Совет 1: Как ответить на официальное письмо

Деловая переписка - неотъемлемая составляющая многих производственных процессов. Немалое место в ней занимают ответы на официальные обращения различных организаций, включая контролирующие. Для таких писем обязателен официально-деловой стиль, вполне допустимы, более того - предпочтительны бюрократические обороты. В них не место эмоциям, даже если требования, которые содержит полученное вами обращение, неправомерны.
Как ответить на официальное письмо
Вам понадобится
  • - компьютер;
  • - доступ к интернету или принтер;
  • - фирменный бланк организации;
  • - услуги почты, курьера или личный визит в офис адресата (не во всех случаях);
  • - текст письма, на которое вы отвечаете.
Инструкция
1
Для написания ответа используйте фирменный бланк. Не забудьте присвоить письму исходящий номер, зарегистрировать его у секретаря или в канцелярии, поставить дату.
2
Адресуйте ответ тому человеку, подпись которого стоит под письмом. Обычно она представляет собой должность и фамилию с инициалами. Постарайтесь узнать его имя и отчество. Сделать это с помощью интернета или телефонного звонка непосредственно в организацию, из которой поступило письмо. Обычно в нижней части официального письма указывается фамилия исполнителя и его телефон. Эта информация будет полезной при дальнейшем взаимодействии, если в нем возникнет необходимость. Однако ответ должен быть направлен на имя того, чья подпись стоит под поступившим к вам обращением. В «шапке» ответа достаточно его инициалов. А вот письмо надо начинать с обращения по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!»
3
В самом начале ответа укажите выходные данные письма. Обычно официальные обращения содержат исходящий номер, дата указывается обязательно. Общепринятая формулировка первой фразы: «В ответ на Ваше письмо (обращение, информационный запрос, претензию, жалобу — в зависимости от ситуации) за № таким-то от такого-то числа считаем необходимым (вариант — можем) сообщить следующее».
4
Дальше отвечайте на вопросы, которые содержатся в письме в том же порядке, в каком они в нем приведены.
5
Если какие-либо требования или претензии, предъявляемые к вам лично или вашей организации автором письма, на ваш взгляд, неправомерны, укажите, что они не могут быть удовлетворены и объясните причину, сославшись на положения действующего законодательства, которым те, по-вашему мнению, противоречат.
6
Используйте в конце ответа формулировку «С уважением». Сделать это придется, даже если вы считаете, что адресат уважения недостоин. Однако демонстрировать это мнение не нужно. Не забудьте также указать свои должность, фамилию и инициалы. Если отправляете ответ в бумажной версии, поставьте под ним свою подпись.

Совет 2 : Как подписывать электронное письмо

Чтобы избавить себя от необходимости в постоянном оформлении подписи электронного письма, вы можете настроить подобную опцию в почтовом ящике. Вам будет достаточно написать письмо адресату и отправить его, а подпись добавится автоматически.
Как подписывать электронное письмо
Вам понадобится
  • - компьютер;
  • - доступ в интернет;
  • - электронная почтовый ящик.
Инструкция
1
Оформление подписи в сервисе электронной почты Yandex (yandex.ru). Войдите в почтовый аккаунт, используя логин и пароль. Далее необходимо перейти в раздел настроек (ссылка на раздел будет расположена в правой верхней части окна).На следующей странице перейдите по ссылке «Информация об отправителе». Здесь вы можете задать нужную подпись в соответствующей форме. Расположение подписи может быть выбрано как перед началом письма, так и в его конце. После всех действий нажмите кнопку «Сохранить изменения».
2
Оформление подписи в сервисе электронной почты Mail (mail.ru). Откройте главную страницу почтового сервиса и авторизуйтесь в нем. В горизонтальном меню (на странице входящих сообщений) кликните по кнопке «Еще» и выберите параметр «Настройки».Перейдите по ссылке «Мастер писем». Эту ссылку вы увидите в левой части открывшейся страницы. В мастере писем вы можете оформить подпись, а также задать ряд других параметров, например, установить автоответчик.
Подтвердите изменения паролем и сохраните их.
3
Оформление подписи в сервисе электронной почты Gmail (mail.google.com). Как и в предыдущих случаях, вам нужно войти в почтовый аккаунт, используя для этого логин и пароль. Далее необходимо кликнуть по ссылке «Настройки» (правый верхний угол).Чтобы изменить подпись, прокрутите страницу вниз, пока не увидите поле для оформления подписи. Сохраните изменения и покиньте раздел.
4
В других почтовых сервисах настройки выполняются аналогично.
Источники:
  • Защита сообщений с помощью цифровой подписи

