Совет 1: Как овладеть навыками делового письма

Представителям самых разных профессий в рабочем процессе нередко требуется навык создания деловой документации и написания деловых писем. Научившись грамотно составлять деловые письма, вы создадите в глазах своих клиентов, сотрудников и партнеров правильный имидж серьезного работника, который знает цену деловому этикету и владеет навыками делового письма.
Инструкция
1
Научиться писать деловые письма не так сложно, как кажется – нужно следовать ряду правил, которые необходимы при составлении подобной корреспонденции. Первое правило – это точность. В процессе написания письма следите за тем, чтобы оно было точным, и чтобы в нем отсутствовали слова-паразиты, а также профессиональный жаргон, сленг и разговорные слова, которые не соответствуют стилистике деловой переписки.
2
Избегайте в тексте письма понятий и терминов, которые могут быть истолкованы двояко или неверно.
3
Будьте максимально лаконичны – старайтесь уместить полноценную и законченную мысль в наиболее короткий формат. Не расписывайте на три страницы то, что может поместиться в паре предложений. Письмо должно быть интересно вашему адресату, и ему важно извлечь из него ценную информацию, что становится проблематичным в случае, когда письмо оказывается слишком длинным.
4
Первую фразу письма стройте так, чтобы она вызвала стойкий интерес у адресата – это значит, что в первых фразах должна содержаться ключевая информация о том, что будет далее описано в письме. Не стоит делать длинное вступление из пространных и бессодержательных приветствий.
5
Составляя формулировки письма, будьте убедительны, грамотны, а также не забывайте аргументировать свои слова фактами, примерами, ссылками, какими-либо документами или материалами.
6
Никогда не поручайте написание деловых писем секретарям или сотрудникам – все письма пишите сами. В этом случае вы сможете быть уверены в том, что письмо написано по всем правилам, с учетом точки зрения адресата и его индивидуальных особенностей и интересов.

Совет 2: Как овладеть навыками деловой переписки

В настоящее время ни один серьезный бизнес не может обойтись без деловой переписки, поэтому владеть ее навыками является крайне важным в современном обществе. Причем эти навыки необходимы не только владельцам бизнеса, но и рядовым работникам, которые могут вести переписку с партнерами компании.
Инструкция
1
Ориентируйтесь на цель переписки и придерживайтесь ее в письме. Для этого необходимо, в первую очередь, понимать, что любое общение преследует за собой необходимость информирования собеседника или его убеждения. В зависимости от той или иной ситуации, акцент может быть смещен в одну из сторон.
2
Создайте в глазах собеседника позитивный деловой имидж. Этим шагом ни в коем случае нельзя пренебрегать или относится к нему халатно, так как сформировавшееся отношение к отправителю письма после даже беглого прочтения останется в памяти у адресата надолго. На деловой имидж письма влияют шесть основных критериев, таких как: грамотный выбор темы письма, время ответа на письмо, правильное персональное обращение, выражение признательности за прочтение письма, завершение письма на позитивной ноте и грамотная подпись отправителя.
3
Формируйте лояльное отношение клиента к себе или своей компании в письме. Как заявляют маркетологи, около 80% прибыли компании приносят ее постоянные клиенты, поэтому к их требованиям необходимо относиться особо трепетно. Для повышения лояльности постоянных клиентов следует контролировать в письме следующие три момента: проявлять внимание к потребностям клиента, использовать в тексте письма лексику адресата и подчиняться логике адресата. Лишь став ближе к клиенту, отправитель сможет в полной мере удовлетворить его пожелания.
4
Разделяйте письмо на смысловые компоненты. В этом случае оно будет звучать более убедительно для адресата. Всего таких компонентов три: информация о том, что предлагает отправитель, четкое сообщение о том, какую пользу получит адресат, и убедительные аргументы в доказательство главных положений письма.
5
Структурируйте предложения так, чтобы они четко отвечали нормам языка, на котором они написаны. Эта особенность написания влияет на восприятие человеком информации. Члены предложения расставляйте в простейшем принятом порядке для того или иного языка. Сами предложения должны быть лаконичными и простыми для восприятия. Ставьте между абзацами дополнительные промежутки для упрощения восприятия информации читателем.
Видео по теме
Совет полезен?
Для того чтобы корректно ответить на агрессивное письмо, необходимо разделить его на две части: бизнес составляющую и, собственно, саму гневную часть. После чего следует ответить на эти части отдельно и максимально лояльно.
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500