Совет 1: Как сделать рабочий день эффективным

В плотном рабочем графике бывает сложно выкроить время не только для обеда, но и для пятиминутной передышки. Работа в режиме аврала ведет не только к физической усталости. Нарастает психологический дискомфорт, который может вызвать депрессию. Именно поэтому нужно грамотно организовывать рабочий день, чтобы успевать выполнять обязанности без гиперусилий.

Матрица управления рабочим временем – как ее составить



Самым популярным средством оптимизации рабочего времени является матрица Эйзенхауэра. Это первое, что учат составлять на тренингах по тайм-менеджменту. В простую табличку из четырех ячеек пишутся дела, разделенные по приоритетам. В левом верхнем квадрате – срочные и важные. Туда входит разрешение острых кризисных рабочих моментов, неотложные задачи, проекты, у которых приближается срок сдачи. В правом верхнем – важные, но не такие срочные дела. Это планирование новых проектов, оценка эффективности завершенных, текущие каждодневные задачи, определение новых направлений деятельности. Левая нижняя ячейка – задачи менее важные, но срочные. Туда относят телефонные переговоры, некоторые совещания, рассмотрение неотложных материалов, общественная деятельность. И последняя, правая нижняя ячейка – дела неважные и не срочные. Это рутинная работа, некоторые звонки, развлечения.

Наиболее эффективным считается тот рабочий день, в котором максимально заполнен правый верхний квадрат – с делами важными, но не срочными. Это значит, что для выполнения всех поставленных задач есть время, все идет по плану, аврала не предвидится. Если переполнен левый верхний квадрат, это говорит о том, что многие задачи были отложены «на потом», и теперь приходится разгребать накопившуюся кучу срочных и очень важных дел. При этом накапливаются дела важные, но не срочные, которые тоже нужно выполнять, а на это нет времени. И после завершения аврала образуется следующий из-за того, что у бывших не срочных дел уже давно подошли сроки их выполнения.

Чтобы не допустить такого развития событий, нужно составлять матрицу Эйзенхауэра регулярно, причем не только на рабочий день. Наиболее эффективные менеджеры делают это несколько раз. В конце месяца – на следующий, распределив основные задачи по ячейкам. В конце недели – на следующую, раскидав по квадратам текущую работу и внося коррективы. И перед окончанием рабочего дня – на следующий, составляя план первостепенных дел. Такое распределение обязанностей займет пять-десять минут, а позволит не ломать голову над тем, какие дела выполнять в первую очередь, а какие – потом.

Постоянный аврал – что делать?



Если дела накапливаются и накапливаются, и восьми часов рабочего не хватает для выполнения всех обязанностей, стоит подумать о делегировании полномочий. Возможно, поставлено слишком много задач, с которыми не под силу справиться одному сотруднику. Эту ситуацию стоит разъяснить руководству. Для этого нужно составить список дел с подпунктами – что приходится делать для того, чтобы выполнить задачу. А еще лучше – расписать временные затраты. Это наглядно покажет начальнику, что справиться со всем объемом работ одному человеку нереально. В этом случае с менеджера могут снять часть задач и передать их другому сотруднику.

Совет 2: Как сделать резюме более эффективным

Как говорится, «сначала вы работаете на резюме, а потом оно работает на вас». Если вы находитесь в поиске работы и у вас уже составлено резюме, данные советы помогут вам сделать резюме более конкурентноспособным на рынке труда.

Добавьте фотографию. HR менеджеры чаще обращают внимание на резюме с фото, нежели чем без него.

Подкорректируйте список должностных обязанностей по предыдущим местам работы. В этом вам помогут резюме ваших коллег – соискателей на подобную должность, а так же необходимые формулировки можно взять из описания вакансии.  Например, фразу «писал  отчеты по продажам каждую неделю» легко можно заменить на «формирование еженедельной отчетности по продажам». Вместо «отвечал на вопросы клиентов по телефону» укажите «консультирование клиентов по телефону». А «успешное решение конфликтных ситуаций» звучит лучше, чем «улаживал споры и конфликты с клиентами».

Напишите ваши профессиональные достижения по каждому месту работы, используя слова и фразы, которые делают акцент не на процессе, а на результате:  улучшил, усовершенствовал, видоизменил, сконструировал, уменьшил, устранил, ввёл, добился, завершил, нашел решение, организовал, провел, произвел, реорганизовал, создал, стимулировал, улучшил и другие. Например, «провел аудит документации», «усовершенствовал систему документооборота между продающим подразделением и складом». Вспомните, что вы сделали глобального и полезного на рабочем месте, желательно, чтобы это «действие» привело и к общему успеху компании (например, «увеличил количество региональных клиентов в два раза, что привело к увеличению прибыли компании на 30%»).

Проверьте, содержит ли ваше резюме информацию о знании иностранного языка (наименование иностранного языка и степень владения) – это вам «плюс» как соискателю.  По результатам исследования, те специалисты, которые владеют иностранными языками, получают заработную плату выше, по сравнению с другими работниками.

Сделайте резюме более «индивидуальным», оставьте о себе больше информации. Например, укажите ваши увлечения, хобби.

