Причины перехода

В большинстве европейских стран уже давно перестали существовать бумажные форматы ведения учета работающего населения. Им на замену пришли электронные базы и рекомендательные письма Пенсионного фонда и работодателей. 

Трудовая книжка – это главный документ официально трудоустроенного гражданина. В ней содержится важная для работодателей и Пенсионного фонда информация, касающаяся мест работы, должностных обязанностей, наличия выговоров или поощрения, причин перехода в другую организацию. Исходя из этого, подсчитывается и общий стаж работы, что непосредственно влияет на формирование будущей пенсии.

С бумажной формой трудовой книжки могут возникнуть трудности: изношенность, порча или утрата по вине работодателя или самого работника, отсутствие возможности оперативно предоставить имеющуюся информацию в отдел кадров или в специализированные учреждения и органы; также учащаются случаи мошенничества с внесением недостоверных или измененных данных. Что может повлечь за собой затратные по времени и психологическому состоянию процедуры: сбор документов, поездки, очереди.

Особенно уязвимыми в случае утраты сведений трудовой книжки будут граждане по следующим причинам:

  • Декретный отпуск;
  • Перерыв в трудовой деятельности, в том числе по потере трудоспособности;
  • Переезд из одного населенного пункта (города, области и т.д.) в другой;
  • Ликвидация предыдущего места работы.

Электронная трудовая книжка призвана устранить все вышеуказанные проблемы, так как будет представлять собой именной файл, находящийся в общероссийской учетной базе. Доступ к этой базе будет в распоряжении государственных учреждений и органов. Она будет интегрирована, например, с Пенсионным фондом, Управлением социальной защиты населения, службой занятости, кадровой службой организации, в которой на данный момент трудится гражданин.

Понятие и преимущества электронной трудовой книжки

Отличий бумажной трудовой книжки от электронной не будет, они полностью идентичны в части сведений о работнике. Их перечень останется следующим:

  1. место работы;
  2. общий трудовой период на каждом месте работы;   
  3. должность работника (профессия, специальность);
  4. квалификация (уровень, разряд, класс, категория);
  5. даты оформления начала и окончания трудовых отношений;
  6. меры поощрения или наказания;
  7. передвижение по должностям, в том числе переводы и сокращения;
  8. совместительство (по желанию работника).

Электронная трудовая книжка будет храниться в личном кабинете работника на сайте Пенсионного фонда, а также на портале Госуслуг. Необходимые сведения будут предоставляться в виде выписки. Выдать ее могут Пенсионный фонд, Многофункциональный центр госуслуг (МФЦ) или нынешний работодатель. Выписка предоставляется без привязки к месту жительства или трудоустройства работника.

При трудоустройстве на новое место работы гражданин может совершить несколько действий: получить выписку из вышеуказанных органов, самостоятельно отправить данные по Email или сохранить и предоставить их на цифровом носителе. Для двух последних способов необходимо добавить к данным электронную подпись.

К преимуществам электронных трудовых книжек можно отнести:

  • Минимизацию ошибочных, неточных или заведомо недостоверных сведений;
  • Быстрый доступ к информации, а также ее оперативное предоставление при необходимости;
  • Снижение издержек работника и работодателя на приобретение, ведение и хранение бумажных носителей о трудовой деятельности;
  • Возможность дистанционного трудоустройства;
  • Дистанционное оформление государственных услуг, пособий, пенсий и т.д.
  • Безопасность и сохранность данных на государственном уровне.

Плюсы новой системы учета неоспоримы, но есть у этого новшества и минусы. Это касается в первую очередь затраты государства на разработку, внедрение, поддержку и защиту базы данных. Также первоначально возникнет необходимость перенесения в систему колоссального количества данных о трудовой деятельности граждан с бумажных носителей, что может повлечь как банальные ошибки операторов, так и сбои в системе. Еще одним препятствием является отсутствие доступа в интернет в регионах, это же касается и отдаленных деревень и сел.

Процесс перехода

Перейти на данную систему планируется уже в начале 2021 года. Она будет добровольной для тех, кто уже имеет стаж к этому времени. Работникам, которые с января 2021 года впервые будут устраиваться на работу, работодатели заведут только электронный вариант.

Для работников, желающих продолжать вести бумажную трудовую книжку, необходимо до конца 2020 года подать в отдел кадров заявление в произвольной форме. Тогда работодатель будет вести учет и в электронном, и в бумажном виде.  

Если заявление не будет подано, то трудовые бумажные книжки будут выданы на руки таким работникам, а внесение изменений в дальнейшем будет вестись только в цифровом формате.