Совет 1: Как отчитаться за командировку

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса, работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить все расходы, связанные с нею. Сюда относят расходы на дорогу, на проживание и т.д. Возмещение происходит только после того, как работник предоставит отчет за потраченные суммы.
Инструкция
1
Согласно российскому законодательству, вы обязаны отчитаться перед бухгалтерией в течение трех дней со дня окончания служебной поездки. Предоставьте все документы, подтверждающие факт оплаты помещения, услуг (например, телекоммуникационных), а также питания.
2
Допустим, перед отправлением в командировку вы обговорили с руководителем условие оплаты питания, то есть работодатель согласился оплачивать его. В этом случае, обедая в ресторане или кафе, вы должны взять чеки, счета. Обратите внимание на реквизиты, указанные в подтверждающих документах. Например, наименование в чеке и в счете должны совпадать. Также на бланках обязательно должна присутствовать синяя печать той компании, услугами которой вы пользовались.
3
Чтобы подтвердить факт оплаты билета, вам необходимо предоставить в бухгалтерию электронный билет (если он у вас есть). Если вы использовали авиатранспорт, приложите также посадочный талон, который вы получили при регистрации. Помните, что дубликаты данных талонов не выдаются, поэтому постарайтесь не потерять его. В некоторых случаях сотрудник бухгалтерии может потребовать вас предоставить и маршрутную квитанцию, ее вы можете получить в представительстве авиаоператора, или в его головном офисе.
4
Помимо квитанций, чеков, счетов и прочих подтверждающих документов предоставьте командировочное удостоверение. Оно должно содержать все необходимые сведения, в том числе отметки убытия и прибытия. Заполните авансовый отчет и подпишите его у руководителя организации или другого уполномоченного лица.

Совет 2: Как считать дни командировки

Точное количество полных дней в командировке имеет значение для расчета полагающихся сотруднику суточных и заполнения документации об отработанном им времени. В целом формальная сторона этой процедуры достаточно проста, но некоторые нюансы следует хорошо знать во избежание возможных ошибок.
Вам понадобится
  • - командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии;
  • - билеты туда и обратно;
  • - календарь;
  • - калькулятор.
Инструкция
1
Первое правило, которое следует запомнить: днями командировки считаются не только каждые полные сутки, проведенные сотрудником в пути и непосредственно на месте, куда он откомандирован, но и дни отъезда и приезда. Даже если работник, как видно из билета, отбыл в командировку в 23:59, формально он считается проведшим в командировке все сутки дня отправления его поезда или другого транспорта. А что фактически из этих суток он провел в дороге всего лишь минуту, никакого значения не имеет.
2
Так же следует действовать, если обратный поезд (или иное транспортное средство) прибыл в 0 часов 1 минуту.
Более того, даже если прибывший ночью сотрудник имел достаточно времени, чтобы выспаться до начала рабочего дня, в этот день он строго по букве закона вправе вообще не появляться на рабочем месте, так как формально все еще находится в командировке. На практике все зависит от очень многих нюансов: сознательности работника, отношений в фирме, корпоративной культуры, ситуации на производстве в конкретном случае и различных других факторов. Но формально требовать от сотрудника в день возвращения из командировки идти на работу никто не может.
3
Затруднения при подсчете дней командировки вызывает также момент, связанный с необходимостью доехать от города, где живет работник, до аэропорта. Если самолет отправляется ночью уже следующего дня, временем начала командировки обычно считается момент посадки работника в транспортное средство, доставляющее его в аэропорт (автобус, электричку, экспресс). Проще говоря, человек улетел в 4 часа утра в понедельник, но чтобы добраться до аэропорта, расположенного вне черты города, ему пришлось в 23:00 в воскресенье воспользоваться последним автобусом. В этом случае днем отъезда считается воскресенье. Та же ситуация и с днем приезда.
4
С учетом всех этих моментов и считаются дни пребывания в командировке. Таким образом, бухгалтер или иной сотрудник, ведущий документацию по командировкам, должен исходить из документально подтвержденного времени приезда и отъезда командированного и по календарю должен посчитать количество полных суток от первой даты до второй включительно. Получившее число по закону и является временем, проведенным сотрудником в командировке.
Обратите внимание
На практике в некоторых организациях (как правило, с иностранным участием или при оплате командировки иностранным партнером) днями командировки могут считаться лишь полные сутки, проведенные работником непосредственно в пункте назначения.