Данные советы помогут вам улучшить резюме, и при этом, нужно продолжать прилагать достаточно усилий по его продвижению. Пусть ваш поиск работы будет плодотворным!

Совет 3: Как сделать свою работу более продуктивной

Прекрасно, когда каждый рабочий день заканчивается удовлетворенным выдохом, зная, что вы выполнили все, что хотели сделать за день. Еще лучше, когда запланированные задачи выполнены эффективно. Сделайте свою работу более продуктивной с этими подсказками.
Инструкция
1
Сократите вдвое свой список текущих дел. Достижение цели во время Вашего рабочего дня не означает, что нужно выполнить как можно больше за стандартные восемь часов. Придерживайтесь принципа "лучше меньше, но лучше", сосредотачивая внимание только на выполнении главных задач.
2
Следуйте правилу 20/80 (принцип парето). Только 20 процентов того, что Вы делаете каждый день, дают 80 процентов Ваших результатов. Устраните вещи, которые не имеют значения во время Вашего рабочего дня — они имеют минимальный эффект производительности. Например, разделите выполнение большого проекта на составные части и систематически удаляйте ненужные задачи, пока у вас не останется 20 процентов необходимых задач, выполнение которых дадут 80 процентов результатов.
3
Займитесь самыми сложными задачами до обеда. Самая сложная работа легче выполняется на свежую голову. Если Вы имеете какую-либо занятую работу или встречи, экономите их в течение дня.
4
Очень часто рабочие процессы обсуждаются посредством электронных сообщений. Если Ваша почтовая цепочка состоит из более чем двух ответов, пора поднять трубку.
5
Распланируйте свой день. Электронная почта и социальные сети - убийцы производительности. Проверяйте свою электронную почту 1 раз в день, если это не является основным моментом в вашей работе. Создайте систему, иначе у вас не останется времени для выполнения более важных целей в течение дня.
6
Прекратите работать в режиме многозадачности. Нет смысла пытаться сделать сразу 10 вещей! Добиться цели гораздо эффективнее можно, сосредоточившись на одной задаче за один раз. Действительно производительные люди не сосредоточены на выполнении большего количества вещей, это фактически противоположность производительности.
7
Не перегружайте себя работой. Считается, что человек может продуктивно работать 6 часов в день. После этого эффективность работы многократно снижается.
8
Не путайте низкую производительность с ленью. Снижать производительность могут многие факторы - встречи, общение с сотрудниками, и другие факторы, заставляющие вас отодвигать выполнение реальной работы. Уделите главное внимание выполнению задач, которые имеют большее значение, и выполните их максимально эффективно.

Следуя этим рекомендациям, основанным на опыте многих успешных людей, добившихся высокой производительности своего труда, вы сможете создать новый и более эффективный способ управлять Вашим временем!

Совет 4: Как организовать индивидуальное планирование

Если вам постоянно не хватает рабочего дня и вы постоянно вынуждены работать в авральном режиме и оставаться после работы для того, чтобы доделать дела, то вам следует проанализировать эту ситуацию. Вполне вероятно, что так происходит вовсе не потому, что у вас слишком много работы. Причиной этого может быть то, что вы не умеете организовать индивидуальное планирование своего рабочего времени.
Инструкция
1
Мало наметить себе перечень дел, которые вы собираетесь сделать за день. Индивидуальный план необходимо составить с учетом того, что ваша работоспособность изменяется в течение дня и, например, с утра и в определенные часы после обеда она максимальна. Вы сами знаете себя лучше, поэтому определите эти периоды повышенной работоспособности. Учтите в плане и те ежедневные дела, которые вы должны выполнить в строго оговоренное время.
2
Пересмотрите список своих ежедневных дел и определите приоритетные и те, которые требуют максимального сосредоточения. Наметьте их выполнение на те часы, когда вы можете похвастаться высокой работоспособностью. Постарайтесь использовать их максимально продуктивно и исключите отвлекающие факторы, сосредоточьтесь и попросите коллег вас не отвлекать.
3
Формируйте крупные и сходные по характеру задачи в блоки, это поможет не тратить время на то, чтобы перестроиться. Такая организация работы по принципу «конвейера» будет способствовать более эффективному использованию рабочего времени. При смене деятельности сделайте перерыв – попейте чаю или просто отвлекитесь на несколько минут, чтобы «освободить» голову.
4
Если вы работаете над крупным и долгосрочным проектом, не следует откладывать его выполнение «на потом». Включите работу над ним в свой ежедневный план и каждый день выполняйте часть этой работы. Уже через некоторое время вы получите какие-то конкретные результаты, которые будут служить стимулом для выполнения оставшихся этапов. Вы, тем самым, исключите авральные ситуации и устраните причину нервозности и стресса.
5
В том случае, если поручение не имеет конкретного срока исполнения, то самостоятельно установите его и планомерно работайте над его выполнением. Те дела, которые можно решить быстро, делайте сразу – ведь вы все равно предварительно знакомитесь с ними. Если есть возможность, сразу после прочтения делового письма или ознакомления с поручением, дайте ответ или выполните поручение.
Видео по теме
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500