В правом углу делового письма поставьте логотип предприятия. Если у фирмы он отсутствует, напишите название организации, а также ее юридический адрес и обязательные реквизиты, которые, как правило, содержатся на штампе. Это ИНН, КПП, расчетный счет, корреспондентский счет, БИК и другая информация о счете и банке, в котором он открыт.

После логотипа и штампа компании впишите персональные данные получателя, если деловое письмо направляется конкретному лицу. Когда документ адресован предприятию, напишите его название, адрес места нахождения.


Посередине листа следует писать обращение к получателю. Если письмо адресовано конкретному человеку, напишите, к примеру, так: «Уважаемый Петр Ефремович!». Когда письмо направляется фирме, возможен такой вариант: «Уважаемые партнеры!». Учтите, что при обращении к адресату слова сокращать нельзя. Если письмо носит личный характер, можно написать так: «Дорогой Юрий Альбертович!»

В содержательной части делового письма сначала напишите события, послужившие возникновению конкретной ситуации. Далее укажите цель письма. К этой части документа отнеситесь достаточно внимательно. Четко, кратко, доступным языком напишите претензию, приглашение, запрос, предложение, ответ, поздравление, просьбу или другую цель, которая побудила вас составить письмо.

Затем подведите итог делового письма, то есть напишите результат, который вы желаете получить от адресата. Если вы, к примеру, приглашаете своего партнера на презентацию товаров, то следует указать следующее: «Надеемся, что вы посетите выставку, выберите подходящую продукцию».

В некоторых случаях к деловому письма прилагаются документы. Если вы приглашаете, к примеру, своего партнера на выставку, обязательно представьте получателю приглашение на данное мероприятие.

Правильно закончите деловое письмо. Принято считать, что нужно писать слова: «С уважением…», а далее указывать персональные данные и контакты лица, от имени которого составлен документ.