные должны быть предупреждены заранее, иначе такой контроль будет просто неэтичным.

Совет 3 : Как контролировать работников

Излишний контроль раздражает талантливых сотрудников, стремящихся к независимости. С другой стороны, без надлежащего контроля руководство не может вовремя реагировать на критические ситуации. Грамотная обратная связь поможет эффективно работать с разными категориями людей.
Как контролировать работников
Инструкция
1
Определите тип каждого сотрудника с точки зрения самостоятельности в принятии решений — новичок или профессионал. Это не связано с образованием или навыками работы. Если человек только пришел в организацию, некоторое время его можно считать новичком. Если работник хорошо справляется с текущими задачами, лучше не контролировать его методами, применяемыми к новичкам: к профессионалам нужен другой подход. Некоторые люди остаются новичками независимо от стажа работы в компании — это связано с низкой самооценкой. Такие сотрудники всегда нуждаются в поддержке, одобрении — этим нельзя пренебрегать.
2
Очертите области контроля. Объясните новичкам, что будете проверять каждый шаг и требовать подробных отчетов и планов. Договоритесь с профессионалами, какие задачи они могут выполнять самостоятельно, без промежуточной отчетности, обращаясь лишь в случае затруднений.
3
Делегируйте полномочия. Наделите профессионалов максимально возможной сферой ответственности. Бросайте им вызов, показывайте перспективы. Старайтесь не выводить новичков из зоны комфорта, если они не проявляют стремления стать профессионалами.
4
Требуйте от новичков моментального доклада при отклонениях от курса. Эти люди должны работать четко по инструкции. Составляйте для них планы или требуйте, чтобы они согласовывали с руководителем планы, которые разрабатывают сами. Сотрудники должны знать временные рамки текущей задачи и обращаться к начальнику, если понимают, что не укладываются во времени или испытывают другие затруднения.
5
Контролируйте профессионалов с помощью системы ключевых показателей. Эти люди не нуждаются в тотальном контроле и отчетности за каждый шаг. Достаточно обговорить с ними план действий и сроки подведения промежуточных итогов. Мелкие проблемы они решат самостоятельно. Но не пускайте дело на самотек, чтобы сотрудники не расслаблялись и не допускали ошибок, связанных с самоуверенностью.
Источники:
  • как контролировать сотрудников

Совет 4 : Как контролировать выполнение обязанностей сотрудниками

Даже самых добросовестных и грамотных исполнителей необходимо контролировать. Но коллектив, который составляют неопытные и не желающие работать люди, и тот, в котором собраны профессионалы, для которых работа – удовольствие, контролировать необходимо по-разному.
Как контролировать выполнение обязанностей сотрудниками
Инструкция
1
Самый усиленный контроль над тем, как сотрудники выполняют свои обязанности, вам потребуется в том случае, если они совсем не мотивированы на работу и не хотят ее исполнять. В этом случае вам нужно будет всякий раз очень подробно рассказывать каждому, что он должен сделать и говорить, каким образом он должен добиться результата. После этого просите повторить все, что вы сказали, чтобы убедиться, что вас правильно поняли и знают, как решать поставленную задачу.
2
В этом случае, чтобы подстраховаться и вовремя скорректировать работу, устраивайте проверку с определенной периодичностью или по завершении очередного этапа. Наказание должно следовать за срывом сроков исполнения или неправильным выполнением поручения. В обратном случае не забывайте поощрить сотрудника, лучше материально.
3
Когда под вашим руководством находятся малоопытные, но стремящиеся хорошо работать специалисты, то им тоже надо подробно объяснять само задания и методы его исполнения, инструктировать их и направлять. Но это будет продолжаться недолго и уже через некоторое время такой жесткий контроль может не потребоваться.
4
Если вы уверены, что сотрудник, выслушав и поняв ваше задание, справиться с его выполнением самостоятельно, то контролировать его работу можно по результату, полученному им. В этом случае существует риск в последний момент обнаружить, что задание не выполнено, но вы же лучше знаете своих подчиненных и будете доверять тому, кому можно.
5
Контролировать выполнение обязанностей сотрудниками высокой квалификации нужно на стадии принятия спорных решений. Такая команда работает на самоконтроле и вам необходимо только выслушать предлагаемые ими пути решения задачи и утвердить их. Контроль, как таковой, даже может обидеть таких людей и снизить их мотивацию на работу. Суперпрофессионалам контроль совсем не нужен – вы можете вмешиваться только тогда, когда вас об этом попросят.

