Совет 1: Как ответить на официальное письмо

Деловая переписка - неотъемлемая составляющая многих производственных процессов. Немалое место в ней занимают ответы на официальные обращения различных организаций, включая контролирующие. Для таких писем обязателен официально-деловой стиль, вполне допустимы, более того - предпочтительны бюрократические обороты. В них не место эмоциям, даже если требования, которые содержит полученное вами обращение, неправомерны.
Как ответить на официальное письмо
Вам понадобится
  • - компьютер;
  • - доступ к интернету или принтер;
  • - фирменный бланк организации;
  • - услуги почты, курьера или личный визит в офис адресата (не во всех случаях);
  • - текст письма, на которое вы отвечаете.
Инструкция
1
Для написания ответа используйте фирменный бланк. Не забудьте присвоить письму исходящий номер, зарегистрировать его у секретаря или в канцелярии, поставить дату.
2
Адресуйте ответ тому человеку, подпись которого стоит под письмом. Обычно она представляет собой должность и фамилию с инициалами. Постарайтесь узнать его имя и отчество. Сделать это с помощью интернета или телефонного звонка непосредственно в организацию, из которой поступило письмо. Обычно в нижней части официального письма указывается фамилия исполнителя и его телефон. Эта информация будет полезной при дальнейшем взаимодействии, если в нем возникнет необходимость. Однако ответ должен быть направлен на имя того, чья подпись стоит под поступившим к вам обращением. В «шапке» ответа достаточно его инициалов. А вот письмо надо начинать с обращения по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!»
3
В самом начале ответа укажите выходные данные письма. Обычно официальные обращения содержат исходящий номер, дата указывается обязательно. Общепринятая формулировка первой фразы: «В ответ на Ваше письмо (обращение, информационный запрос, претензию, жалобу — в зависимости от ситуации) за № таким-то от такого-то числа считаем необходимым (вариант — можем) сообщить следующее».
4
Дальше отвечайте на вопросы, которые содержатся в письме в том же порядке, в каком они в нем приведены.
5
Если какие-либо требования или претензии, предъявляемые к вам лично или вашей организации автором письма, на ваш взгляд, неправомерны, укажите, что они не могут быть удовлетворены и объясните причину, сославшись на положения действующего законодательства, которым те, по-вашему мнению, противоречат.
6
Используйте в конце ответа формулировку «С уважением». Сделать это придется, даже если вы считаете, что адресат уважения недостоин. Однако демонстрировать это мнение не нужно. Не забудьте также указать свои должность, фамилию и инициалы. Если отправляете ответ в бумажной версии, поставьте под ним свою подпись.

Совет 2: Как ответить на письмо в 2017 году

Переписка по электронной почте хотя и уступает по скорости мессенджерам и чатам, все-таки работает быстрее, чем обмен посылками и письмами в почте реальной. Кроме того, в электронной почте гораздо проще, чем в чате, обменяться файлами, особенно крупными. Отправьте такой файл другу в ответном письме.
Как ответить на письмо
Вам понадобится
  • Компьютер с подключением к интернету
Инструкция
1
Авторизуйтесь на сайте почтового сервиса и войдите в свой почтовый ящик. Выберите письмо, нажав на него один или два раза левой кнопкой мыши.
2
Среди вкладок над письмом найдите команду «Ответить». Часто рядом с ней располагается ее символ – стрелочка влево (то есть назад). Нажмите на нее.
На новой странице появится поле с введенной по умолчанию темой письма (обычно имеет вид “Re: тема полученного письма”). Можете изменить название темы по своему усмотрению.

Под полем с темой будет другое, с текстом исходного сообщения. Как правило, над ним полагается писать собственное сообщение. Если текст полученного письма вам мешает, удалите его, выделив и нажав кнопку “Delete”. Введите собственное сообщение.
Если хотите прикрепить файл, прокрутите до окончания поля с ответом и щелкните кнопку «Прикрепить файлы» (или «Приложить файлы»).
3
Кнопка быстрого ответа находится не только над сообщением, но и под ним. Прокрутите письмо до конца и найдите команду «Ответить». В активированном поле (под полученным письмом) будет текст полученного сообщения. Оставьте или удалите его по своему усмотрению, введите собственное сообщение. Прикрепить файл вы сможете по нажатию команды «Прикрепить файлы» под адресом получателя. Возможность редактировать тему исключена.
Видео по теме
Источники:
  • Как цитировать письмо при ответе на него по электронной почте?

