Инструкция
1
Если по работе вам приходится общаться с клиентами или поставщиками, то, несомненно, вам часто приходится писать официальные письма. Это не так просто, как кажется на первый взгляд: деловая переписка таит в себе множество подводных камней, обойти которые необходимо для сохранения вашей репутации, как грамотного партнера. Если нет возможности пройти курс обучения искусству деловой переписки, следуйте приведенным ниже правилам.
2
Официальное письмо обязательно должно быть зарегистрировано. Сделайте это перед началом его составления и поставьте номер на отведенное ему место (как правило, в верхнем левом углу, под логотипом компании, если таковой имеется). В правом верхнем углу укажите адресата. Начните с должности, затем поставьте фамилию (или фамилии, если письмо предназначено нескольким лицам). Перечислять должности следует в иерархическом порядке, т.е. сначала идет, к примеру, директор, потом его заместитель, затем – начальники служб и отделов.
Под именами адресатов укажите должность и имя отправителя. Не забудьте: предлог «от» не ставится в данном случае; это одна из распространенных ошибок! Далее укажите тему письма и дату его составления. Тема письма должна давать понять, о чем в данном документе будет говориться; формулируйте ее четко и ясно.
3
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано одному лицу, то обращайтесь по имени-отчеству или, как вариант, по фамилии: «Уважаемый господин Иванов». Ни в коем случае не позволяйте в письме фамильярности, даже если вы лично знакомы с адресатом и находитесь с ним в отношениях «на короткой ноге». Помните, что это официальный документ, он подлежит подшивке в архив и может быть использован в работе даже несколько лет спустя.
Сам текст письма должен быть четким и понятным. Не растекайтесь «мыслью по древу», не наполняйте письмо ненужными подробностями, не приводите общеизвестных фактов. Ничто так не раздражает, как пустая трата времени на чтение документа, весь смысл которого можно было уложить в 4 предложения, а приходится читать 4 листа. Свои предложения формулируйте кратко, понятно, если нужны пояснения – оформите их в виде приложения и приложите к письму.