Совет 5 : Как организовать внутренний контроль на предприятии

Вопрос о том, как организовать внутренний контроль на предприятии волнует тех руководителей, которые используют современные методы повышения эффективности производства. Это необходимая составляющая системы менеджмента качества, ориентированная на создание устойчивого положения предприятия на рынке, его признания субъектами рынка и общественностью. Внутренний контроль способствует оперативной адаптации систем производства и управления предприятия к динамично изменяющейся внешней ситуации на рынке.
Как организовать внутренний контроль на предприятии
Инструкция
1
Внедряя систему внутреннего контроля на предприятии, предварительно проведите критический анализ и сопоставьте те цели, которые были определены для прежних условий хозяйствования, с новыми условиями рынка. Продумайте необходимые действия, стратегию и тактику. Оцените возможности существующей на текущий период организационной структуры, степень технической и программной оснащенности, ресурсное и кадровое обеспечение с учетом актуальной ситуации.
2
Разработайте и закрепите внутренними нормативными актами новую деловую концепцию компании. Проведите комплексные мероприятия по внедрению новой деловой концепции, развитию и совершенствованию организации, укреплению ее положения на рынке. В частности, разработайте положение о финансово-экономической, производственно-технологической, инновационной, учетной, снабженческой, сбытовой и кадровой политике.
3
Проанализируйте эффективность существующей управленческой структуры, скорректируйте ее. Продумайте и разработайте положение об организационной структуре. Опишите каждое ее звено с указанием административной, функциональной и методической подчиненности. Определите функции и направления деятельности каждого звена, зону их ответственности, регламенты взаимоотношений между ними. Разработайте подобные положения для всех подразделений компании и планы по организации труда для их сотрудников.
4
Разработайте и утвердите планы и структуру внутреннего документооборота, штатное расписание и должностные инструкции для каждой штатной единицы. Это позволит четко координировать функционирование и работу каждого звена внутреннего контроля предприятия.
5
Разработайте формальные типовые процедуры контроля финансовых, производственных и хозяйственных операций. Это поможет стандартизировать их и получать объективные и достоверные данные и информацию, необходимую для принятия верных управленческих решений.
6
Организуйте подразделение, которое будет осуществлять внутренний контроль. Определите методы и пути совершенствования системы внутреннего контроля с учетом меняющейся ситуации на рынке, внутренних и внешних условий ее функционирования.
Видео по теме

Совет 6 : Как организовать контроль на предприятии

В соответствии с требованиями Федерального закона «Об охране окружающей среды», предприятия-природопользователи обязаны обеспечить производственный экологический контроль, чтобы свести к минимуму ущерб, наносимый природе в результате производственной деятельности. Организовать контроль на предприятии, обеспечивающий экологическую безопасность, необходимо с применением современных измерительных средств и технологий.
Как организовать контроль  на предприятии
Инструкция
1
На крупном предприятии подразделение, занимающееся экологическим контролем, должно быть выделено в отдельную структурную единицу. В своей работе отдел или экологическая служба должны руководствоваться общими требованиями к порядку организации производственного экологического контроля, которые изложены в федеральном законе. Работа службы регламентируется Водным Кодексом РФ и федеральными законами «Об отходах производства и потребления» и «Об охране атмосферного воздуха».
2
Разработайте и утвердите положение об экологической службе, паспорт лаборатории. Приобретите все необходимые средства измерения и оформите свидетельства об их поверке органами государственной метрологической службы. Разработайте паспорта на государственные стандартные образцы состава и свойств объектов экологического контроля. Систематизируйте и организуйте хранение результатов внутреннего и внешнего контроля качества выполняемых в лаборатории измерений.
3
Необходимо разработать внутренние нормативные акты и формы, по которым будут заполняться результаты измерений и взятия проб, журналы их регистрации. Воспользуйтесь уже имеющимися методиками измерений или разработайте и аттестуйте новые методики и технологии получения контрольных проб.
4
В том случае, если материально-техническая и кадровая база вашего предприятия не позволяет обеспечить проведение полноценных лабораторных испытаний и исследований, заключите договор с любой другой лабораторией, аккредитованной на проведение контрольных измерений и экологических анализов.
5
Назначьте ответственных за контроль приказом по предприятию и обеспечьте регулярное проведение заборов и взятия проб непосредственно на источниках загрязнения и в определенных точках вокруг предприятия. Составьте план-график лабораторного контроля и определите перечень веществ, подлежащих анализу. Существуют утвержденные методики, в которых оговаривается необходимая и достаточная для мониторинга окружающей среды периодичность измерений. Изучите их и воспользуйтесь этими данными при составлении планов-графиков.
Источники:
  • Федеральный закон «Об охране атмосферного воздуха».

Совет 7 : Как разработать внутренний контроль в коллективе

Для эффективного функционирования организации руководителю необходимо разработать систему внутреннего контроля. Он будет способствовать повышению качества работы всех членов коллектива.
Познакомьте сотрудников с критериями оценки их труда
Вам понадобится
  • Устав, карты контроля, перспективные и календарные планы, умение принять решение, умение учитывать ошибки
Инструкция
1
Определитесь, кто именно будет осуществлять внутренний контроль на вашем предприятии. Это могут быть как административные работники, так и созданная специализированная служба внутреннего контроля. Ваш выбор будет зависеть от количества сотрудников в вашем подчинении.
2
Сделайте одним из основных частей контроля соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка. Только при условии четкой дисциплины можно будет ставить конкретные цели, а также планировать деятельность по их достижению. Кроме того, такие правила будут способствовать регулированию ответственности работников.
3
Включите правила внутреннего трудового распорядка в Устав учреждения, который является основным документом, регламентирующий деятельность всех работников. Каждый из них должен ознакомиться с Уставом под роспись. Так работники подтверждают, что знают все правила, которыми они должны руководствоваться в своей трудовой деятельности.
4
В системе контроля уделите большое внимание качеству работы, выполняемой сотрудниками. Для этого разработайте карты контроля, в которых должно быть отражено максимальное количество критериев оценки результатов труда. При этом карты составляются для каждого направления деятельности учреждения отдельно. Например, карта контроля деятельности поваров, карта контроля деятельности медицинской службы и так далее.
5
Обязательно сообщите всем работникам, что процесс их трудовой деятельности будет отслеживаться по конкретным критериям оценки. Перечень этих критериев также озвучьте, чтобы каждый сотрудник знал, что именно с него спросят в итоге. Кроме того, сделайте результаты оценки деятельности каждого члена коллектива частью системы стимулирования труда. Это положительно отразится на качестве работы в целом.
6
Отдельным пунктом внутреннего контроля сделайте контроль бухгалтерской службы. Так вы будете в курсе финансовых потоков в организации и сможете использовать полученную информацию в перспективном планировании. Помимо этого, владение финансовой информацией поможет вам знать степень рентабельности работы организации в целом.
7
По результатам контроля разрабатывается план по устранению недостатков в деятельности предприятия. Вносятся коррективы в перспективные и календарные планы, а также в процесс финансово-материального обеспечения. Кроме того, для каждой службы вырабатываются рекомендации по улучшению качества работы, назначаются ответственные лица. Выполнение данных рекомендаций также подлежит контролю.
Видео по теме

Совет 8 : Что контролировать: результат или процесс

Каждый руководитель имеет собственный взгляд на проблему контроля и методы ее решения. Ведь существует несколько вариантов. К примеру, можно интересоваться только результатом или отслеживать все этапы выполнения проекта. Поэтому для начала необходимо определить максимально эффективный подход.
Что контролировать: результат или процесс

Причины


Важность подобной затеи зачастую отрицают сотрудники. Ведь контроль является условным ограничителем их свободы. Однако, такая проверка считается основной задачей менеджера.


Контроль необходим в условиях роста организации. Потому что с расширением иерархической структуры растет риск ухудшения работы на нижних уровнях. Проверка в этом случае нужна для выявления проблем и быстрого их решения.


Объекты


Безусловно, важным моментом является отслеживание итоговых показателей. При этом отслеживание процесса позволяет обнаружить отклонения и немедленно принять меры.


В случае положительного результата процесс, который этому способствовал, не интересует руководителя. Однако, в противном случае необходимо выявить причину неудач.


Виновником негативного результата может быть, например, недостаточная квалификация подчиненного. В этом случае необходимо провести обучение. Кроме того, следует обеспечить равномерное распределение заданий, мотивирование и другое. То есть для того чтобы точно выяснить причину неудачи, стоит внимательно следить за стадиями реализации проекта.


Методы


Контролирование процесса выходит на первый план в случае, если сотрудники ежедневно выполняют стандартный набор функций. Ведь в этом случае результатом работы персонала является соблюдение определенного регламента и выполнение служебных обязанностей.


Результат стоит контролировать при отсутствии строгого порядка работы. То есть способы реализации задачи сотрудники выбирают сами. В этом случае они работают с разной эффективностью. Поэтому проверка нужна для определения оптимального решения поставленной задачи.


Стоит также проверять работу молодых специалистов, программистов, научных сотрудников и управленцев.


Ошибки


Контроль не принесет должный результат без четкого понимания сути проверяемого процесса. При этом он должен быть системный, а не навязчивый. Скрытый контроль, который переходит в явный, также негативно скажется на работе подчиненного. Ведь сотрудник будет демотивирован. Формальные проверки не принесут желаемый результат. Ведь в отсутствие конкретных целей и действий он не работает.

Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500