Совет 1: Как хранить счета-фактуры

Ведение бухгалтерского учета обязывает хранить первичную документацию, которая может потребоваться во время налоговой проверки или при необходимости сверки расчетов. Хранение счетов-фактур производится по соответствующему журналу учета, который устанавливается п.3 ст.169 Налогового кодекса РФ. Правила ведения данного журнала определяются Постановлением Правительства РФ №914.
Инструкция
1
Заведите для предприятия два журнала учета, один для хранения полученных счетов-фактур, а второй - для выставленных. Законодательством не предусмотрено типовой формы данного документа, поэтому его необходимо разработать самостоятельно. Сформируйте таблицу, в которую будут заноситься данные о счетах-фактурах.
2
Необходимо, чтобы была графа с датой получения, датой создания и номером счета-фактуры, наименованием продавца или покупателя. Также в отдельную графу должна вноситься сумма по счету и начисленные НДС, а также указание расчетного документа. Утвердите в учетной политике предприятия разработанный регистр по учету счетов-фактур. Для этого издается соответствующий приказ.
3
Пронумеруйте и прошнуруйте журналы учета счетов-фактур. Определите период формирования документа самостоятельно. Если журнал ведется при помощи компьютерной программы, то его необходимо распечатать по окончании отчетного периода на бумажный носитель, прошнуровать и скрепить с соответствующими счетами-фактурами.
4
Храните и учитывайте в журнале учета полученные и выставленные счета-фактуры. Фиксируйте данные документа в журнале на фактическую дату поступления от контрагента. Таким образом, вы избежите недоразумений, которые возникают с налоговым органами во время предъявления НДС к вычету по данным счетам-фактурам. Минфин РФ отмечает, что НДС необходимо принимать к вычету в том налоговом периоде, когда произошло фактическое получение предприятием документа.
5
Вставляйте счета-фактуры в журнал учета при помощи дырокола или специальных держателей. Можно использовать скоросшиватели с плотной обложкой, чтобы не повредить ценные бумаги. Укажите на папке данные о предприятии, которому принадлежат хранящиеся документы, а также период ведения. После истечения трех лет, журнал учета счетов-фактур отправляется на склад или в специальное хранилище. При этом обязательно используйте картонные коробки с хорошей вентиляцией, чтобы избежать появления плесени и повреждений документов.

Совет 2: Как хранить счета

Счета за коммунальные услуги и другие и квитанции об их оплате лучше сохранять в течение трех лет. Именно столько времени составляет срок исковой давности по гражданским делам. И если вас обвинят в том, что вами якобы не был оплачен тот или иной счет, вы сможете легко опровергнуть это утверждение, предъявив нужные документы.
Вам понадобится
  • - файл или папка для каждого типа счетов;
  • - место для их хранения (стол, тумбочка, комод, шкаф или сейф - на ваш выбор в зависимости от имеющейся в квартире мебели).
Инструкция
1
Заведите отдельную папку или целлофановый файл для каждого типа счетов: за услуги управляющей компании, отопление, свет, телефон, воду, газ (в зависимости от того, за какие услуги они выставляются отдельно), уведомлений банка об очередном платеже (для каждого кредитного продукта отдельно, если пользуетесь несколькими) и др.
Отведите для папок или файлов со счетами отдельное место: ящик стола или комода, полка в шкафу и т.п., где всегда сможете их найти при необходимости.
2
Счета складывайте в папку или файл в хронологическом порядке.
3
Не будет лишним предусмотреть отдельную папку или несколько для неоплаченных счетов. Главное только не забывать перемещать их в нужную сразу после оплаты.
4
После оплаты счета кладите его в папку вместе с квитанцией или чеком, подтверждающим внесение вами указанной в нем суммы. Еще лучше прикрепить этот документ к счету с помощью степплера.
Этот комплекс простых мер позволит вам избежать путаницы с бумагами и при необходимости легко и быстро найти нужный счет.
Видео по теме
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500