Совет 3: Как начать официальное письмо

Деловая переписка – непременная составляющая производственной деятельности любой организации, предприятия, компании. Как и любая другая процедура, она регламентирована. К содержанию и оформлению официального письма предъявляются определенные требования.
Как начать официальное письмо
Инструкция
1
Прежде всего ознакомьтесь с ГОСТ Р 6.30-2003, в котором подробно описаны все требования к оформлению официального письма, установлены размеры шрифтов и отступы на поля.
2
Официальное письмо пишите на бланке вашей организации. В нем обязательно должно быть указано ее полное наименование, банковские и юридические реквизиты, контактные телефоны, обычный и электронный почтовый адрес.
3
В правом верхнем углу укажите фамилию, имя и отчество адресата, его должность и наименование организации. Напишите подробный почтовый адрес организации-адресата, укажите обязательно индекс.
4
В левом верхнем поле обычно оставлено место для исходящего регистрационного номера данного письма и проставления даты его регистрации. Там же следует написать тему письма. Она должна быть указана в краткой форме, в одно предложение. Указание темы поможет вашему адресату быстро определиться с исполнением письма и решить, кому будет поручена подготовка материалов по нему и ответа.
5
Любое письмо, даже официальное, начните с приветствия. Желательно, чтобы в нем прозвучало полное имя и отчество адресата. Приветствие начните со слова: «Уважаемый». Имя и отчество адресата, если вы не знакомы с ним лично, вы всегда можете узнать по интернету или позвонив на то предприятие, на котором он работает. Не пренебрегайте этой мелочью, поскольку вам важно с первой же фразы расположить к себе того человека, на имя которого вы пишите письмо.
6
В первом абзаце, перед тем, как изложите основное содержание письма, сделайте краткое вступление – напомните адресату предшествующие обстоятельства, приведите статистические данные или другие вводные сведения, которые будут необходимы ему для лучшего понимания сути вашего послания. Начинать первый, вступительный абзац следует со слов: «При этом направляем вам…», «Согласно договоренностям, достигнутым…» или « В связи с тем, что…» и т.п.
Видео по теме

Совет 4: Как начать ответ на письмо

К электронной почте люди привыкают быстро. За вечер можно обменяться десятком-другим сообщений, и переписка с друзьями и родственниками довольно часто напоминает устный диалог. Однако при составлении деловых писем необходимо следовать нормам этикета, а они для электронной и обычной почты примерно одинаковы.
Как начать ответ на письмо
Вам понадобится
  • - компьютер с подключением к интернету;
  • - телефонный справочник.
Инструкция
1
Сформулируйте цель вашего сообщения. Записывать ее не обязательно, но вы должны четко представлять, хотите вы добиться нового контракта, заполучить новых клиентов, привлечь на работу нового сотрудника, предъявить претензию или просто поздравить партнеров с праздником.
2
Подумайте, кто именно должен получить ваше письмо. От этого во многом зависит его форма. Может быть, вам вообще не потребуется ничего писать, а достаточно будет позвонить по телефону, обсудить ситуацию на специализированном форуме или решить вопрос при личной встрече.
3
Выберите тип письма. Для потребителя это может быть предложение товара или услуги, другая информация рекламного характера. Вы можете провести анкетирование. Банки нередко напоминают клиентам о задолженности по или новых условиях кредитования. В адрес человека, которого вы бы хотели видеть в своем коллективе, можно направить информацию о вакансиях и уведомление о приеме на работу. Некоторые сообщения сотрудники фирмы обязательно должны получать в письменном виде. Это информация о дисциплинарных взысканиях и предупреждение о сокращении. Партнерам обычно пишут новые предложения, претензии и извинения.
4
Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты, поэтому лучше сразу разработать формы. Заполненный бланк можно отправить по электронной почте в качестве вложения или распечатать и послать по обычной почте простым или заказным письмом. Вверху должен стоять название вашего предприятия, а еще лучше - логотип. Чуть ниже располагаются дата и номер, а если нужно - то и ссылки на сетевые ресурсы (например, если на официальном сайте выложены условия контракта или конкурсная документация). Лучше отвести графу и для темы письма. Выделите ее жирным шрифтом. Это даст возможность вашему адресату быстрее сориентироваться в документах, которые ежедневно поступают ему на подпись.
5
Уточните фамилию, имя, отчество и должность лица, которому предназначено письмо. Многие фирмы имеют свои сайты или хотя бы домашние странички в Интернете. Контакты там наверняка есть. Можно позвонить секретарю и выяснить, кто из сотрудников занимается тем или иным вопросом. На предприятии могут быть однофамильцы и даже сотрудники, у которых совпадают фамилия и инициалы.
6
Начните письмо с личного обращения по имени и отчеству. Уместно будет добавить к нему слово "уважаемый", даже если вы пишете письмо о дисциплинарном взыскании.Во вступительной части напомните адресату о предыдущем контакте, даже если он был достаточно давно. Не исключено, что этот сотрудник занимается многими проблемами. Необходимо дать ему возможность сориентироваться, а заодно и показать, что вы цените его время. Это может быть ссылка на контракт, подписанный такого-то числа, или сообщение, что резюме, размещенное на сайте, рассмотрено руководством. Если вы пишете ответ, укажите, какое именно действие вашего респондента послужило поводом.
Видео по теме
Обратите внимание
Не забудьте о том, что деловое письмо должно быть коротким и понятным. Структурируйте его. Каждое предложение должно содержать законченную мысль. Самое важное поместите в начале и в конце основной части письма.

Не менее важно корректно закончить письмо. Если вы не очень хорошо знаете человека, к которому обращаетесь, наиболее уместным будет выразить ему уважение, после чего поставить свою подпись.
Полезный совет
Если все ваше сообщение будет находиться в теле письма, тему можно указать в специальной графе, предусмотренной интерфейсом почтового сервера или почтовым клиентом. В самом сообщении тему можно в этом случае не указывать.

Если вы пишете письмо родственнику или знакомому, с
которым общаетесь не очень часто, начните его с вашего обычного обращения с этим человеком. В этом случае возможны все варианты приветствия, принятые в вашем кругу. Выбор зависит от того, насколько близки ваши отношения. В основной части опишите, как обстоят ваши дела, при этом старайтесь писать о хорошем и плохом (если есть такая необходимость) вперемежку.
Источники:
  • Дистанционный консалтинг. Составление деловых писем в 2018
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500