Совет 1: Как хранить приказы

Все документы организации должны правильно храниться. Четкая система позволяет мгновенно найти нужную бумажку. Для некоторых видов документов существуют свои собственные правила хранения, например, для приказов.
Документы любят аккуратность
Вам понадобится
  • папки, боксы, бумага, компьютер.
Инструкция
1
Создайте журнал приказов, где будут регистрироваться все приказы по организации. Журнал должен быть обязательно прошит и пронумерован, что исключает приписки или удаление страниц.
2
Журнал должен содержать определенные графы. Примерное содержание граф может быть таким: графа, где указывается номер записи по порядку, графа с датой приказа, графа с кратким содержанием приказа, графа с номером приказа, графа, где сотрудник оставляет отметку об ознакомлении с данным приказом. Дополнительно может быть заведена графа с указанием места хранения приказа (папки или бокс).
3
Все приказы должны быть рассортированы по папкам: приказы о приеме и увольнении работников (кадровые приказы), приказы, где отражены поощрения сотрудников, направления их в командировки и в отпуска, приказы, отражающие основную деятельность организации. Если приказы имеют отличные сроки хранения, то для них создаются отдельные папки.
4
Система хранения приказов должна быть четкой, систематизированной и обеспечивать непрерывность присвоенных приказам номеров. Это особенно актуально при изъятии приказа для работы. Рекомендуется при этом делать ксерокопию изъятого приказа - это позволит избежать путаницы.
5
Все приказы должны быть напечатаны на фирменном бланке организации. В таком случае печать на приказе не обязательна. Если же приказ распечатан на простом листе бумаги, то на нем должна стоять печать организации.
6
Если на предприятии принята электронная система хранения приказов, то она должна быть единой по всей организации. Доступ к электронным приказам должны иметь сотрудники, обладающие правом ставить свою подпись на этих документах. Очень удобно в таком случае применении ЭЦП (электронной цифровой подписи). Журнал приказов рекомендуется распечатывать в любом случае.

Совет 2 : Как оформить приказ о приеме

Приказ о приеме на работу составляется на основании заявления о приеме на работу и трудовому договору. Для оформления приказа применяется унифицируемая форма N Т-1 - на одного работника, форма N Т-1а - на группу работников. Приказ составляет ответственное лицо за прием сотрудников. Печатается он в одном экземпляре. Печать организации не ставится.
Как оформить приказ о приеме
Вам понадобится
  • - Заявление о приеме на работу;
  • - трудовой договор.
Инструкция
1
В приказе укажите наименование организации, номер документа, дату составления.
2
Заполняя бланк приказа, укажите должность (специальность), на какую принимается работник. Испытательный срок, условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы, на основную).
3
Также укажите оклад и надбавки, если таковы есть. В основании приказа укажите номер и дату составления трудового договора.
4
Приказ подписывает руководитель организации с полной расшифровкой подписи. Работник также подписывает приказ и ставит дату под ним. Приказ остается у работодателя.
Видео по теме
Обратите внимание
Суть приказа должна полностью соответствовать всем условиям заключенного трудового договора. Приказ о приеме на работу зачитывается работнику в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Работник может попросить работодателя выдать ему заверенную копию приказа.

Приказ должен быть доведен до сведения структурных подразделений работодателя.
Полезный совет
На основании приказа о приеме на работу сделайте запись в его трудовой книжке.

Приказ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д.
Источники:
  • оформление приказа о приеме на работу

Совет 3 : Как издать приказ в 2017 году

Одним из видов внутренних документов являются приказы руководителя. С их помощью он осуществляет руководство организацией. Условно их можно разделить на приказы по хозяйственной, производственной деятельности предприятия, вторую группу составляют приказы по личному составу. Формы большинства кадровых приказов утверждены Госкомстатом. Чтобы издать приказ, изучите следующие пункты.
Как издать приказ
Инструкция
1
Укажите реквизиты приказа, которые включают в себя дату регистрационный номер документа, название (выражает суть, о чем, о ком).
2
Укажите исполнителя документа и его телефон.
3
Изложите причину издания приказа, какие обстоятельства вызвали необходимость совершить распорядительное действие.
4
Сделайте ссылки на законы, подзаконные акты или локальные документы организации.
5
В резолютивной части укажите, какие конкретно действия следует исполнить. Последним пунктом назначьте лицо, контролирующее исполнение приказа.
6
Завизируйте проект приказа у лиц, которых затрагивает его содержание. Обычно это бухгалтер, кадровик, юрист, финансист, заместитель руководителя по данному направлению. Визы подтверждают соответствие текста приказа законам и локальным актам организации. Виза предполагает указание должности, подписи, ее расшифровки, а также дату согласования. При наличии замечаний, они оформляются на отдельном листе.
7
Подпишите приказ у руководителя или уполномоченного лица.
8
Ознакомьте работника с текстом приказа под подпись в течение 3-х дней с момента издания. При отказе поставить подпись, составьте акт с участием двух-трех работников.
Обратите внимание
Приказ издается на бланке, который содержит эмблему или товарный знак, ИНН/ КПП предприятия, ОГРН орлица, наименование и справочные данные организации.
Источники:
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов, утв. Постановлением Госстандарта России №65-ст от 03.03.2003г.

