Совет 1: Как составить журнал

Журналы учета или регистрации ведутся на предприятии, в бухгалтерии, в отделе кадров, в канцелярии или в специализированных отделах. Журнал представляет собой инвентарную книгу, пронумерованную и прошнурованную, в которой отражается движение документов, производственно-хозяйственные операции, в том числе связанные со списанием имущества, средств, обязательств. Часто движение средств и документооборот подтверждаются в журнале подписью ответственного лица.
Как составить журнал
Инструкция
1
Журнал учета или регистрации движения средств и документов позволяет проконтролировать получение их ответственными лицами. Поэтому он является важным инструментом, позволяющим упорядочить работу с документацией, имеющей отношение к производственным процессам и деятельности. Он может вестись в специальной тетради, изготовленной типографским способом, или в обычной общей тетради или книге учета, купленной в канцелярском магазине.
2
Пронумеруйте все листы журнала, подписывая цифры в нижних углах страницы. С помощью шила прошейте журнал тонким шпагатом, свяжите его концы в узел и закрепите их на последней странице журнала, наклеив бумагу, на которой стоит печать «Для документов» вашего предприятия. Поверх бумаги с печатью сделайте надпись «В журнале пронумеровано и прошнуровано столько-то страниц» Поставьте свою подпись с указанием должности и даты.
3
Продумайте форму, шапку журнала. Составьте ее в произвольной, но удобной для сотрудников форме. Обязательными заголовками для формы вашего журнала будут «Порядковый номер записи», «Дата», «Наименование операции или документа», «Должность ответственного лица», «Подпись», расшифровка подписи – фамилия и инициалы. Вы можете добавить те заголовки, которые считаете нужными.
4
Ширину граф и высоту строк устанавливайте с учетом содержимого, скорректируйте их, чтобы их было удобно заполнять. Так, графу «дата» можно сделать уже, а вот графу с наименованием операции или документа – шире.
5
Содержание журнала учета повторяющееся, и для каждой страницы оно будет одинаковым. Чтобы не заполнять его для каждой страницы, удобно будет написать содержание граф на первом и последнем страничном развороте журнала, а остальные листы аккуратно подрезать по высоте шапки.
6
На первой странице журнала красиво сделайте надпись, отражающую суть содержания этого документа. Он поможет вам всегда проследить хронологию и движение бумажных документов или средств и контролировать их нахождение у исполнителей.
Видео по теме

Совет 2 : Как оформить журнал регистрации приказов

Для учета, обращения и хранения различной документации кадровые службы используют книги приказов, отпусков, заявлений и справок. Журналы регистрации являются документами для внутреннего пользования и хранятся в отделе кадров организации, а ответственность за ведение и хранение этих документов несет специально назначенное лицо.
Как оформить журнал регистрации приказов
Инструкция
1
Используйте утвержденную министерством форму журнала регистрации приказов или разработайте ее самостоятельно. Изготовьте обложку из плотного материала. В центре листа укажите наименование организации и название книги. Ниже обозначьте даты начала и окончания ведения журнала. На оборотной стороне обложки отразите информацию о лице, ответственном за хранение и заполнение документа: укажите должность, фамилию и инициалы сотрудника.
2
Обеспечьте невозможность подмены или изъятия страниц из журнала. Пронумеруйте и прошнуруйте листы книги. На последней странице поставьте сургучную или мастичную печать, предоставьте готовый шаблон для заверения начальнику отдела кадров или руководителю организации. Сделайте запись «В настоящем журнале регистрации пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью __ листов. Директор: __(подпись, расшифровка подписи). Дата:__ (число, месяц, год)».
3
Выберите удобную ориентацию страницы (альбомную, книжную) для внесения записей в журнал. При желании оформите таблицу, содержащую следующие графы:
- порядковый номер записи;

- дата внесения записи;

- порядковый номер приказа;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего приказ;

- краткое содержание приказа.
Если вам неудобен табличный вид, ведите записи в свободной форме. Главное соблюдать порядок присвоения номеров согласно датам утверждения приказов и отражать в книге учета перечисленную выше информацию.
4
Делайте записи в журнале учета приказов чернилами синего, черного или фиолетового цвета. Не допускайте подчисток, стираний и удаления сделанных ранее отметок. В случае необходимости внести изменения зачеркните одной линией исправляемый текст так, чтобы сохранилась возможность его прочтения. В той же графе или строке сделайте новую правильную запись. Поставьте свою подпись и укажите дату внесения изменений. Если нет возможности (например, при отсутствии свободного пространства) исправить ошибку на месте, ниже создайте новую запись, а рядом с устаревшей информацией сделайте отметку «запись недействительна».
5
По прекращении внесения информации в журнал сделайте запись о дате его окончания на лицевой стороне обложки книги учета.

