Инструкция
1
Позвоните на фирму, в которую вы собираетесь обратиться. Представьтесь секретарю и попросите уточнить фамилию, имя и отчество руководителя, а также то, как правильно называется его должность. Если у вас нет точных данных, заодно узнайте полное наименование предприятия, адрес или электронный почтовый ящик.
2
Обычное письмо пишите в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и используйте для этого бланк вашего предприятия и стандартные листы белой бумаги. В первый раз лучше, конечно, обратиться к директору компании с обычным письмом, а не по электронной почте, где существует вероятность того, что ваше сообщение попадет в папку «Спам» и не дойдет до адресата.
3
Обязательно начните текст письма с обращения «Уважаемый господин (или госпожа)» и укажите полностью имя и отчество директора. Никаких сокращений в обращении не допускается – пишите наименование должности и все регалии руководителя, если они имеются, полностью.
4
В теме электронного письма или в специальном поле на бланке предприятия напишите заголовок вашего сообщения. Он должен отражать суть вашего послания и быть достаточно броским и привлекательным для человека, который собрался просматривать письмо. Для получателя большого количества корреспонденции, а директор является именно таким человеком, заголовок или тема сообщения значительно упрощает обработку и сортировку. По заголовку о вашем письме могут вспомнить позднее и быстро найти его.
5
Основной текст письма начните со вступления–комплимента. Это покажет, что ваш выбор адресата вовсе не случаен, и вы четко знаете, кому вы пишите и чем занимается данное предприятие. Отзовитесь лестно об этой компании как о солидном и надежном партнере, выразите надежду, что у вас возникнут долговременные связи, полезные и выгодные для обоих предприятий.
6
Суть письма изложите коротко, апеллируйте конкретными цифрами и ссылками. Помните, что чем меньше объем, тем больше вероятность того, что письмо будет дочитано да конца. Избегайте лишних слов, общих фраз, ненужных прилагательных и слов-паразитов. Не употребляйте категоричные выражения или слова и фразы, которые могут восприниматься как директива.