Совет 4 : Как разделить приказы

В любой организации, даже небольшой, издается и хранится множество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то это рано или поздно приведет к неразберихе. Да и представители проверяющих органов вряд ли одобрят подобное ведение документации.
Как разделить приказы
Инструкция
1
Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые на предприятии, нужно руководствоваться следующими документами:

  • утвержденный Росархивом «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения»;


  • инструкция по делопроизводству (разрабатывается управляющим органом).

Основываясь на этих документах, на каждом предприятии должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит деление приказов, распоряжений и прочих документов.


В зависимости от численности предприятия и его структуры разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.
В любом случае все приказы на предприятии условно делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

2
Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.
Различаются документы по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.
Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам хранятся 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов велик, в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения они уничтожаются с оформлением соответствующего акта.

3
Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.
Отдельное дело – приказы о приеме, увольнении и перемещении со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы сшиваются в одну папку вместе с журналом регистрации и сдают в архив.
4
В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).
Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы разбора (объяснительные записки, протоколы, уведомления и решения профсоюзного комитета и пр.).
По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.


5
Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего. Дело сдается в архив по мере формирования.
Источники:
  • HR-portal. Номенклатура дел в организации

Совет 5 : Какие нужны приказы

Приказ относится к распорядительным документам, издается руководителем организации, действующим на правах единоначалия, и обязателен для выполнения. Данный документ должен издаваться только при необходимости, содержать конкретные указания для определенных лиц или всего коллектива, не должен засоряться лишней, ненужной информацией.
Какие нужны приказы



К первой группе приказов следует отнести организационные и управленческие документы. Они издаются в тех случаях, когда на предприятии нужно определить порядок (структуру) управления, штатное расписание, внести изменения в штатное расписание, решить вопросы реорганизации (создания или ликвидации структурных подразделений) и др. Организационные приказы издаются на бланке предприятия, в свободной форме. Регистрируются и хранятся они у секретаря или лица, ответственного за ведение документации на предприятии. Срок хранения таких приказов не имеет ограничения.


Ко второй группе относятся оперативные приказы по административно-хозяйственной деятельности. С их помощью решаются вопросы текущей работы предприятия, технического оснащения, снабжения. Они издаются по результатам работы за определенный период времени, по итогам проверок, ревизий и пр. Порядок оформления, регистрации таких приказов аналогичен предыдущей группе, однако срок их хранения – 5 лет. По истечении указанного срока они уничтожаются установленным порядком.


Следующая группа – это приказы по личному составу. Они оформляются, регистрируются и хранятся в отделе управления персоналом. По срокам выделяют приказы длительного хранения (75 лет) и краткосрочного (менее 10 лет).
К первым относятся приказы о приеме, увольнении, постоянном и длительном временном переводе, смене фамилии, присвоении квалификации, звания, степени, длительных командировках и пр. Эти приказы регистрируются в отдельном журнале, имеют литеру «л/с» или «к». В конце года они, как правило, нумеруются, сшиваются вместе с журналом регистрации и сдаются в архив. Ко вторым – приказы о предоставлении отпусков, краткосрочных командировках, временных переводах и замещениях, стажировке и пр. Эти приказы хранятся 5 лет, после чего уничтожаются с составлением акта.


Большинство приказов по личному составу оформляется на бланках унифицированных форм. Например, при приеме на работу используется бланк формы Т-1, при переводе – Т-5, при направлении работников в командировку – Т-9…. Если нужного бланка среди унифицированных форм нет (к примеру, для приказа о повышении квалификационного разряда), предприятию разрешается разработать свою форму.


Видео по теме
Источники:
  • Приказы, бланки приказов
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500