Например, можно рассмотреть ситуацию, когда сотрудник был командирован из Москвы в Санкт-Петербург и провел в северной столице два дня. Для этого он выехал из Москвы вечером в понедельник, прибыл в город на Неве утром во вторник, а вечером в среду выехал обратно в Москву, и поезд его прибыл на Ленинградский вокзал утром в четверг. По российским законам он находился в командировке четыре дня - с понедельника по четверг включительно. А для иностранцев может считаться что сотрудник был в командировке только два дня. При этом суточные у иностранных компаний за два дня ощутимо больше стандартных российских за четыре. Впрочем, по отчетности перед российскими контролирующими органами в такой ситуации все оформляется, скорее всего, по отечественному стандарту, поскольку никакого особого порядка оформления командировок при оплате их иностранцами законами РФ не предусмотрено.
Полезный совет
Знание этих нюансов не повредит и самим командированным, так как их очень желательно учитывать уже при написании заявления и проставлении в командировочном удостоверении дат убытия из начального пункта командировки и возвращения в него.
Как рассчитать срок служебной командировки?
Связанная статья
Как рассчитать срок служебной командировки?

Совет 3: Как оплатить командировку на один день

Командировка – это работа по поручению работодателя вдали от основного места занятости. Оплата командировочных производится в соответствии со статьей 139 ТК РФ и письмом Минтруда 38. Кроме среднего заработка за каждый день командировки сотруднику обязаны оплатить расходы на проезд, проживание и питание.
Вам понадобится
  • - калькулятор или программа 1С.
Инструкция
1
По трудовому законодательству, вы можете произвести расчет среднедневной оплаты труда за 12 месяцев или за 3 месяца, если это у вас указано во внутренних правовых актах предприятия.
2
Чтобы рассчитать среднедневную оплату за 12 месяцев, сложите все заработанные денежные средства, с которых удерживали подоходный налог 13%. Полученную цифру разделите на количество рабочих дней в расчетном периоде, исходя из 6 дневной рабочей недели. Исходная цифра будет оплатой за один день командировки, но только за работу сотрудника. Вы еще должны выплатить сумму проезда в обе стороны, транспортные расходы внутри населенного пункта, в который направлен командированный, и питание. А если сотрудник не успеет вернуться назад, то дополнительно придется оплатить проживание в гостинице.
3
Если во внутренних нормативных актах предприятия указано, что среднюю зарплату рассчитывать за 3 месяца, то сложите все заработанные средства за три месяца, с которых был удержан налог 13%, разделите на количество рабочих дней в расчетном периоде, исходя из 6 дневной рабочей недели. Полученная цифра будет оплатой за один день работы в командировке, но она не должна быть ниже, чем если бы была рассчитана за 12 месяцев. Прибавьте к этой сумме расходы за проезд туда и обратно, транспортные расходы внутри населенного пункта, затраты на питание и проживание, если сотрудник не успеет вернуться домой в этот же день.
4
Так как один день командировки не является длительной работой вдали от основного предприятия, то вы можете оплатить его как обычный рабочий день по основному месту занятости. Но при этом следует дополнительно оплатить расходы на проезд, питание и проживание в гостинице, если невозможно вернуться в этот же день домой.
5
Если вы отправили сотрудника в командировку на один день в его законный выходной или общероссийский праздничный день, то обязаны оплатить ее в двойном размере среднедневной зарплаты.