Совет 3 : Как оформить приказ регистрации приказов

Порядок оформления приказов по предприятию устанавливается инструкцией по делопроизводству. При этом учет и хранение данных документов ведется в специальной книге регистрации приказов, которая в обязательном порядке должна присутствовать у каждой организации.
Как оформить приказ регистрации приказов
Инструкция
1
Сформируйте журнал регистрации приказов. На крупных предприятиях этим занимается отдельный сотрудник по делопроизводству, небольшие компании для этих целей назначают ответственное лицо. Использовать можно как утвержденную форму книги регистрации, так и разработанную самостоятельно.
2
Изготовьте обложку журнала регистрации приказов. Она должна быть выполнена из плотного материала, чтобы листы приказов не помялись во время хранения. Стоит отметить, что данные документы должны храниться на предприятии не менее 5 лет.
3
Напишите на обложке наименование предприятия, название книги и период. В зависимости от частоты издания приказов в организации журнал регистрации может быть рассчитан на месяц, квартал или год. На оборотной стороне обложки указывается информация об ответственном лице за ведение и хранение документа.
4
Выберите один из способов хранения приказов в книге регистрации. Они могут подклеиваться в книге или вставляться при помощи скоросшивателя. Второй вариант предпочтительнее на случай, если необходимо достать один из приказов и сделать его копию. Все приказы должны быть разложены в хронологическом порядке. Некоторые предприятия оставляют резервные номера, которые могут понадобиться для проведения приказов задним числом. Однако данный способ является незаконным, поэтому не стоит им злоупотреблять.
5
Разработайте общий бланк для приказов предприятия. Как правило, это фирменный бланк, в верхней части которого имеется заранее подготовленные реквизиты предприятия: наименование, адрес и регистрационные сведения.
6
Оформите приказ. Поставьте его номер и дату составления. После этого придумайте заголовок, который должен кратко отвечать на вопрос «о чем?». Основной текст состоит из изложения основания приказа и распорядительной части. В конце ставится подпись руководителя или иного уполномоченного лица.
7
После этого приказ оформляется в книге регистрации приказов. Если документ затрагивает работников предприятия, к примеру, формируется комиссия, то указанные лица должны отметить, что ознакомились с приказом и поставить свою подпись.
Источники:
  • оформление приказов на предприятии в 2019

Совет 4 : Как вести журнал учета в 2017 году

Деятельность многих предприятий связана с заключением договоров на поставку товара, приобретение сырья и комплектующих. В каждой компании заключаются договора с работниками. Чтобы документацией было удобнее пользоваться, широко распространена практика ведения самых разных журналов учета. В таком журнале удобно фиксировать, например, хронологию движения отдельных документов и реквизиты договоров.
Как вести журнал учета в 2017 году
Вам понадобится
  • - журнал учета договоров;
  • - договоры.
Инструкция
1
Разработайте форму ведения журнала учета договоров. Она должна отражать особенности деятельности предприятия и быть удобной в использовании. На крупном предприятии можно утвердить такую форму журнала специальным приказом, дополнив его рекомендациями по заполнению документации.
2
Оформите титульный лист журнала. Впишите здесь наименование документа. Отразите название компании и все необходимые ее реквизиты. Проставьте дату начала ведения журнала. В крупной фирме целесообразно вести отдельный журнал учета договоров для каждого структурного подразделения. Пронумеруйте страницы журнала, при необходимости прошейте его и скрепите печатью организации.
3
Разделите рабочие страницы журнала на несколько граф, количество которых будет определяться вашими потребностями и особенностями договоров. Предусмотрите графы для порядкового номера документа, даты заключения договора и его окончания. Отдельная графа будет содержать краткое указание на предмет договора. Указывайте в журнале также лиц, ответственных за выполнение договорных обязательств.
4
Если вы считаете, что электронная форма журнала будет более удобной, разработайте собственный программный продукт для учета договоров или закажите эту работу специализированной организации. В некоторых случаях для такой цели можно использовать программу для работы с электронными таблицами Microsoft Excel.
5
Назначьте должностное лицо, в обязанности которого будет входить ведение журнала. Обычно этим лицом становится сотрудник кадровой службы предприятия или работник юридической службы.
6
Возьмите за правило вести журнал учета договоров систематически, отражая в нем документацию сплошным образом, а не от случая к случаю. Это позволит руководству предприятия иметь полную картину происходящих в компании процессов и даст возможность быстро ориентироваться в плотном потоке документации.
Видео по теме
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500