Совет 1: Как составить картотеку

Информационные карточки – давнее изобретение, без которого и сегодня практические невозможно написать книгу или провести научное исследование. Залог эффективной творческой работы – хорошо организованная и грамотно структурированная информация. С появлением электронных средств хранения и обработки информации возникли новые возможности для составления и ведения личной картотеки, но общие принципы упорядочивания информации не изменились.
Инструкция
1
Определите удобную для вас форму хранения информации. Единицей хранения может быть газетная или журнальная вырезка, специальная карточка, лист бумаги, тетрадь, журнал, конспект, текстовый файл. Физическая реализация картотеки при этом может быть различной: папка для бумаг, блокнот, ящик для карточек, совокупность электронных папок и файлов.
2
Одно из первоочередных требований к карточке – легкость восприятия текста. Записи на карточках можно вести аккуратным почерком от руки, печатать на машинке, набирать на компьютерной клавиатуре с последующим распечатыванием или сохранением в файл.
3
Для картотеки, выполненной в виде папок, в которых хранится перепечатанный или вырезанный материал, изготовьте специальный стеллаж или используйте несколько настенных полок. Каждая папка должна содержать материалы по определенной тематике, при этом тема должна быть указана на лицевой стороне папки и на ее корешке. Такая картотека должна предоставлять возможность быстрого нахождения нужной информации.
4
Если вы намерены использовать стандартные библиотечные карточки, изготовьте специальный ящичек, по размерам соответствующий карточкам. По мере накопления материала и роста информационного фонда вам, возможно, понадобится соорудить специальный шкафчик, наподобие тех, которые делают для библиотечных каталогов. Преимущество такого вида картотеки – удобство использования и доступа к информации. Недостаток – малый объем информации, которая может уместиться на карточке.
5
Предусмотрите создание своеобразного предварительного накопителя. В этом случае любая приглянувшаяся вам информация попадает в накопитель без предварительной классификации. Периодически проводите ревизию накопителя, пересматривайте материалы и раскладывайте их по тематическим папкам. Если информация должна быть помещена в папки с различной тематикой, снимите с нее копию.
6
Рассмотрите еще один вариант ведения картотеки (без предварительного накопления). В этом случае вырезки наклеиваются в блокнот сразу по мере отбора. Каждая карточка получает два номера: номер блокнота и порядковый номер информационного сообщения в блокноте. Параллельно формируется рубрикатор; в него записывайте номера карточек и их темы. Большие по объему печатные материалы храните в отдельных папках, а в блокнот заносите лишь короткое сообщение и ссылку на соответствующую папку.
7
Ведение электронной картотеки лишено многих недостатков, которые имеют бумажные карточки. Компьютерные технологии позволяют формировать базу данных по разным признакам и структурировать материал по темам. Обязательное условие для электронного информационного фонда – создание дублирующего архива, который следует перенести на съемный носитель. В этом случае снижается риск потери информации при повреждении жесткого диска компьютера.

Совет 2: Как вести картотеку

В некоторых областях деятельности требуется систематизация товаров, изделий и документов. Картотека может применяться не только на производстве. Например, она пригодится человеку, коллекционирующему марки или монеты, или цветоводу. В общем, везде, где требуется среди большого массива каких-то предметов быстро отыскать нужный.
Инструкция
1
Информация, которую содержит картотека, должна быть легкодоступна, независимо от объема накопителя данных. Поэтому разбейте весь объем на блоки, например, по алфавиту или дате. Это поможет вам в краткие сроки найти нужную информацию (карточку).
2
Все записи в картотеке должны быть оформлены аккуратно. Например, если названия написаны от руки, они должны быть понятны, без помарок, ведь это затруднит поиск нужной информации.
3
Картотека должна храниться в специально отведенном месте, например, в стеллаже. Ящики должны соответствовать размеру карточек. Обязательно составьте опись содержимого, так вам не придется постоянно перелистывать ненужные данные. По мере пополнения данных вносите информацию и в опись.
4
Поисковые признаки, содержащиеся в элементах картотеки (карточках, файлах и т.п.), должны быть жестко систематизированы. Для примера, если это картотека на цветы, поисковые признаки («ключи») во всех элементах должны быть выставлены одинаково. Для этого составьте «скелет» поискового элемента.
5
Допустим, вы хотите составить картотеку своих цветов. Все они имеют разные признаки, но состоят из ряда одинаковых элементов: соцветие, стебель, лист, корень и т.д. Соответственно, все эти элементы должны содержаться в «скелете». Например, наименование — «Подсолнечник», форма соцветия — «Круглая», цвет — «Желтый» и т.д.
6
К любому собранию данных должен прилагаться «Список поисковых признаков». В архиве, составленном из обычных карточек, это может быть текстовой документ; для виртуальной формы архива - выпадающий список, из которого пользователь выберет нужный ему признак. Если вы ведете картотеку в электронном виде, обязательно создайте дубль на съемный диск, ведь жесткий диск может сгореть в любое время.
Полезный совет
Дополнительный источник:
«Как стать еретиком. Жизненная стратегия творческой личности», Г.С. Альтшуллер, И.М. Верткин, 1991.
Источники:
  • Личные картотеки — фундамент творчества
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500