Совет 4: Как продлить командировку

Для ведения переговоров и других целей сотрудников предприятия направляют в командировку. На основании служебной записки руководителя структурного подразделения, где трудится командированный, издается приказ и пишется служебное задание. Если сроки командировки необходимо продлить, директор организации составляет приказ об этом.
Вам понадобится
  • бланки соответствующих документов, документы предприятия, печать организации, ручка, документы командированного работника.
Инструкция
1
Руководитель структурного подразделения пишет служебную записку на имя первого лица компании о продлении командировки. В ней докладывается о сроках, на которые необходимо продлить командировку. В документ вписывается фамилия, имя, отчество лица, который в настоящее время находится в командировке по делам фирмы, в соответствии с документом, удостоверяющим личность, занимаемую им должность в соответствии со штатным расписанием, название структурного подразделения, в котором трудится данный специалист. Руководитель структурного подразделения подписывает докладную записку, указав свою фамилию, инициалы. Директор предприятия ставит свою подпись в случае своего согласия на продления командировки.
2
На основании докладной записки первое лицо организации издает приказ. В его шапке пишет полное и сокращенное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами или фамилию, имя, отчество физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность, если фирма является индивидуальным предпринимателем. Документу присваивается номер и дата. Его название соответствует продлению командировки.
3
В распорядительной части приказа директор прописывает причину, по которой продлевается командировка, указывает фамилию, имя, отчество сотрудника, отправленного в командировку, занимаемую им должность. Причем руководитель фирмы ссылается на приказ о направлении в командировку данного специалиста, прописывает номер и дату издания документа.
4
Первое лицо организации указывает количество дней, на которое продлевается командировка сотрудника, а также сроки ее продления.
5
Пребывание в командировке данному работнику компенсируется по документально подтвержденным расходам, также и дни продления оплачиваются ему за счет организации.
6
Руководитель предприятия возлагает ответственность на главного бухгалтера об информировании командированного сотрудника о продлении его командировки и ознакомлении с приказом.
7
Приказ подписывает директор организации, указав свою должность, фамилию, инициалы, заверяет его печатью компании.
На какие гарантии может рассчитывать командированный сотрудник
Связанная статья
На какие гарантии может рассчитывать командированный сотрудник
Источники:
  • Продление срока служебной командировки
  • образец приказа продление командировки

Совет 5: Как оформить директору командировку

При осуществлении хозяйственной деятельности некоторые руководители организаций вынуждены использовать служебные поездки. Из статьи 166 Трудового кодекса РФ следует, что сотрудник отправляется в командировку по распоряжению руководителя организации. А как быть, если сам директор едет по служебному заданию, ведь получается, что он сам себя направляет на служебное задание.
Инструкция
1
В первую очередь посмотрите в уставе общества, кто имеет право издавать распорядительные документы. Если там прописано, что правом издания владеет лишь руководитель (он же – директор), то и оформлять документы на командировку должен он. Если вы делегировали право подписи заместителю, командировочные документы подписывает это лицо.
2
Оформите служебное задание для направления в командировку, оно имеет унифицированную форму №Т-10а. Здесь укажите место назначения служебной поездки, время ее начала и окончания (согласно билетам), цель командировки. Подпишите документ. После окончания служебной поездки заполните отчет, который располагается в нижней части формы.
3
Издайте приказ о направлении работника в командировку (форма №Т-9). Если в уставе прописано делегирование право подписи иному лицу, составлять распорядительный документ должен он. Сюда впишите информацию о служебной поездке: место назначения и период командировки, цель и основание (служебное задание). Подпишите документ или отдайте на подпись заместителю.
4
Оформите приказ о вашем временном замещении. Если имеется заместитель, назначьте его исполнять обязанности руководителя; если же нет в штате такой должности – назначьте другое лицо. В распорядительном документе пропишите период замещения и причину (командировка), уточните ряд полномочий.
5
Оформите на заместителя доверенность на право ведения дел. Например, для предоставления интересов компании в налоговой инстанции. Позаботьтесь и о подписании финансовых документов. Для этого вы можете обратиться в обслуживающий вас банк и переделать карточку подписей.
6
Составьте командировочное удостоверение (форма №Т-10). Укажите Ф.И.О. директора организации, его табельный номер. Ниже впишите цель командировки и период нахождения вне рабочего места. Попишите документ.
Источники:
  • как оформить командировочные

