Инструкция
1
Прежде чем начать писать письмо, изучите подробную информацию о компании, в которую собираетесь писать. Узнайте все, что сможете, о потенциальном партнере. Только после этого можно приступать к составлению письма. Обращайтесь к человеку по имени и отчеству. Это подчеркнет ваше уважение к нему и вызовет у него положительные эмоции. Тем самым вы добьетесь его расположения.
2
Письмо обязательно должно содержать заголовок, который раскрывает содержание текста. Это необходимо для сортировки писем получателем, так как в любую организацию каждый день приходит большое количество сообщений. Поэтому если ваше предложение будет без заголовка, на него могут просто не обратить внимание. Напишите также небольшую аннотацию. Это упростит поиск вашего письма, в случае если вашим предложением заинтересуются через некоторое время.
3
Не пренебрегайте комплиментами. Во вступлении можно написать, например, о том, как вам будет приятно оказывать услуги такой известной фирме. В конце выразите надежду на сотрудничество.
4
Избегайте в письме употребление общих фраз, ненужных прилагательных и слов-паразитов. Не употребляйте фразы с излишней вежливостью, частые местоимения и бессодержательные прилагательные. Текст письма должен быть написан как можно «тверже».
5
Не употребляйте директивные фразы указания, например, «Свяжитесь с нами по телефону, если вас заинтересует наше предложение». Это может натолкнуть получателя на мысль, что это предложение может и не заинтересовать его. А также получателю может показаться, что вы указываете ему, как следует делать. В этом случае напишите лучше, что он может связаться с вами по телефону для обсуждения деталей. Смысл будет таким же, но фраза будет звучать менее категорично.
6
Когда вы описываете достижения вашей компании, употребляйте глаголы, которые указывают на реальный результат. К ним относятся глаголы совершенного вида: увеличили, сделали, выполнили, сделали, разработали и т.д. Использование таких глаголов придаст вам большей респектабельности и солидности.
7
Если ваше предложение предполагает взаиморасчеты на крупную сумму, то отправляйте его лучше с курьером. Письмо обязательно должно быть в большом фирменном конверте и опечатано.