Совет 3 : Как вставить подпись в письме

Чтобы обеспечить приток клиентов либо посетителей на определенный ресурс, его автор старается всячески прорекламировать предоставляемые услуги. Но есть ресурс, которым пользуется далеко не каждый человек в поисках размещения рекламы — это подпись в электронных письмах.
Как вставить подпись в письме
Вам понадобится
  • Программное обеспечение Microsoft Outlook 2003.
Инструкция
1
Казалось бы, что блоки рекламы сейчас можно увидеть хоть где. Последним неуместным форматом ее размещения, как многим кажется, является появление небольших баннеров на экранах телевидения. Но есть еще и неиспользованные ресурсы в этом деле — размещение в электронных письмах. По большей части письма с рекламой являются спамом, но можно этого избежать.
2
Если грамотно добавить информацию о себе, своем предприятии или организации, адресат охотно перейдет по ссылке и быть может станет вашим клиентом. Для этого необходимо разместить определенный текст в конце электронного письма, т.е. в его подписи. Примером грамотного заполнения подписи письма могут быть следующие блоки: адрес вашего e-mail (желательно в формате активной ссылки); любое изображение, выполняющее роль символа или аватара; наличие визитной карточки, в которой будут указаны все контакты.
3
В первую очередь стоит обратить свое внимание на информативность, а также небольшой объем подписи. Учитывайте фактор скорости загрузки писем у разных пользователей, большое количество изображений или картинки с высоким разрешением требуют больше секунд для загрузки.
4
Для задания своей подписи в программе Microsoft Outlook 2003 необходимо нажать верхнее меню «Сервис», в открывшемся списке выбрать пункт «Параметры», а затем нажать на элементы «Подписи» и «Создать».
5
В открывшемся окне в пустое поле введите текст вашей подписи. Здесь же можно определить файл, который будет отображаться по умолчанию. На вкладке «Дополнительно» следует указать, к какому почтовому ящику вы хотите привязать данную подпись.
6
Для сохранения изменений нажмите кнопки «Применить» и «ОК». Перейдите к форме создания нового письма и проверьте, отображается ли недавно созданная подпись.

Совет 4 : Как написать оригинально письмо

Оригинальное письмо выделяется из тысячи. В нем должна отразиться ваша индивидуальность. Вложите в него немного творчества, чуточку души, добавьте нестандартный подход, и вы приятно удивите получателя вашего письма.
Как написать оригинально письмо
Вам понадобится
  • Бумага, ручка, конверт, марки.
Инструкция
1
Обдумайте тему своего письма и то, в каком стиле будет ваше послание. Необычно составленное письмо будет интереснее, загадочнее.

Есть много приемов, которые сделают структуру письма нестандартной и тем самым оживят его. Все зависит от основной идеи послания, адресата и вашей фантазии. Можно добавить юмора или начать письмо с конца. Вставьте в письмо загадку, головоломку.

Подумайте, какого формата письма не ожидают, и напишите письмо, нарушая устои, в разумных пределах, конечно же.

Необычный язык письма, наличие оригинальных словосочетаний, игра слов тоже могут добавить своеобразности посланию.
2
Придумайте неординарное оформление письма. Продумайте шрифт, цвет бумаги и чернил. Можно дополнить письмо забавными рисунками, вложить вместе с посланием фотографию, картинку, открытку со стихами или музыкой или предмет, символизирующий что-то, упоминающееся в вашем письме.

Добавьте посланию аромат, подушите его. Напишите его на необычной по фактуре и форме бумаге или не на бумаге вовсе.

Помните, что содержание письма должно гармонировать с его оформлением, если только обратного не подразумевает ваша задумка.
3
Решите, в какой конверт вы запечатаете послание. Если конверт будет интересным и загадочным, он создаст интригу вокруг своего содержания. Лишь взглянув на него, адресат захочет немедленно распечатать конверт, чтобы узнать, что внутри.
4
Необычная доставка добавить оригинальности вашему письму. Обыграйте этот немаловажный момент в зависимости от того, каково содержание письма и кто адресат.

Письмо можно доставить специальным курьером, который споет песню, вручая его, расскажет смешную историю или будет необычно одет.

Можно спрятать письмо в определенном месте, а адресату посылать загадки. Разгадывая каждую из них, он будет приближаться к посланию.

Ваша задача при организации доставки - настроить адресата на нужный лад.
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500