Инструкция
1
Составьте шапку письма.
Можно указать следующую информацию - должность и имя адресата, должность и имя отправителя, организация отправителя, контактный телефон отправителя. Если отправитель находится в другом городе, можно указать полный почтовый адрес. Шапка обычно располагается в правой части страницы.
2
Изложите суть письма и дайте необходимые комментарии.
Старайтесь в двух-трех предложениях сформулировать основную мысль. А затем прокомментируйте ее и распишите подробнее, если в этом есть необходимость. В деловых письмах желательно размещать факты, цифры, безо всяких эмоций. В письмах, имеющих личный оттенок, следует отразить личные переживания.
3
Укажите дату и подпишите письмо.
Если необходимо, поясните ваши полномочия, на основании которых написано письмо. Таким основанием может быть доверенность.
4
На отдельном листе разместите поясняющие графики, таблицы, рисунки.
Не надейтесь на то, что адресат сам запросит дополнительную информацию. У вас может не быть второй возможности обратиться с важным вопросом. Поэтому в сжатой форме дайте все необходимые нюансы.
5
Перед отправкой обязательно прочитайте письмо вслух, чтобы кто-нибудь его прослушал. Спросите у помощника, как он понял суть письма. Если его слова не совпадают с целью вашего послания, есть смысл сформулировать письмо по-другому, ведь получатель также может не понять самого главного, с вашей точки зрения.