Совет 1: Как составить реестр документов

Документы – неотъемлемая часть любого делопроизводства на предприятии или в организации, вне зависимости от того, частная она или государственная. Документы заполняются, сортируются, отправляются, принимаются и т.д. В случае если документов несколько, просто необходимо составлять реестр - это не только упростит работу делопроизводителей и других категорий работников (экономисты, бухгалтеры и т.д.), но и сотрудников других организаций, в случае если ими принимаются отправляемые вами документы.
Инструкция
1
Соберите необходимые документы одной категории, то есть документы, относящиеся к одному виду (подтверждающие производственные расходы, документы приема/сбыта и т.д.). Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, постановления, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству (приказы руководителя организации, распоряжения начальников отдела и т.п.).
2
Сформируйте папки для хранения уже разобранных документов и подшейте все в хронологическом порядке. Сделайте опись каждой папки. Присвойте им инвентарный номер.
3
Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки. Подпишите столбцы в соответствии с назначением документа и его функциональностью. При этом помните, что реестр должен содержать исчерпывающую информацию о документах, чтобы не приходилось по той или иной причине каждый раз снова и снова открывать сам документ и изучать его. Так, к примеру, реестр документов, подтверждающих произведенные расходы, должен содержать следующие графы: номер документа, наименование, содержание документа, сумма и отметка о возвращении документа.
4
В свою очередь, реестр документов акционеров ОАО, ЗАО и т.д. должен включать необходимые данные для идентификации всех зарегистрированных в реестре лиц, фиксации их прав на акции, о получении доходов по акциям зарегистрированных в реестре лиц, сбор данных обо всех владельцах акций, а также информацию о получении ими всевозможных уведомлений о собраниях и других мероприятиях.
5
Следует знать, что при составлении реестра документов для вашего удобства и быстроты поиска в последующем, необходимо вести все записи в хронологическом порядке.
6
Только в том случае, если реестр документов будет составлен верно, вам не понадобится тратить лишнее время на поиски, вы сможете быстро и легко отыскать нужную бумагу, отправить нужный запрос или уведомление и просто качественно выполнять свою работу.

Совет 2: Как вести реестр ЗАО

Реестр ЗАО – сведения о членах акционерного общества и их правах в отношении акций этого общества, которые являются ценными бумагами. Любое ЗАО, даже если в состав его членов входит всего лишь один человек, обязано обеспечить ведение и хранение реестра акционеров в соответствии со ст. 22 Федерального закона «Об акционерных обществах».
Инструкция
1
Вести реестр ЗАО необходимо с момента создания общества. Он может содержать более 20 различных форм, положений и журналов, которые заполняются в строгом соответствии с законодательством РФ. В реестре содержатся сведения обо всех бывших и настоящих членах общества, его акционерах, а также сведения обо всех сделках, которые проводились с акциями данного ЗАО.
2
В том случае, когда количество членов общества больше 50, его ведение должно быть передано специализированной организации-регистратору. При этом само ЗАО и его руководство не освобождается от ответственности за его ведение и хранение.
3
Если количество акционеров ЗАО не превышает 50 человек, его реестр может вести лицо, которое назначается ответственным за это из числа членов общества. Как правило, это генеральный директор. С октября 2008 года было отменено обязательное требование иметь в штате ЗАО сотрудника, имеющего квалификационный аттестат специалиста финансового рынка, допуск к ведению реестра ценных бумаг.
4
С ноября 2009 года действует новый порядок самостоятельного ведения реестра владельцев именных ценных бумаг. Вам необходимо руководствоваться в работе с реестром Приказом ФСФР от 13.08.2009 г. № 09-33/пз-н. Разработайте и утвердите локальный нормативный документ – правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг вашего ЗАО.
5
Эти правила не составляют сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Поэтому все закрытые акционерные общества обязаны опубликовать их текст с сети интернет на своем сайте или на любом другом информационном ресурсе. Направьте владельцам ценных бумаг – акционерам ЗАО - заверенные в надлежащем порядке копии правил ведения реестра.
Видео по теме
Обратите внимание
За нарушение порядка ведения реестра ЗАО предусмотрена административная ответственность. Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму до 50 тысяч рублей, а само общество – до 1 миллиона рублей.
Источники:
  • Федеральный закон «Об акционерных обществах».
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше