Совет 1: Как оформлять личные дела сотрудников

Личные дела могут заводиться на каждого сотрудника, работающего на предприятие. Но особенно внимание уделяют оформлению таких документов в отношении руководителей и ведущих специалистов организации. Чтобы корректно и в нужном объеме отразить необходимую информацию о человеке как о работнике, стоит выполнять ряд требований, предъявляемых к составлению личного дела каждого из них.
Как оформлять личные дела сотрудников
Инструкция
1
Статья 85 Трудового кодекса Российской Федерации определяет понятие "персональные данные работника". И согласно этому положению, необходимо заполнять на каждого работника оформлять личное дело. Заводите его сразу же после издания приказа о приеме человека на должность. Основное требование к оформлению этого документа - заполнение в хронологическом порядке. То есть все бумаги должны подшиваться по мере поступления.
Как оформлять личные дела <strong>сотрудников</strong>
2
Список документов, которые обязательно должны присутствовать в каждом личном деле определен в 5 пункте Указа Президента РФ от 01.06.1998 за №640. В него входят: внутренняя опись документов, анкета работника, резюме, копии документов об образовании и удостоверения личности, справки, которые подтверждают изменения различных персональных данных человека (это могут быть копии свидетельства о браке, получения ИНН, страхового свидетельства, о рождении детей и другие) и трудовой контракт. В обязательном порядке в личном деле должны находится копии всех приказов, касающихся различных назначений, поощрений, командировок, отпусков, данных аттестаций, характеристик и т.д. И, конечно же, в каждом личном деле должен находиться план карьерного роста человека. Если нужно к какому-либо из этих документов уточнение, то оно отмечается в дополнительной строке "Примечание".
Как оформлять личные дела <strong>сотрудников</strong>
3
При получении любого вида документов из серии тех, что будут подшиты в личное дело, составляется опись. Она помогает вести более упорядоченный учет сведений о работнике. Ее обязательно должен подписать составитель, указывая при этом свою должность, расшифровывая свою подпись и проставляя дату. При закрытии личного дела подшивается заявление работника об увольнении или документы, которые обосновывают необходимость увольнения, копия приказа.
Как оформлять личные дела <strong>сотрудников</strong>
Видео по теме
Полезный совет
Храните личные дела сотрудников только в сейфе. Выдавать их вы можете только определенному ряду сотрудников, которые непосредственно имеют доступ к кадровой информации.

Совет 2 : Как написать личное дело

Ведение личных дел сотрудников является обязанностью кадровой службы организации. Формирование и ведение личного дела работника осуществляется после подписания приказа о его приеме на работу.
Как написать личное дело
Вам понадобится
  • - документы сотрудника, принятого на работу (паспорт, документы об образовании);
  • - документы, оформляемые при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности сотрудника;
  • - фотография сотрудника размером 3х4 см;
  • - папка-скоросшиватель.
Инструкция
1
Распечатайте и выдайте сотруднику, принятому на работу, бланки личного листка по учету кадров и автобиографии, попросите сотрудника заполнить их от руки. Пусть сотрудник проставит в заполненных документах свою подпись и дату заполнения. Приклейте фотографию сотрудника на первую страницу личного листка по учету кадров.
2
Возьмите обычный скоросшиватель, распечатайте и приклейте на него титульный лист-обложку личного дела. Сделайте копии паспорта(страниц с фотографией, с пропиской, с отметками о семейном положении), документов об образовании сотрудника, поместите их в личное дело. Прикрепите туда также характеристики, рекомендации, резюме сотрудника, заявление о приеме на работу. Если в организации трудовые договора и кадровые приказы хранятся отдельно, то сделайте и поместите в личное дело их копии.
3
Подшейте также в личное дело экземпляр должностной инструкции и другие документы, касающиеся оформления приема на работу сотрудника. Не забудьте прикрепить автобиографию и личный листок по учету кадров(обычно его помещают в начало личного дела). Пронумеруйте все листы личного дела, начиная с копии паспорта и документов об образовании. Сделайте внутреннюю опись документов, хранящихся в личном деле и поместите ее в начало личного дела.
4
Дополните личное дело сотрудника в процессе его работы копиями различных документов о повышении квалификации (копиями дипломов, свидетельств, сертификатов и т.п.), документами, подтверждающими переводы (заявлениями, дополнительными соглашениями к трудовому договору, копиями или вторыми экземплярами приказов и т.п.), приказами о наложении взысканий или о поощрениях и иными документами.
5
Завершите личное дело при увольнении сотрудника из организации документами об увольнении: заявлением об увольнении, соглашением сторон, копией или вторым экземпляром приказа об увольнении и прочими документами.
6
Подготовьте личное дело уволенного сотрудника к передаче в архив. Для этого расположите документы по хронологии дат в следующем порядке:
— личный листок по учету кадров и автобиография;
— копия паспорта и документов об образовании;
— документы о приеме на работу;
— документы, которые оформляются кадровой службой в течение трудовой деятельности сотрудника;
— документы об увольнении(завершают личное дело).
Пронумеруйте листы личного дела, переоформите его внутреннюю опись, сдайте документ в архив.
7
В процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него в обратной временной хронологии, т.е. в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними - документы о переводах сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях и пр.; за ними - документы о приеме на работу и копии документов об образовании и т.п.
Видео по теме
Обратите внимание
Состав документов личного дела работников не регламентирован российским законодательством.
Полезный совет
Храните личные дела сотрудников в сейфе кадровой службы, располагая их в алфавитном порядке.

