Эйзенхауэр предложил использовать для планирования дел матрицу приоритетов. В её основе лежит расстановка приоритетов по критериям важности и срочности поставленных задач. Дела разбиваются на четыре категории:
A. Срочные и важные. Это дела, которые выполнять завтра будет уже поздно. С этими делами нужно разобраться обязательно и в первую очередь. Эйзенхауэр подразумевал, что эта колонка всегда должна быть пустой, т.к. если у вас есть неотложное дело, вы сразу оцениваете его важность и срочность и приступаете к его выполнению. В эту колонку могут вноситься различные непредвиденные обстоятельства, форс-мажоры, походы к врачу, срочные звонки. Нужно стараться выполнять подобные дела сразу, вносить их в эту категорию мысленно.
B. Важные, но не срочные. Как правило, именно эти дела больше всего влияют на продуктивность деятельности. Именно их так часто откладывают на потом, из-за чего они выливаются в хвосты и авралы и их смело можно переносить в категорию A. Это дела, которые следует сразу же выполнять при отсутствии дел в 1 колонке.
C. Не важные, но срочные. Это дела, от которых отказаться вроде нельзя, но они тратят большую часть нашего времени, при этом не продвигая нас к цели и не принося нам никакой пользы. Дела в этой колонке нужно хорошенько пересматривать. Стоят ли они вашего времени, нужно ли их выполнять? Эйзенхауэр советовал искать людей, которые смогут за вас выполнить эти задачи с таким же успехом или лучше.
D. Не важные и не срочные дела. Это самые непродуктивные дела. Посидеть в соцсетях, полистать журналы, посмотреть телек – это отнимает очень много времени, принося минимум пользы. Если такие дела вошли в привычку, от них нужно постепенно избавляться, сокращая уделенное им время.
Вы сможете правильно распределить свои дела, задавая вопросы: Важна ли эта задача? Что будет, если сделать её завтра? Что будет, если её вообще не сделать? Таким образом вы сможете расставлять приоритеты, выполняя в первую очередь действительно необходимые дела, и не тратить время впустую.
