Запрашиваемые документы
У любого общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества есть Устав, который не является коммерческой тайной и позволит узнать цели и виды деятельности, размер уставного капитала, имена учредителей и другую полезную информацию. Чтобы полностью обезопасить себя от рисков в рамах длительных отношений, копии запрашиваемых документов лучше запросить с печатью и подписью руководителя. На последней странице должна стоять отметка налогового органа.
Обязательно нужны также копии ОГРН (свидетельства о госрегистрации) и ИНН (о постановке на налоговый учет). Если потенциальный партнер заинтересован в серьезном сотрудничестве, то он также предоставит свежую выписку из ЕГРЮЛ, оригинал или заверенную копию. Такой документ может быть подписан как собственноручной подписью уполномоченного должностного лица в сочетании с печатью отделения, так и усиленной электронной подписью — в соответствии с законом №63-ФЗ они равнозначны.
Если предприятие незнакомое, стоит запросить информацию о среднесписочной численности работников, копии лицензий на различные виды деятельности, свидетельства о праве на собственность или договор аренды помещения, документы на оборудование, паспорта транспортных средств.
Документы, запрашиваемые при проверке налоговыми органами
Чтобы полностью обезопасить себя при налоговой проверке, важно убедиться в «чистоте» всех контрагентов. Перед заключением договора, а также раз в квартал следует запрашивать заверенную копию декларации по НДС с отметкой о сдаче в налоговый орган, справки о состоянии расчетов по налогам и сборам. Также изначально важно уточнить, а лучше получить официальное письмо о применяемой системе налогообложения.
Знать, платит ли контрагент налог на добавленную стоимость необходимо знать не только для того, чтобы убедиться в его честности перед законом. Если транспортная компания, поставщик или подрядчик не заплатит НДС вовремя, его выплату могут взыскать с потребителя услуг или покупателя, и спорить с налоговой в данном случае довольно сложно.
На что обратить внимание при заключении договора
Чтобы поставщик, подрядчик или транспортная компания не смогли в спорной ситуации отказаться от условий договора, важно убедиться в том, что все подписи были поставлены уполномоченными лицами. Зачастую договор, спецификации, заявки, доверенности, УПД, счета-фактуры, акты выполненных работ и другие документы подписывают менеджеры или бухгалтера. Если же дело доходит до суда, руководство просто разводит руками и снимает с себя всякую ответственность за деятельность своих сотрудников, даже если к тому времени они еще работают в организации.
Избежать этой ситуации поможет тщательный контроль за подписями в документах. Заблаговременно необходиомо запросить заверенные копии решений (протоколов) о назначении руководителя, приказ о назначении или принятии на работу главного бухгалтера. Если руководитель имеет право подписи за него — то соответствущий приказ. При необходимости получить доверенности на лиц, уполномоченных подписывать запрашиваемые документы от лица предприятия.