В процессе ведения личного дела документы, помещаемые в папку личного дела работника, нумеруйте карандашом.

При закрытии личного дела после увольнения работника и переоформления внутренней описи перед сдачей дела в архив, нумерацию документов произведите синими или черными чернилами.
Источники:
  • Организация работы с личными делами сотрудника. в 2019

Совет 3 : Как оформлять личное дело для архива

Личные дела всех уволившихся и вышедших на пенсию сотрудников необходимо отправить для хранения в архив (статья № 17 Федерального закона № 125-Ф3). Сотрудник отдела кадров обязан подготовить папки с документами и передать их уполномоченному сотруднику архива из рук в руки.
Как оформлять личное дело для архива
Вам понадобится
  • - папки;
  • - скоросшиватель;
  • - карандаш;
  • - опись;
  • - передаточная опись.
Инструкция
1
Перед сдачей личных дел в архив тщательно подготовьте все имеющиеся документы, которые остались в отделе кадров после увольнения сотрудников. Законодательством установлены определенные сроки, в которые нужно успеть передать личные дела сотрудников для архивного хранения. Они не должны превышать 12 месяцев после состоявшегося увольнения.
2
Каждое личное дело разложите в обратном хронологическом порядке. Если при трудоустройстве первой страницей было заявление, написанное сотрудником о приеме на работу, в архивных документах первой страницей будет заявление, написанное на увольнение.
3
Все листы, сложенные в нужном порядке, подшейте скоросшивателем, пронумеруйте по порядку. На отдельном листе сделайте опись. Под порядковым номером внесите в нее все скрепленные листы личного дела.
4
Опись прикрепите сверху всех страниц. Если вы оформляете личное дело по каждому сотруднику отдельно, поместите его в картонную папку, крупными печатными буквами напишите первую букву фамилии сотрудника и год увольнения.
5
При передаче дел в архив допустимо складывать несколько дел уволившихся сотрудников в одну папку, но количество листов в ней не должно превышать 250. В одну папку сложите дела уволившихся сотрудников в один год, чьи фамилии начинаются на одинаковую букву. Такое оформление личных дел чаще всего используется на больших предприятиях, где в течение одного года проходит большой поток кадров.
6
По всем подготовленным делам составьте передаточную ведомость, которая имеет унифицированную форму. В графе №1 запишите порядковый номер каждого дела, в графе №2 – индекс каждого дела по номенклатуре, №3 – наименование заголовков дел, №4 – даты, №5 – количество передаваемых листов по каждому делу отдельно, №6 – сроки хранения, №7 – дополнения или имеющиеся примечания.
Обратите внимание
Сроки архивного хранения документов составляют 75 лет.
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500