Совет 6: Как отчитаться за дивиденды

Компании с организационно-правовыми формами ООО, ОАО, ЗАО обязаны выплачивать своим учредителям дивиденды. Порядок предоставления отчетности в налоговый орган рассмотрен в письме Федеральной налоговой службы № АС-4-3/7853@ от 17.05.2011года. Согласно данному законодательному акту, заполняется декларация по прибыли.
Вам понадобится
  • - декларация по прибыли;
  • - документы организации;
  • - письмо ИФНС России от 17.05.2011 № АС-4-3/7853@;
  • - документы о выплате дивидендов;
  • - документы участников (акционеров).
Инструкция
1
При применении упрощенной системы налогообложения компании, выплатившие дивиденды учредителю – юридическому лицу, заполняется декларация по прибыли. На титульном листе впишите код налогового периода, в котором выплачены дивиденды. Укажите название фирмы в соответствии с уставом. Напишите номер контактного телефона, а также персональные данные физического или юридического лица – представителя предприятия, если это имеет место.
2
На листе 03 декларации по прибыли укажите вид дивидендов, который зависит от периодичности их выплаты. Напишите 1, если суммы перечисляются каждый квартал. Впишите 2, если дивиденды выплачиваются по финансовым итогам календарного года.
3
При выплате дивидендов иностранной организации впишите сумму в строке 020, при перечислении денежных средств иностранцу укажите сумму в строке 030 декларации по прибыли.
4
При перечислении дивидендов российской фирме – участнику или акционеру компании внесите сумму в строку 041 или 042 (в зависимости от ставки налога, которая исчисляется в соответствии с НК РФ).
5
При выплате дивидендов физическому лицу, являющемуся гражданином РФ, заполните строку 043. При получении денежных средств в виде дивидендов самим предприятием впишите их сумму в строке 070. В некоторых случаях они облагаются по ставке 0%, что регламентировано пп.1 п.3 ст.284 НК. Tckb у организации имеются такие суммы, впишите их в строку 071.
6
Рассчитайте базу по налогу с дивидендов. Вычтите суммы, облагаемые по ставке 0%. В зависимости от ставки умножьте базу на 9% (при выплате российским компаниям или гражданам РФ), на 5, 10 или более % (при выплате дивидендов иностранным предприятиям или иностранным гражданам).
7
При уплате налогов по общей системе предприятием заполняется кроме листа 03 раздел 1.3, куда впишите даты выплаты дивидендов, суммы денежных средств, которые подлежат перечислению в бюджет.
8
При выплате дивидендов физическим лицам компаниями, применяющими УСН, декларация по прибыли не облагается. Сумма денег в виде дивидендов облагается НДФЛ. У налогоплательщика удерживается 13% от уплаченных доходов.
Источники:
  • Как отчитаться "упрощенцу", выплачивающему дивиденды

Совет 7: Как подтвердить командировку

Некоторые сферы деятельности немыслимы без направления работников в командировку. И многие сотрудники сталкивались с необходимостью подтвердить командировку соответствующими документами. Без них фактически отсутствует возможность получить оплату за командировку.

Для отправления сотрудника в командировку для выполнения служебного поручения в другой местности необходимо письменное решение работодателя. Следует учесть, что направление работника в филиал или подразделение компании, которые располагаются в другой местности, также признаются командировкой.

Основными документами, которые подтверждают нахождение в командировке сотрудника, являются проездные документы. На основании них определяется фактический срок пребывания в командировке.

Нормативным актом (Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749) предусмотрены случаи, когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте, на собственном транспортном средстве или на автомобиле, который принадлежит третьим лицам (управление по доверенности). В подобных ситуациях отсутствует возможность представить проездные документы. В таком случае работник по возвращении из командировки должен представить следующие документы, подтверждающие командировку:

  • служебная записка от сотрудника, в которой указывается фактический срок нахождения в командировке;
  • документы, подтверждающие использование транспортного средства (например, путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

Кроме того, документами, подтверждающими командировку, могут являться:

  • документы по найму жилого помещения;
  • квитанция из гостиницы.

Если же и указанные документы отсутствуют у командированного работника, то подтвердить командировку можно служебной запиской (иным документом), где будет содержаться отметка принимающей стороны (организация или должностное лицо) о фактическом сроке нахождения сотрудника в командировке – дата прибытия в место командировки и даты убытия.

Видео по теме
Полезный совет
Помните, что все расходы должны быть экономически обоснованными, в противном случае они не могут быть приняты. Допустим, если вы посещали увеселительное заведение вне работы, оплату за развлечения вам не возместят.
Источники:
  • если работник не отчитался по командировке
Поиск
Совет полезен?
Комментарии 1
Пожаловаться
написалa
работник частично не выполнил задание по командировке. Какое это влечет наказание со стороны работодателя по трудовому законодательству Украины?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше